"Regole, risorse e strutture per gli archivi digitali del 2000 nella Pubblica Amministrazione" org. nell'ambito del Forum P.A.'99, 10^ mostra convegno dei servizi ai cittadini ed alle imprese "Reiventare le Pubbliche Amministrazioni per lo sviluppo del Paese" (Fiera di Roma, 4-8 maggio 1999)

Altrove
Abbiamo visto che spesso un nuovo modo di lavorare che ha delle grosse resistenze da parte dei nostri operatori
Però comunque obbliga visto che esiste questo strumento non e non ce ne sono altri obbliga a cambiare il modo di lavorare
E quindi a semplificare anche la procedura poi eliminando non sono più necessari dei passaggi che prima diventava indispensabile in mancanza di questi strumenti
Anche noi quindi
Abbiamo utilizzato stiamo utilizzando stiamo sviluppando una un supporto informativo che che è stato già sperimentato presso l'ufficio centrale dei beni paesaggistici alcuni anni fa siamo
Modificandolo certo in collaborazione con questa società di informatica Ricci Ciaffi la consulenza
Per adeguarlo naturalmente ai principi previsti dalla decreto quattrocentoventotto per adeguarlo soprattutto mi sembra a quei punti essenziali io ritengo siano essenziale la riforma in cui si parla di fornire informazioni sulle gambe esistente fra il documento nel fascicolo del procedimento e questa è una delle fatiche più grosse che stiamo facendo cioè riuscire a individuare con una con un sistema di classificazione del funzione per materia o
Il la e individuare la la classificazione di ogni documento far sì che questo
Possa entrare materialmente cioè informaticamente poi materialmente nel fascicolo è che ci sia la correlazione del del dei codici di della classificazione con i procedimenti amministrativi
Una fatica perché non solo dobbiamo entrare nella logica nuovi che non siamo archivisti solo ma siamo altri Sperti o comunque altri
Funzionari che hanno una preparazione diversa ma soprattutto gli informatici cioè
Coloro che ci forniscono gli strumenti perché anche loro devono entrare in questa logica
Diversa di per usare un linguaggio che non è solo in forma di degli informatici così come il nostro linguaggio non può essere solo perché amministrativi a degli artisti lo dicevamo proprio prima insomma reintegrazione
Di queste professionalità
E proprio per la a proposito di integrazione noi abbiamo avviato questo progetto di Rick di ridefinire il sistema di classificazione del personale costituendo un gruppo di lavoro
Che ci sembrava no no una delle solite cose per non fare i massi per fare e per fare con professionalità diverse quindi nel gruppo di lavoro presenza presenti degli archivisti uno dei quali uno dei quali dottoressa
Mariella Guercio e e cioè il rappresentante della Commissione di scarto nella direzione del personale quindi che conosce bene la situazione del nostro sistema l'archiviazione
E altro un altro esperto di organizzazione Esperti dei flussi documentali quindi tutti insieme apportando ciascuno di noi la nostra conosce le nostre conoscenze nostri esperienze
E abbiamo cercato di di di analizzare la situazione esistente prendere atto della della situazione di difficoltà che dicevamo
E abbiamo cercato di ridisegnare questo sistema di classificazione stiamo lavorando e io volevo intanto far vedere come organizzata la struttura organizzativa della Direzione generale del personale
Attualmente esistono
Sono sette divisioni tre uffici tre uffici di anzi cinque uffici produrre di direzione d'ufficio tecnico
Organizzazione ufficio studi e uffici ispettivi o abbiamo preso in considerazione di questo lavoro anche l'ufficio del responsabile del sistema dei sistemi informativi automatizzati
Semplicemente perché la Rete che la rete informatica del Palazzo
E alla quale sarà collegato al Palazzo del Collegio Romano dove lavoriamo dal quale sarà collegato questo sistema
Di classificazione e di di protocollo informatico comprende anche questi uffici che in questo momento specifico sono
La la responsabilità dell'ufficio è affidata al direttore generale del personale pertanto fanno parte di una stessa struttura
Ma il fatto che ci siano queste divisione e queste strutture non significa che non abbiamo operato per struttura naturalmente perché proprio la logica che ci sembrava fondamentale e che ci dà come indicazione quattrocentoventotto proprio quella di individuare le funzioni che vanno ben al di là delle strutture che possono cambiare e che probabilmente cambieranno perché non siamo in una fase di riforma
Della ministero
C'è un Regolamento che stiamo aspettando dalla dall'anno scorso che probabilmente dovrebbe essere definito sembra ieri ne ne parlavano come definito e e quindi probabilmente sì ci saranno sicuramente dei cambiamenti ma certe funzioni rimarranno probabilmente saranno distribuite in modo diverso
Quindi la la situazione che attualmente L'Unità orga e le unità di base di classici di protocollazione archiviazione è la ogni singola divisione quindi ogni singola divisione procede alla sua classificazione degli atti che riceve dando un numero di del titolare una Codice
E i e quindi qui sia del documento in entrata che i teologi uscita e che per i documenti all'interno dell'amministrazione tutto qualsiasi chiedere cosa si muove da una divisione ad un'altra divisione da una visione e un altro ufficio
Della direzione generale e da una divisione avide vendeva vizio già all'esterno tutto viene registrato classificato e archiviato si pensa quindi
La logica che abbiamo invece voluto attuare che l'unicità del sistema significa che l'unità organizzativa di base da cui partire alla Direzione generale del personale
è chiaro che nell'ambito del del sei gennaio personale ci sarà un unico sistema di classificazione ma ci saranno delle funzioni che attualmente vengono svolte da alcune divisioni e che pertanto
Saranno solo alcune di queste strutture abilitate a poter utilizzare certi codici di classificazione altre altre funzioni invece quindi altre sono comuni a più divisioni possono essere utilizzate quindi a tutte le strutture che utili che utili ricevano flussi documentali che fanno riferimento a questi a queste voci di classificazione quindi dicevamo che la adesso speriamo vedere un attimo
Abbiamo proceduto ah no forse prima di quella scusa giusti volevo dire un'altra cosa a proposito della metodologia quindi erano partiti dicendo che c'è una costituzione di questo gruppo di lavoro diciamo fra più professionalità poi abbiamo cercato di a vere una serie di incontri quindi per la in modo da stimolare la partecipazione la condivisione di questa operazione che stavamo avviando condivisione che come vediamo già prima abbiamo già detto è stato detto che è fondamentale
Nel realizzare un effettivo cambiamento quindi abbiamo realizzato incontri sia con i responsabili delle strutture sia con i funzionari responsabili dei procedimenti sia con gli operatori degli archivi correnti quei famosi operatori comunque dicevamo prima che si trovano avere il carico di tutta l'archiviazione delle pratiche ma non avendo né spesso non avendo nessuna considerazione trovandosi in situazioni assolutamente disagevoli per locali il modo di lavorare e non avendo nessuna considerazione nell'ambito delle ciascuna divisione perché l'ultima cosa cui una normalmente un responsabile divisione che si occupa è l'archivio
E tutte le persone che in qualche modo vanno nell'archivio probabilmente vengono considerate come di serie B
Cosa che invece diciamo proprio detto finora dovremmo ribaltare totalmente questo aspetto però verrà consentire la realizzazione di quei cambiamenti organizzativi che non ci aspettiamo Dante culturali per lo sviluppo del Paese altro diceva proprio punto ieri Bassanini questa cosa
L'altro l'altro giorno
Allora quindi siamo partiti da questa struttura organizzativa e e dagli archivi e da lì Storari esistenti adesso
E i criteri che abbiamo seguito sono l'unicità del sistema quindi così come proprio dice la la la quattrocentoventotto che abbiamo individuato un'area organizzativa omogenea a assicurando criteri uniformi diversificazioni archiviazione
Ne nonché di comunicazione interna tra le aree stesse
Quindi in questa logica abbiamo individuato ecco come vedete abbiamo individuato trentadue voce di primo livello quindi abbiamo disaggregato
E le classi divario in tre livelli
Il primo livello sono sono state individuate trentadue voci che rappresentano le le macro funzioni svolte dalla Direzione generale del personale magro funzioni Opel materia principale delle funzioni svolte
La la la seconda fase è stata quella di e naturalmente passare dalle magro funzioni ad un livello di disaggregazione maggiore
Laddove ci fossero delle esigenze di migliore individuazione delle voci quindi si è in zone isolate centosettantasette voci di secondo livello
E centoquaranta nove voci di terzo livello ciò significa che non l'abbiamo strutturato su tre livelli
Per un totale praticamente di circa duecentonovanta voci di classificazione non so se sono tante o poche e io ritengo che rispetta la situazione attuale siano pochissime perché ha fatto un solo conto tanto per parlarne appreso un unico ufficio che l'ufficio di direzione quindi a un ufficio molto particolare se vogliamo che non ha funzioni di gestione amministrativa
Sono presenti nell'ufficio di direzione cinquantaquattro voci di primo livello e duecentosessantacinque voce di secondo livello sembra moltiplichiamo una media di duecento voci per sette divisioni cinque uffici
Non lo so quante voci di partito qua in quanti modi diversissimi si può dare una classificazione per cui la ricerca di un documento io credo che se non si sa bene di che si tratta chi c'è la chi l'ha prodotto a chi si riferisce diventa difficilissimo trovarlo
Da un lato esiste questa esigenza della memoria della memoria storica dall'altro esiste anche l'esigenza di monitoraggio di attività informativa come dicevamo prima di statistica io mi sono trovata a dover avere dei dati statistici sulle certificazioni
Per l'articolo tre era cinquecentododici che la delle agevolazioni fiscali per le sovvenzioni ore la erogazioni liberali a Fauré il bene devo beni culturali
Bene insomma ci siamo rivolti alle soprintendenze
La documenta le certificazioni che sono atti formali
Importanti noti conseguito non non si possono trovare sotto la voce certificazione perché la documentazione stanno i fascicoli che sono hanno i singoli funzionari Elia riorganizzò secondo il monumento tutelato allora voglio dire se io voglio sapere quante certificazione l'abbiamo non l'opposto non potrò mai sapere che non si sa
è un laddove sconosciuto
Quindi l'importanza appunto di avere un sistema di classificazione che ci consenta di individuata la materia di data l'argomento pian piano scendere al livello di informazione sempre più analitica
E e inoltre il nostro sistema che abbiamo questa analisi che abbiamo stiamo portando avanti prevede anche l'individuazione del fasci delle del denominazione del fascicolo
è stata predefinita in questo momento per un certo numero di voci di classificazione probabilmente a andando avanti con il lavoro si potranno ridefinire già nel sistema informativo altre voci di fascicolazione salvo poi in questo caso lasciare alle singole strutture alle singole strutture che classificherà hanno la la possibilità di ampliare eventualmente secondo le esigenze i fascicoli sono stati in qualche caso suddivisi in sottofascicoli è anche questi in qualche caso predefiniti
E poi sesta ex si sta operando essere operato utilizzando lavori già svolti dalla nostra amministrazione cioè analisi sui procedimenti amministrativi che sono serviti per la definizione del regolamenta l'articolo due quattro duecentoquarantuno sono stati correlate le voci di classificazione a i procedimenti amministrativi disegnando quindi lo sviluppo procedurale leader procedurale dei singoli procedimenti
Poiché questo stress sistema che noi stiamo attuando consente come appunto prevede mille quattrocentoventotto questo collegamento questo necessario collegamento proprio per consentire poi un accesso la documentazione che sia la più ampia possibile salvo limiti che dicevamo quindi le voci di classificazione
Correlate con i procedimenti amministrativi hanno una in una disegno dell'iter e una un collegamento fra
La il documento la fase dei leader del documento
E il una serie di informazioni collegata al procedimento quindi la la la i tempi di espletamento del procedimento il i tempi di conclusione effettivi e possibilità di di controllo di monitoraggio di queste di questi tempi dei tempi di di realizzazione di più conclusione del procedimento
Ora
Io vorrei far vedere molto sinteticamente velocemente anche perché noi abbiamo fatto solamente delle delle dei lucidi sulle maschere che stiamo anche riorganizzando in qualche modo sempre in collaborazione che compie sono che caratterizzano diciamo questo questo lavoro che stiamo facendo
Allora la la la prima maschera riguarda la registrazione di protocollo quindi una cosa fondamentale che ne abbiamo scissa fra registrazione e classificazione la registrazione dovrà contenere tutti i documenti sia alle i documenti che provengono RAI distrazione dalla
Dall'esterno dell'amministrazione che escono quindi flussi documentali che della della Direzione generale del personale che entrano e che escono
Questa registrazione di protocollo come vediamo prevede la definizione dell'ufficio di assegnazione quindi è la diciamo la prima voce che deve essere individuata è l'ufficio al quale viene assegnata la pratica il quindi il documento che fa parte di una pratica anzi il documento
Collegato con questa
Con la l'unico l'ufficio di assegnazione
Si apre una tendina e appaiono tutte le voci di classificazione che sono o di esclusiva utilizzazione di questa unità organizzativa oppure che possono essere utilizzate in quanto sono comuni anche ad altre
La viene e vengono digitate una serie di informazioni che riguarda mento che sta registrando in questo caso è una una lettera un informativa su una richiesta di comando
Vengono poi esisteva a sua volta nell'emittente la possibilità di individuare le varie una serie di tipologie di voci alle quali sono correlate una serie di informazioni già prete
Previste nell'ambito del sistema per cui per quanto riguarda gli uffici del ministero ci sarà tutta la serie degli uffici
Per altri uffici registrano tra sedi informazioni da predefinite che risparmieranno moltissimo il tempo di registrazione e riducendo anche l'errore della registrazione naturalmente
Laddove sarà prevista la individuazione di una persona di un singolo potrà essere già memorizzata la presenza di questa Buscè perché magari esista una corrispondenza precedente oppure può essere digitata la nuova voce Lella nuovo indirizzo al del dell'interessato e mi
Si passa dopo la registrazione
Si passa alla fase della classificazione
Come dicevamo la gassificazione può vedere queste voci le voci in questo caso noi abbiamo ad esempio ha fatto un esempio di un di tre livelli di classificazione per la mobilità del personale
E in questo caso sulla base della
Sulla base della del documento che era pervenuto si individuerà la voce di classificazione alla quale attribuire e lei è il codice da attribuire a quel documento
Questo caso di trattava della zero uno zero sei zero due che era la richiesta di comando
Quindi la tendina che si apre per la individuazione voce rigassificazione già prevederà tutte le voci che quell'unità organizzativa può utilizzare con hanno detto prima e su queste si individuerà la luce alla quale fa farà riferimento
La il documento che è pervenuta l'amministrazione
Correlativamente relativamente noi avendo previsto già la possibilità di aprendo predefinito i fascicoli esistenti sottofascicoli
L'operatore si troverà a dove R definire a quale fascicolo deve essere assegnata il documento in questo caso di trattava di due fascicoli già aperti
Secondo c'è c'è la voce sede nome cognome che sono gli elementi identificativi del fascicolo
E le il sottofascicolo a sua volta è definito in provenienza e destinazione questo caso si tratterà comunque di individuare nell'ambito di queste voci predefinite a quale di questi fascicoli verso attribuito il doppio inserito il documento a questo punto abbiamo detto che la la per l'attività del di lavoro fatto da da questo gruppo di lavoro ha comportato anche la correlazione fra iter procedimentale e documento l'insegna dell'iter procedimentale in questo caso di questo preciso procedimento quello che vedete
Pertanto secondo il documento si inserirà a un certo in una certa fase dell'iter procedimentale questo caso doveva essere riguardava la la la voce veri la risposta che perveniva alla richiesta all'interessato dell'ordine di comando quindi si si inserisce in una in una fase nell'iter procedimentale ben definita e quindi
Verrà
Verrà
Potrà essere utilizzata questo iter già definito per verificare a che punto è la fase di lavorazione sa la pratica
Si passa si passa quindi alla lavorazione della pratica quindi abbiamo registrazione classificazione lavorazione
La lavorazione abbiamo c'è una possibilità fra quelle previste dal sistema quella della assegnazione del procedimento al responsabile quindi sarà individuata come vedete sottovoce lavorazione esistono varie possibilità c'è l'assegnazione del procedimento che può essere sia automatica si è prevista un'assegnazione automatica secondo il carico di lavoro le pratiche assegnate ad altri funzionari
Oppure assegnata ad hoc dal responsabile
La
Poi abbiamo dopo l'assegnazione diciamo che passiamo a una scrivania elettroniche realtà a questo punto ci troviamo sul tavolo del funzionario che deve lavorare la pratica perché ha avuto assegnato la Prati e quindi sulla sua maschera si troverà la pratica di assegnazione avrà oggetto nome cognome tempi e quindi potrà cominciare a lavorare questo suo di documento che che cosa si inserisce in un procedimento abbiamo detto a questo punto lui potrà fare preparare un documento e spedirlo per posta elettronica fare non so richiamare fare tutta una serie di attività di ricerca richiamare documenti precedenti elaborarli quindi questo strumento consente una grandissima flessibilità che adesso forse è inutile insomma spiegarlo diciamo di la logica e l'impostazione di base
E oltre a onta diciamo che oltre questo noi consente avremo la possibilità di seguire i tempi di espletamento verificare la rispondenza dei tempi e avere in qualsiasi momento
A disposizione l'informazione sia quella cartacea perché comunque dovranno essere mantenuta e meriti perché non credo che me passeremo alla totale eliminazione credo che insomma ci sarebbe sia l'informazione attraverso questo strumento informatico
Non siamo ancora nella fase di agitazione naturalmente no l'attuazione
Significa quello che abbiamo detto prima che hanno detto prima le colleghe significa formazione significa creazione di questo centro che abbiamo detto abbiamo visto le questo servizio per la venuta al protocollo informatico
E servizio che ha come compito forse tutto quello che non si è riusciti a fare fino a oggi mi è sembrato di legge cioè tutto quello che ce l'avrà questi servizi allora
Allora significa che è una cosa molto importante no che è una cosa che cambia veramente il modo di di di vedere l'amministrazione e anche di vedere l'archivista nell'amministrazione dei beni culturali io credo cioè di vederlo in una fase veramente attiva perché forse ce ne ha veramente bisogno non solo ma a proposito di profili e concludo
Io credo che la fase di modifica dei profili può essere immediata perché non ce l'abbiamo abbiamo la possibilità di modificare i profili in contrattazione decentrata non c'è più bisogno dell'Arianna lariana ci sostiene manda possiamo cambiare i profili
E siamo in una fase di cambiamento di profili perché direttore generale personale sta proprio avviando questo presepe iniqua quale momento migliore di questo è proprio proporre del quelle modifiche sono state suggerite sono state
Sottolineate lettorista Guercio padre perché è necessario ai intervenire immediatamente prima che anche questa normativa
Insomma non rimanga nei miei sogni della produca costretti altre soluzioni sia unico file che ci abbia grazie
E ci auguriamo che in tempo un signore quanto prima questo questo servizio anche se credo che uno degli ostacoli più grossi per l'ammodernamento della pubblica amministrazione sia legata al blocco delle assunzioni
Cioè il fatto di avere nella pubblica amministrazione personale tutto al di sopra dei quarant'anni e non riuscire a Scarlett affluire e persone per la quale per le quali l'uso dell'informatica e naturale ed è spontaneo come per le generazioni più giovani
Costituisce credo uno degli ostacoli oggettivi più grati per l'ammodernamento in concreto dell'amministrazione perché le persone che oggi lavora vessazione devono comunque fare un salto mentale
Che non è un semplice aggiornamento professionale non è semplicemente fare un corso di informatica imparare ad usare un mezzo
è cambiare la propria attitudine di fronte mentali di fronte al lavoro e purtroppo su questo noi non non abbiamo ovviamente alcun potere
Dalla parola tanto nelle Ardenne Rossella Rossella Bonora Antonio Martelli e il segretario generale della Provincia di Bologna Rossella Bondone alla responsabile del servizio informatico e sistemi informativi della Provincia stessa
Che ci illustreranno uno studio di fattibilità per l'automazione di un archivio pubblico in particolare ovviamente la Provincia di Bologna
Dopo l'introduzione della professoressa Carlucci le due relazione della dottor bella dottoressa giù dalla professoressa Guercia professionalità altamente qualificata nella materia dell'archivistica
C'è un forte imbarazzo
Una grossa preoccupazione di parlare di un'esperienza di carattere squisitamente pratico operatività anche se è sempre più sempre viva chiarezza l'ambizione di stare al passo dei tempi e possibilmente di anticiparne all'attuazione concreta e concreta ed effettivo le esperienze realizzate dalla Provincia e dalla Provincia di Bologna e riferita ad una serie di studi approfondimenti verifiche simulazione
Per vedere ovviamente in fasi intarsi diversificata nel tempo con una con molta gradualità anzitutto per la predisposizione di un progetto di informatizzazione del protocollo dell'archivio corrente
Poi per quelle che è stata la sua fase di attuazione e in terza fase è quello il momento attuale di sviluppo per definita per definire uno studio di fattibilità ai fine dall'applicazione del DPR cinquecentotredici del novantasette del DPR quattrocento quattrocentoventotto dall'anno mille novecento quando novantotto le valutazioni che sono state fatte probabilmente non avevano delle velleità di carattere scientifico ma erano soltanto valutazione di approfondimento sullo stato della legislazione sullo stato dell'esperienza acquisita presso altri entità prestare altrimenti similare erano finalizzate a definire un quadro progettuale che poi si è trasformato e si è trasformata nelle soluzioni di carattere informatico così come saranno esposte al meglio possibile in relazione alla sua squisita
Professionalità dalla dottoressa dalla dottoressa Bonora
Nella fase di studio di giudice sì e state attenti
Perché si verificasse quella condizione di integrazione su quegli aspetti direi di carattere amministrativo archivistica con gli aspetti di carattere con gli aspetti di carattere di carattere informatica
Certamente una conoscenza più approfondita di quelle che sono state le iniziative le realizzazione definite fino a questo momento dalla Provincia di Bologna
Richiederebbe un'attenta valutazione conoscenza del progetta
De di quelle che sono state le criticità le difficoltà che abbiamo trovato in fase in fase di attuazione e di quello che è il piano del del progetto di fattibilità che si spera di poter varare attende attende abbastanza abbastanza tempo
Questo lo dico in relazione alla specificità dell'ente Provincia qui non ci troviamo di fronte a dei comuni per i quali già dalla fine del secolo scorso esistita comunisti
Un sistema di classificazione delle carte ma un qualche cosa che si era improvvisato e si era improvvisata né
Nel tempo
Ovviamente ancor prima nel corso della realizzazione di questa iniziativa si erano volute creare delle condizione delle dei presupposti che erano a fine finalizzate a creste aspetti specifici
Il primo era quella di preporre alla struttura dell'Archivio generale una professionalità diplomata preparata all'altezza della situazione proprio per eliminare quelle situazione die
Di di considerazione di valutazione se contare dall'articolo
La seconda condizione era quella di creare non soltanto le premesse per una prima formazione ma per assicurare per assicurare nel tempo la formazione permanente sulle quale si è diffuso e si è diffusa il non quella la professoressa Quercia
E la terza la necessità la necessità di assicurare un momento di di adesione di condivisione per quello che è stato una rivoluzione all'interno della a tre anni di distanza
Lo diremo poi più avanti si può dire che il bilancio ed a considerare da considerare
Non vorrei essere presuntuosa ma da considerare possible Citicorp
La situazione di partenza del quale alla situazione di partenza era riferita ad una prassi tramandata da tempi lontani ed un sistema artificiosa di circolazione dei documenti
In piena difformità dai più elementari principi archivistici avevano retta nell'amministrazione provinciale di
Di Bologna fino all'inizio dell'anno novantasei siamo appena fino a tre anni di distanza dalla realizzazione le modalità di protocollazione fascicolazione in circolazione si tratti archiviazione dei documenti mediante l'utilizzo di un guardi massificazione risalente alla seconda metà dell'Ottocento impropriamente e inadeguatamente adattate rimaneggiata
In relazione all'evolversi della realtà amministrativa dell'ente la trattazione del momento aveva determinato un uso improprio della propalazione sintetica sì ricostituirsi e di protocolli interni di archivi funzionale distinti per singole unità organizzative con conseguente notevole difficoltà nella gestione delle pratiche
La ricerca dei precedenti ai fine della della ricostruzione degli affari risultava particolarmente laboriosa ed era affidata in molte case alla memoria e o alla buona volontà del personale del l'intervento di razionalizzazione ma ammodernamento del servizio era pertanto urgente e necessario ed indispensabile per soddisfare le esigenze prioritarie di buon funzionamento della struttura mediante l'utilizzo di supporti informatici
Per un'efficace gestione anche decentrate delle operazioni archivisti così precedente si è ritenuto che la frammentazione dalla parata documentale della dell'ente
Provocato e non da ultimo dalla crisi del sistema di protocollazione classificazione di archiviazione degli atti di fronte al moltiplicarsi delle funzioni alla complessità dell'organizzazione
E alla propensione alla sezione del TAR dovrebbe essere superata anche il film di una rappresentazione reale delle strutture e per la valutazione della sua funzionalità ed efficienza la progettazione doveva riguardare quindi la gestione dell'intero ciclo di vita del documento dalla produzione alla fascicolazione dalla distribuzione alla circolazione dalla selezione alla conservazione nel quadro più complessive strategico di ammodernamento e semplificazione delle procedure dell'attività del venti rese indilazionabile dall'obbligo giuridico di rendere operante ed effettive il principio della trasparenza e della trasparenza amministri
Il contesto nel quale eravamo inserita non era dei più facili Ines sette mancavano elementi progettuale di riferimento e la Provincia e diverso dal comune
Ha detto adeguate per soddisfare con immediatamente con immediatezza le esigenze dell'ente di riordinare il funzionamento dei servizi con notevoli difficoltà per le inadeguate disponibilità anche di risorse umane e senza l'apporto consulenziale di qualificati professionisti ad data via la formulazione del progetto di razionalizzazione organizzativa e funzionale nonché alla contestuale formalizzare l'informatizzazione della procedura di gestione di protocollo che all'arte dell'artiglio
Nella piena conservò nel caveau consapevolezza che la modernizzazione dell'ente passava obbligatoriamente attraverso un'adeguata considerazione
E valorizzazione del sistema di gestione dei documenti
Per quanto concerne specificatamente
La riscoperta della centralità dell'archivio corrente si evidenziate che gli interventi non dovevano essere riferita alle semplici operazioni
Ma archivisti ma dovevano anche risiede essere riferita alla individuazione dei criteri di selezione dei documenti ai fine della definizione della loro durata di conservazione per la ricognizione determinazione semplificazione
Dei procedimenti e procedimenti amministrativi
Contestualmente riordinate alla gestione dei documenti si richiedeva l'adeguamento della strumentazione conoscitiva del sistema di circolazione dell'informazione per assicurare la trasparenza dall'azione amministrativa
E le introduzione di significativi interventi di semplificazione amministrativa siamo con l'applicazione della docente da duecentoquattro quarantuno siamo con la via dell'orto
Il rilevamento dei flussi documentali l'analisi e la valutazione dei documenti e delle relative procedure dovevano consentire altresì e questa è l'aspetto più rilevante
Agli organi di governo di assicura di acquisire adeguate elementi di conoscenza e di informazione
Per trarne i doni sufficienti elementi per la definizione di particolare processi decisionali anche di carattere straordinario programmatica nel rispetto dei principi di partecipazione
Semplificazione efficace e trasparenza della azionate l'azione amministrativa
Processo di di rinnovazione
Doveva conseguire risultati immediati e concreti in tempi ravvicinati e per creare le premesse indispensabili ai fine della realizzazione di ulteriori interventi di completamento e innovazione di un processo continua e non sporadico ed eccezionale
Eravamo partiti da una certa strutturazione siamo pervenuta determinate determinate realizzazione però non ci fermiamo continuiamo andiamo avanti nella nostra nella nostra azione
Ovviamente il miglioramento non doveva essere un mero formalismo di carattere burocratico ma doveva corrispondere alle esigenze di azione immediate e decisivo e delle risposte positive sotto questo aspetto
Ottocentoventi
L'introduzione del documento elettronico l'obiettivo finale è stata considerata come scenario il fine ultimo è di tutto il complesso processo di trasformazione dell'operatività dell'ente
Pur operando scelte di campo di graduare la trasformazione interna prima di quanto le strutture gestite informaticamente un archivio cartaceo quindi adottando e con modalità progressivamente più estese il supporto digitale
La conferma quelle che potevano essere stati anticipazione da parte dell'ente Provincia da parte del re sono pervenute dalla legge numero cinquantanove la Bassanini e la Bassanini numero uno
E dalle disposizione regolamentare applicative cinquecentotredici e quattrocentoventotto
Che richiamavo in prelievi che richiamava in precedenza
L'introduzione dei nuovi strumenti tecnologici eccessivamente letti legittimati dall'iscrizione che richiamava in tre in precedenza assumano una notevole rilevanza per quanto attiene alla nuova concezione del sistema di protocollo
Non è solo nell'attività di certificazione dalla corrispondenza in entrata e di uscita ma è tappo in diretta connessione con il sistema di gestione dei procedimenti dei flussi documentali
Di gestione documentale articolazione con di utilizzo della posta elettronica e di ogni altra soluzione mica su mirata al superamento dalla scabbia tradizionale delle informazioni delle informazioni Cardazzo
L'obbligo giuridico di dare attuazione anche sia informata e graduale le disposizioni normative
Richiedeva la definizione delle funzioni conoscitive dell'agire dei pubblici poteri
Della partecipazione procedimentale etica e diritto di accesso ai documenti amministrativi e alle informazione nel rispetto e nella tutela dei dati personali era una valutazione d'estate una colluttazione a tutto campo
Proprio per non trascurare alcuni aspetti
Ci sono altri aspetti di carattere più specificamente informatica è palese ovviamente dovrà soffermarsi in lungo e in largo alla dottoressa la dottoressa Bono
Le linee fondamentali delle linee fondamentali di sviluppo avrebbero interessato all'attività di gestione dei documenti
L'organizzazione amministrativa dell'ente nel loro insieme la definizione della funzione conoscitiva pubblica e il miglioramento della relazione fra amministrazione amministrate
La messa a punto di un sistema interno di rilevazione dei dati relativa all'attività amministrativa per una verifica del livello di realizzazione dei programmi dell'amministrazione
L'attenzione dedicata al tema della responsabilità e la distinzione poste tra titolarità del potere di indirizzo e di controllo che spettano agli organi di governo la centoquarantadue aveva anticipato fin dal novanta Laffite all'interno venti degli enti locali smentisca
Ovviamente erano finalizzate ed è finalizzata alla individuazione di una responsabilità di risulta
Il che sta a significare sicché la definizione di un sistema di controllo interno poi quattrocentoventotto ha parlato anche di controllo e di gestione
Deve essere consentito non soltanto sulla base dei risultati dalla valutazione dell'efficacia prodotta dai programmi ha dei costi sostenuti ma anche attraverso
Le rilevazione risultante dalla gestione dei flussi documentali dei tempi impiegate per la conclusione delle pratiche in correlazione anni utilizza dei quattro delle risorse umane strumentale estive finanzia si è voluto creare si è voluto creare nei termini che dicevo in precedenza un sistema informativo un sistema farò informativa finalizzato a che cosa al miglioramento del funzionamento delle strutture
Alle all'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa al servizio della comunità perché le Autonomie locali sono quelle più in me nella mente dei servizi e delle comunità locali
E le condizioni indispensabili per la circolazione interno ed esterno delle finte normazione raccolte mediante la partecipazione procedimentale e il diritto di accesso
In linea con quanto previsti in linea con quanto previsto dal DPR quattrocentoventotto la Provincia di Bologna anticipata la predeterminazione del ciclo
Di vite dei documenti il collegamento delle voci di titolari con i tempi e di conservazione dei doveri e dei documenti
L'analisi degli approfondimenti ulteriormente avviati sono finalizzata altresì alla definizione modalità operative che consente non soltanto alla più ampia e diffusa comunicazione all'interno delle zone ma anche alle server instaurare una comunicazione con il sistema di protocollo e di altre pubbliche amministrazione e con riferimento alle soluzione delle problematiche della intercomunicazione delle singole fasi dei procedimenti amministrativi le prove le province sono preposti alla gestione dei servizi di area vasta e qui il richiamo e alla dottoressa Bonola per quello che riguarda la creazione di una rete telematica che collega la Provincia e con il resto della dalla Provincia e dalla Provincia da Bologna
è un sistema che è stato realizzato ed è stata attuata e che ovviamente a una grossa eredità una grossa una corda
Rilevanza
Ci sono state delle incidenza su quello che è il sistema di organizzazione del servizio di archiviazioni data la struttura si servì di servizio gerarchica dice l'organizzazione del servizio di artiglio e con l'introduzione di un nuovo sistema di gestione dei flussi documentali
Documentale automatizzate decentrate ed analitica risulta sostanzialmente sostanzialmente modificato
Lo schema vede al centro di tutto il mio alla gestione dei flussi del cumenda Ale l'archivio generale
Dall'archivio dall'archivio generale sono direttamente collegate agli archivi gestionale e quindi decentrati che si ricollega o no a uno o a più unità organi uno più unità organizzative quindi è assicurata la posizione di centralità dell'Archivio generale con i diversi archivi gestionale decentrati che gravitano intorno e che comunque possiede notano mia nello svolgimento delle proprie funzioni
Tale tale assenti infatti ha come corollario la distribuzione delle funzioni attrattive generale decentrato pur nel mantenimento di un protocollo di un protocollo unità quindi e consentite e consentite per un verso alla gestione decentrata reca che realizzi un sistema articolato e di strutture che concorrono diversi diverbi con diversa abilitazione al trattamento e dei documenti dialogano tra di loro direttamente
In questo modo sul piano proprio più squisitamente pratica ed operative si evita il transito continuo delle pratiche attraversa l'archivio generale per meccanico operazione di cariche scandisce
Le stesse seguono invece dice verso il proprio iter per tornare alla struttura centrale solo quando vanno agli atti
E devono quindi essere artigliate tutto cioè ovviamente rese possibile dalla gestione automatizzata del documento del del flusso documentale domani domani ovviamente non dovrebbero essere circolare più i documenti cartacei ma dovremmo utilizzare al massimo dalle delle potenzialità potenzialità lei strumentazione di carattere informati le prime sperimentazioni alle spalle abbiamo già avviata ovviamente ancora i risultati non sono non sono positivi
L'assetto organizzativo prefigurate moltiplicando le strutture preposte come
Malissimo
Moltiplicando moltiplicando le strutture preposte alla gestione dei documenti è risolta funzionale sia nata alla diminuzione dei tempi occorrenti all'operazione archivistiche sì ad un miglior utilizzo dell'informazione necessaria ai singoli settori
Facilitando l'accesso ai documenti ed eliminando il minuto ripassati sistema organizzative introdotte corrisponde agli obiettivi della semplificazione amministrativa intervenendo in modo significativo nella riduzione di Étampes di espletamento delle la base della progettazione c'erano tre strumenti ovvero operativa dei titolari al che è stata adeguata alle nuove funzioni alle nuove funzioni assegnata alle Province e sarà in condizione di essere adeguate con immediatezza a quelle che sarà il del il federalismo amministrativo
Nella regione Emilia Romagna abbiamo già le normative di applicazione della dalla cinquantanove della centododici per cui non dobbiamo fare
Grossa innovazione per adeguare il nostro titolare a quelle che sono gli adeguamenti la competenza è attribuita al segretario ovviamente supportato
La responsabilità ad architettare il responsabile delle cinque settori per cui saremo in condizione in fase di piena operatività del federalismo amministrativa di avere una una un titolare aggiornabile vero titolare aggiornati
O demente dicevo in precedenza e che il nostro titolare era obsoleta se quella divaricazione che esisteva nel passato e tra l'Artide l'attività riguarda
Reale della struttura amministrativa si può dire si può dire
Superata ovviamente i criteri ai quali si studiati il nuovo titolare però che ovviamente sono un praticone della materia sono riferita alla reale conteneva corrispondenze dall'attuale competenze
Delle attuale competenza uniformità di impostazione delle singole voci alla individuazione della corrispondenza delle diverse tipologie di classificazione
E al collegamento delle tipologie di classificazione al massimario di selezione ai fine della individuazione di individuazione dei tentare Ivan trattativa
Franco
Sì verso la riconquista compiuta
Ovviamente collegata al al titolare del titolare e c'è massimario di selezione di conservazione con i relativi fondi relativi tempi e l'altra era la direttiva per la tenuta del proprio padre dove sono state riportate con puntualità
I principi archivisti e le modalità le modalità le modalità operative
Sui risultati conseguiti e sui risultati conseguiti mi sarà consentito un momento di riflessione perché annualmente andiamo a fare una verifica
Del dei relativi risultati e possiamo dire che i risultati sono abbastanza favorevoli se si Tien presente che il numero di protocollo utilizzate è pressoché raddoppiato quest'anno ovviamente non è un dato negativo ma è un dato positivo perché siamo passate da una protocollazione
Per così dire di carattere analitica di una sintetica per converso c'è stata al la diminuzione progressiva dei numero dei falchi
E che sta a significare che le strutture a stanno acquisendo una maggiore cultura di carattere di carattere archivistico e quindi si va anche in questo caso è verso una forma
Una forma di semplificazione e di riduzione del di riduzione dei tempi per la gestione dei flussi documenti fermo anche perché poi riservare il tema necessaria alla dottoressa Bonomo
Dunque al di là della soluzione informatica nel dettaglio che non racconto perché il tempo e breve e quindi rimando al stende perché la volesse vedere o comunque prendere contatti con noi siamo sempre disponibili a discutere con le amministrazioni scambiare esperienze a me interessava invece maggiormente trattare il discorso del del percorso e cioè con me si è passati dalla situazione critica che a enunciato precedentemente il segretario alla situazione di adesso che è un punto intermedio di un percorso che porterà l'amministrazione nel breve periodo ci auspichiamo all'utilizzo del documento digitale
In maniera diffusa non sostitutiva nella nostra ipotesi sì sicuramente in prima battuta del documento cartaceo sta comunque già utilizzare documento digitale a a tutto campo
Allora il percorso noi siamo partiti da una situazione di criticità e due fattori principali delle cave di criticità erano il decentramento cioè ci passava da nastri diamo una situazione di accentramento del della gestione manuale del protocollo cartacea a tentare una situazione decentrata
Quindi l'apre la critica e il secondo punto di criticità era la utilizzo di nuove tecnologie cioè si passava dalla carta dalla mano dalla penna
Con l'utilizzo del calcolatore degli strumenti elettronici e domani si passerà all'archivio digitale
Circa il primo punto cioè quello del decentramento
Era una criticità perché non c'era cultura attivisti Ca'diffusa per cui si andava a chiedere alle strutture del disegno che avete visto prima di avere delle conoscenze di base che non possedevano di sapere fare cose che non sapevano fare
E
Questo si armonizzata con una situazione con uno status che era di una assoluta non consapevolezza del problema cioè noi all'inizio stavamo così Fadil telefonate eventualmente era considerata un non problema da parte delle strutture quindi non meritevole di una sporta tanto meno di rivoluzioni organizzative quali quelle che abbiamo apportato e che si è visto
Sì che secondo punto invece di criticità cioè l'utilità della strumentazione informatica c'era mancanza di esperienza nell'utilizzo tappe spicciolo delle procedure
Non si conoscevano tra l'altro si passava in quel momento da una situazione di informatica centrata mainframe adesso il invece a architetture client server quindi con un sistema diverso
E adesso siamo nell'assoluta inconsapevolezza dell'utilizzo del documento digitale e quindi tuttora questa criticità però al secondo punto
Continua
In questo caso lo status la percezione era che l'abbandono era ed è cioè l'abbandono della carta nell'immaginario comune una cosa assolutamente realizzabile
Allora di fronte a questi due grandi problemi che c'erano
Dal nostro la nostra soluzione il nostro vero il problema per noi e la comprensione l'interrogazione interiorizzazione la presa di coscienza di chi opera
E crediamo che questo si possa realizzare attraverso l'adesione e coinvolgimento ne abbiamo pagato una politica che avete adesione coinvolgimento in tutti questi tre anni
Come l'abbiamo attuata la decisione e il coinvolgimento delle arti delle strutture
Coinvolgendo tra cui tutte le strutture dell'ente con proposte richieste formulate con assoluta gradualità cioè il percorso è lungo e sarà ancora lungo noi andiamo con la politica dei piccoli passi un po'per volta
Facendo adeguando cercando di individuare strategie adeguate a quello che il livello di Mattei razione
Rispettando soprattutto i tempi necessari per mettere metabolizzare i passaggi
E quindi in sostanza il percorso un apprendimento sul campo per valutare in itinere quello che è stato fatto prima per ricalibrare il percorso
Rispetto all'obiettivo
Al quale vogliamo tendere che cioè l'archivio digitale a tutto campo
Quindi le parole chiave sono
Fare insieme e le parole chiave linea di azione pari insieme partecipare collaborare erogare formazione continua monitorare l'andamento della gestione e a realizzare l'integrazione operativa
Allora sul primo punto cioè della partecipazione noi abbiamo fatto tre cose di fatto una è stata l'analisi dell'impatto cene volevamo capire a priori qual era la sostenibilità dell'intervento lo volevamo capire quando siamo in tv partiti
C'è uscivamo da una situazione cartaccia e dovevamo gestire automaticamente un flusso cartacce portando il decentramento lo vogliamo capire adesso nel momento che andiamo entro due lati del citare cioè come la struttura regge poi scorrere e quindi queste sono le cose sostanzialmente gli obiettivi dell'analisi dell'impatto per creare e strutturare le le le le strutture in maniera adeguata per reggere il secondo punto è stata l'analisi delle funzioni dei processi che è stata fatta insieme alle strutture
Perché allora uno dei problemi che è stato citato c'è il sistema di classificazione portato a monte
Nel momento in cui si forma
Il tutto e non a valle e allora se il tutto avveniva formato dagli archivi generale in unione con gli archivi decentrati tutti dovevano imparare
Il sistema di classificazione quindi sistematico Lassissi classificazione doveva essere riconosciuto fatto proprio ceto dovevano sentire come una cosa propria
Le strutture
E quindi è stato fatto insieme a tutti questo è stato un lavoro lunghissimo e per arrivare a questo titolari o che ancora in evoluzione
E poi l'ultimo punto è stato l'analisi dei flussi
L'analisi dei flussi dei processi insomma per potere anche noi abbiamo fatto l'aggancio con i procedimenti amministrativi e quindi per poter tenere sempre monitorato il reale andamento
Delle delle pratiche dei procedimenti affinché non ci fossero degli oneri aggiuntivi per le strutture
Diciamo il monitoraggio quindi è record veneziana nel controllo di gestione e quant'altro fosse
Direttamente collegato al alla gestione quindi senza oneri aggiuntivi
La seconda linea di azione che è stata quella della formazione ha visto corsi per i dirigenti corsi conferenze per i dirigenti
Di formazione e sensibilizzazione coinvolgimento è stato fatto nel passato ripeto per arrivare fino adesso lo faremo ancora da adesso in poi per il documento digitale
Poi corsi in aula per il personale addetto alla gestione dei documenti sopra tutti decentrati
Fermo restando che anche comunque archivio generale dove incoming imparare nuove metodi che organizzative e interventi invece in corsa di monitoraggio e di assistenza soprattutto si nelle fasi di avvio il primo anno era una rete continua ma ancora adesso continua l'assistente tutoraggio sul campo
I le materie del diciamo negli temi trattati sui corsi in aula erano veterani Melbourne di tipo artistico
Ricordiamo sempre che decentrati erano AB zero di tipo organizzativo cioè come chi si doveva muovere in questa no nuova logica in questa nuova struttura e di tipo informatico sulla procedura
Invece per quanto riguarda l'assistenza i in in corsa
Abbiamo praticamente la nostra parola chiave un archivio in Rete in una Rete tra archivi generali archivi decentrati sostenuta dal personale dell'Archivio generale e dal personale dell'informatica
Per fornire continuamente attività di supporto circa il monitoraggio ne ha parlato prima il segretario noi abbiamo fatto rilevamenti periodici su quello che il lo spaccia come le strutture reagiscono a queste soluzioni eccome
Stanno andando avanti le cose l'ultima cosa l'ultimo invece di linee di azione della coinvolgimento è quella che noi chiamiamo l'integrazione operativa
Cioè noi abbiamo e questo mi preme sottolinearlo tutta una serie di auto nazioni settoriali ovviamente
Che riguardano tutta l'attività della amministrazione partire dal personale continuare con la con il Bilancio con tutte le funzioni di Line su tutte queste funzioni esistono delle procedure automatizzate in ognuna di queste per il ognuna di queste procedure settoriali e di nicchia
Essi appoggio sul sistema di gestione dei documenti richiamando in automatico le funzioni di protocollazione e di fascicolazione classificazione e quindi le operazioni
Sono sempre più trasparenti completamente trasparenti Achille ad opera perché non se ne accorge più perché lo fanno all'interno della gestione dei propri dei propri documenti
Ecco circa l'ultimo l'ultimo punto della soluzione informatica ecco a me quello che preme dire facciamo soltanto la prima slide
è che la nostra da soluzioni informatiche diciamo a tutto campo nel senso che l'abbiamo Parenza l'obiettivo era di nuovo nella grande attenzione
Alla politica dei piccoli passi però per noi la soluzione informatica doveva guardare in maniera modulare ed incrementale perché sono tre anni che ci lavoriamo sopra e altrettanti credo ce ne vorranno per coprire se non di più per coprire tutti i punti doveva guardare
La sì il nucleo cioè del sistema che io protocollo che è il cuore la gestione quindi
Dei documenti e delle funzioni classiche più tutta la trasmissione e spostamento movimentazione all'interno di quella struttura doveva riguardare tutto il ragionamento già procedimenti amministrativi
Che sono solo una quota parte di tutta la documentazione che gira al nostro interno riferita ai due ai procedimenti amministrativi dove andrà dovevi riguardano doveva perché queste sono cose che abbia già fatto
Gli atti amministrativi prodotti in termini di atti quindi delibere e determine autorizzazioni concessioni agli atti dei dirigenti del presidente e degli organi
In quanto questi sono gli atti che ne produciamo che devono essere resi disponibili all'esterno e quindi forme per il diritto d'accesso e quindi già in uso un formato digitale direttamente tra smentiti né poi tutta la linea degli automatismi con le procedure settoriali che era quella cosa che accennavo prima
L'inoltro remoto delle pratiche noi abbiamo creato una rete metropolitana con tutti i Comuni della provincia nella cartellina c'è anche la documentazione su questo progetto
Quindi i tumori sono punto di inoltro decentrato verso di noi delle pratiche degli affari e attivano procedimenti invece entrato quindi abbiamo già incominciato a trattare tutto il problema
Deve inoltre remote e quindi della firma digitale tutto questo ovviamente nello scenario complessivo come ho detto prima
E andare verso il documento digitale
L'esperienza ciò che già da frutti voi poté sì andare orgogliosi
Per dare la parola Fabrizio De Martinis della Sogei che Osnago sistema informatico per la gestione documentaria dalla formazione dei documenti attivi alla conservazione permanente dei documenti storici uno studio della Sogei e poi
Tutto
Inviterei a prendere posto anche le due altre due persone Lucilla caro padre e Giovanni Tartaglione
Credo che sia
Buongiorno a tutti scusate qualche minuto
Partito rappresentazione
Cercherò di essere il più breve possibile
Vi farò vedere quegli avente la storia impone il ministro delle finanze dello problema diritto essere documenti in particolare quindi protocollo eccetera
Negli ultimi dieci anni
Fra cercando di far più di venti minuti quindi sono
Una carrellata abbastanza veloce negli mi scuso se su alcune parti non mi fermo in dettaglio o eventualmente del petrolio eccetera Giuseppe richiederli
In altra sede
Faremo questo breve carrellata fino ad arrivare al partito la situazione chiamiamola storica cede il posto ad attuarle l'evoluzione del sistema e quindi che cosa ha visto le finanze sta mettendo nei suoi progetti per arrivare foglio tutto questo sistema deprimere sottolineato ampiamente in precedenza
Fra ciò che mi mi riposo
Siamo quindi ecco la presentazione
Allora quindi come è stato premesso vedremo
Una breve storia della del passato e senza attuare poi il sistema che si sta progettando e per il quale fu fatto uno studio apposta
Molto brevemente quindi l'agenda come vedete si tratta di esaminare la situazione attuale l'evoluzione del sistema quindi lo studio di fattibilità
Che è stato fatto e il Progetto Elettronica
Molto brevemente la storia del potevano essere finanziata stanza
Ha radici nel passato quindi parliamo dei primi degli anni ottanta
Il ministro alle Finanze all'epoca commissiona la sorgente le prime procedure di protocolli informatizzato che prevedevano sostanzialmente l'alto maturare l'automazione la registrazione di protocollo quindi la tenuta io registro di protocollo informatizzato
Le prime procedure quindi sono state rilasciate nel corso del mila trecentottantatré ottantacinque erano procedure chiaramente che tenevano conto
Dell'arretratezza tecnologica rispetto a oggi e quindi erano sostanzialmente procedure supplici i singoli quindi su personal computer non in Rete
Che cosa consente ad oggi l'applicazione quindi si il la piazza di protocollo che ministra finanze solitamente uffici consente sostanzialmente tutte le cose che fanno parte un potere registrazioni protocollo
Tradizionale quindi quella che prevede l'attribuzione di un numero ingressi in uscita la registrazione di dati entity cattivi la movimentazione della pratica tenendo traccia dei vari funzionario settori che vanno movimentata con i periodi
La creazione di scadenziario i fascicoli eccetera
Inoltre è personalizzato in alcuni casi a a realtà particolari dove ad esempio c'è bisogno di gestire delle immagini anche se queste sono realtà molto molto limitate
E poi in particolare poiché ha radici come dicevo prima nel passato si faceva carico anche di seguire alcuni alcuni terreni di pratiche particolari quindi diventava un qualcosa in più di una piazza di protocollo
Per darvi qualche numero è stata installata su circa mille cinquecento uffici quindi inizia le finanze ha un grosso problema da questo punto di vista che la complessità dimensionale quindi esaminare un sistema di protocollo classifica e quant'altro
Pone dei seri problemi di valutare anche le criticità dovute al la numerosità degli uffici
Attualmente quindi questa procedura è stata su circa mille cinquecento uffici in rete locale e fruibili da circa quindici mila posti di lavoro ovviamente parliamo di posti di lavoro di tutte le unità organizzative che è inserito nel protocollo e dandoci l'utente cinque va quaranta mila addetti dove per addetti intendiamo dal direttore dell'ufficio alla persona addetta all'Archivio di Pieve consultarla per registrate vari eccetera
La mole di documenti movimentata mediamente nel corso di un anno o pagare da dieci mila circa duecento mila pratica secondo della complessità che la grandezza e l'ufficio
Questa è una breve immagine grafica del della percentuale di copertura della procedura sul da issate finanze che come sapete S. disegni dipartimenti
Qual era ogni bene quali sono i benefici sicuramente per adesso da un una uniformità di registrazione permette di venti dice che l'informazione ridotti
E soprattutto permette di non perdere mai di terra e quindi la tracciabilità della pratica all'interno l'amministrazione al le criticità sono che ovviamente cominciamo prima ci sono numero elevato di Stato azioni
E c'è ha indotto ad una riorganizzazione servizi dove colazione questi servizi prima era addirittura a livello di reparto di settore di reparto quindi portarli a essere un qualcosa perlomeno associa dall'ufficio è stato un lavoro che acqua ha indotto nell'organizzazione
Nel corso dell'anno passato nel novanta fine novantotto è stato realizzato e consegnato
Uno studio che prevedeva
Detto in due parole di passare dall'attuale sistema di protocollo informatizzato ad un sistema di gestione documentale delle proprio che integrasse la gestione procedimenti fu la gestione quindi del flusso di lavoro
E cosa molto importante che tenesse presenti i vincoli normativi della due quattro uno della sei sette cinque
Oltre che chiaramente passasse anche ad una possibilità di scambiare informazioni per via telematica
La normativa non mi soffermo perché l'abbiamo ampiamente vista questa mattina
Comunque sempre il il solito percorso normativo
L'esigenza chiaramente che hanno portato a rivedere l'attuale sistema sono soprattutto quelle che
Riguardano
La possibilità appunto di integra la tesi documenti comprate flussi lavoro e quindi parleremo dopo di che cosa si intende per corso dei procedimenti amministrativi
Entrare nell'ottica dei servizi cooperativi che laica
Sta ampiamente sostenendo e che sono di disponibile un po'il senso sono possibile occultista tecnologico l'utilizzo della Ru Pazzaglia della pubblica amministrazione
E poi soprattutto far sì che questi sistemi comincino anche incidere in maniera diciamo così non Bonomi non aggiuntivi rispetto al personale sulla valutazione da prestazione cioè che forniscano
Insieme la registrazione che viene fatto delle formazioni anche questo trasporto alla valutazione della prestazione
Le tecnologie riferimento diciamo che ad oggi sembrano essere chiaramente delineate e questo maggior ragione fa vedere che il programma e tecnologico sicuramente di Croce ci sono sono tutte trilogie mature
Utilizzati in altri nazioni da diversi anni
Nell'ambito stesso fatta quindi un'indagine di mercato porta più che altro rilevare queste croci e di mercato
E quindi anche individuare i maggiori fornitori di queste tecnologie proprio perché parliamo di una pubblica amministrazione
Che ha un un elevato numero di uffici e quindi presumibilmente avrà un grosso impatto dal punto di vista di licenze software e quant'altro e quindi la scelta del partner come vedete di nelle indicazioni
Deve essere fatta anche Ivo criteri che non sono soltanto sulla bontà del prodotto ma che riguardano anche
La solidità della del del fornitore cedere eccetera
Passiamo ai requisiti requisiti nell'ambito dello studio erano stati suddivisi in queste cinque che macro categorie
Quindi parliamo sostanzialmente noi aria relativa la gestione documenti dove poi vedremo brevemente che cosa intende a relativa alla gestione dei procedimenti aria della problematica delle quattro uno della sei sette cinque e ultima ma non come importanza quella dei servizi di cooperazione
Requisiti relativi ai documenti molto brevemente che cosa intendiamo intendiamo come primo passo tutta o quello che riguarda la classificazione quindi classificazione intesa per materia per procedimento e soprattutto definizione del sud delle strutture organizzative
Un grosso problema attuale è quello che se si vuole realizzare la cooperazione comunque bisognerà avere delle codifiche a livello di pubblica amministrazione
No univoco quanto meno concordati da chi aderirà poi alle varie federazioni di questi sistemi quindi nell'ambito dell'amministrazione finanziaria marxista predisponendo sia il censimento dei tipologie procedimentali che riguarda ovviamente il ministero
Ma si sta predisponendo anche il quello che noi chiamiamo il governo decenti responsabilità c'è una banca dati che tenga sotto controllo
Tutti i centri di responsabilità quindi di classifiche dico di fichi e soprattutto esponga alle varie applicazioni un'unica codifica di questi centri responsabilità
Nell'ambito del se documenti altrettanto importante quindi
Prevedere tutte le problematiche che riguardano il controllo del flusso quindi dalla registrazione alla gestione dei fascicoli alla movimentazione di fascicoli documenti eccetera quindi introdurre regole di movimentazione venne chiare e definite
Anche qua per coprire poi cimeli documenti è molto importante curare con un'aria dedicata ai requisiti apposita tutta la problematica dell'archiviazione quindi definire un piano di archiviazione che gestisca e che regoli il passaggio dall'archivio corrente perché il deposito e soprattutto poiché gli strumenti informatici concorrano alla qualità dell'archivio
E quindi siano degli strumenti che in qualche modo
Arrendano e Larry non la qualità dell'archivio
Come ultimo passaggio la partita chi azione altrettanto importante pensare poi al versamento nell'archivio storico
Di una percentuale anche se ridotta dell'informazione o dei documenti gestiti dalla dall'amministrazione anche qua prima premente c'è un progetto ad hoc resterebbe occupare di questo
Accennavo prima che documenti sicuramente
Non tutti finiscono nel nell'attività nelle funzioni quindi procedimenti l'amministrazione però per quelli che richiedono un collegamento approva il al procedimento amministrativo andrà previsto e definito bene come questo collegamento debba essere instaurato quindi è molto importante parlare di registrazione classificazione anche dei procedimenti quindi registrazione si intende proprio poter intitolare l'istanza del singolo procedimento presentato
Così come è altrettanto importante nell'ambito dei procedimenti avere un pieno controllo della documentazione quindi un piano controllo dei documenti e dei fascicoli d'interesse procedimentale
Altrettanto importante vedere sul procedimento come obiettivo a cui tendere quello poi introdurre il famigerato vostro c'è quel termine che oggi si sentiamo molto di cui per anni dalla vediamo pochissimi esempi
Perché ovviamente richiede una una gradualità di introduzione soprattutto richiede che per lo meno si va ad individuare i procedimenti che giustificano introduzione massiva o massiccia su tutto il il flusso del del procedimento stesso noi stessi ci siamo resi conto che questo qui vorrà dire
Probabilmente introdurre Vossloh in maniera più o meno spinta molto gradualmente sogna Miss finanziaria quindi inizialmente si stanno selezionando pochi procedimenti da sottoporre a Corsico
E comunque procedimenti per il quale si sia prima creata l'infrastruttura di servizi documentali
Quindi abbastanza
Io personalmente ho visto esempi di Urso che però poi la fine sono soltanto un disegno del processo in un altro modo e poi dopo col singolo punto le persone a protocollare la carta a mano eccetera eccetera
Questo propriamente è una fase però non è esami esauriente per parlare di istruzione corso
Una parte molto importante e tutta quella relativa alla De quattro una sei sette cinque
Se la l'amministrazione finanziaria introdotto delle circolari ben precise per gestire le richieste di accesso e tutta la documentazione che viene prodotta a seguito della tubatura sette cinque ci sono
A parte le scadenze che queste leggi obbligano a rispettare quindi a monitorare
Tutta una serie di documenti che debbano essere come diceva questo detto ampiamente prima ma conservati archiviati registrati e che quindi al di là di dire al cittadino se può o non può accedere un atto all'informazione si tratta nel traccia anche di questa richiesta accesso e questa richiesta accesso
Rientra la documentazione che deve essere gestito dal sistema
Come parte conclusiva nell'analisi dei requisiti sicuramente una parte essenziale per elevare gli attuali sistemi ad un ruolo un po'più ambizioso
è quello appunto di credere tutto ciò che fa parte servizi come le azioni per questo intendiamo quindi possibile scambiare documenti ed elettronica
Non come semplice messaggio di posta elettronica
C'è avere la certezza la validità giuridica di questo scambio di documenti
E così come altrettanto importante a questo fine sarà anche la la funzione di segnatura di Padova l'automatica cioè si potrà parlare con
Reale valore aggiunto perché utilizzerà queste funzioni soltanto se poi gli evitiamo di fare i passaggi inutili che la posta elettronica potrebbe evitare
Così come molto importante per noi che lo consideriamo anche voi non pagati cooperazione
Il problema nel caso del Ministero della competenze verità degli archivi c'è qui gli archivi sparando i mille cinquecento uffici
Probabilmente andranno studiati e sta già facendo un piano in modo tale da evitare il più possibile una frammentazione eccessiva
Quindi soprattutto agli avvertiti deposito probabilmente le competenze territoriali saranno organizzate non per singola unità organizzativa
Così come è molto importante che la cooperazione prevedere che il procedimento sia gestito in modo cooperativo per cooperativo non intendiamo soltanto che l'amministrazione si è in grado di gestirlo fra le sue unità organizzative
Ma che rientri nel disegno al solito della ruba dove un procedimento normalmente per il cittadino
è visto come un qualcosa che presenta la pubblica amministrazione aldilà poiché l'OPAS amministrati nazista dal Tesoro INPS eccetera
I costi che ossessivamente sono notevoli nonostante in alcune sedi non resta se al contrario perché comunque richiedono necessario potenziamento dell'infrastruttura l'infrastruttura
è una parte essenziale del discorso perché sito un bel parlare lo scambio momenti elettronici riuniti gitani eccetera e le linee di collegamento di comunicazione devono essere adeguate e c'è un costo per adeguarle e anche per usarle c'è non è un posto da niente far passare tutti i documenti su una linea telematica perché la linea costa oltre anche a oltre all'impianto c'è il costo di gestione
Così come le licenze delle croci di base anche quelle sono molto costoso in questo settore
Hanno dei costi probabilmente sproporzionati rispetto a quella che dovrebbe essere quella la potenzialità di diffusione di queste di queste tecnologie
Diciamo ne abbiamo verificato del foglio di fornitori oggi sono molto hanno dei costi pavimenti eccessivi per la pubblica amministrazione
La parte molto importante riguardante la personalizzazione perché questi prodotti di mercato ovviamente non non si prestano ma è una realtà vera e propria quindi non sono mai tagliati per una realtà con la pubblica amministrazione la presentazione
è un aspetto molto pesante la tecnologia diverse papista ma e tecnologie di base
E quindi non è mai un qualcosa che ci risolve i problemi senza poi dover la personalizzare
E poi come è stato detto ampiamente tutti i costi tradire la formazione del personale all'assistenza al supporto tecnico c'è la realtà di questo tipo richiedono per gestire le apparecchiature
Degli altri testi e dei centri di assistenza dei call center dedicati il ministero oggi a un un servizio assistenza centralizzato che riceve sull'attuale sistema di protocollo diverse decine di le richieste
Di assistenza ma intese anche come oltre malfunzionamenti eccetera supporto all'utilizzo
Non si può pensare di dare alla una perizia di mille cinquecento uffici un sistema informativo se non si prevede un servizi d'assistenza che perlomeno copra l'orario lavorativo dalla dalla struttura
I benefici di va be'l'abbiamo detti sostanzialmente nel corso di tre metri stamattina quindi vanno dall'efficienza del servizio al miglioramento la comunicazione all'interno delle strutture dell'amministrazione
La trasparenza degli accessi una cosa molto importante a poterli usare quindi la gestione e la conoscenza in sostanza cioè di usare l'esperienza per la quale amministrazione ha prodotto documentazione nel caso che sta finanze spesso cariche non funzionare le fa un accertamento comunque decidere istruire una pratica ha necessità di andare a vedere come un altro funzionario nel corso degli anni aveva gestito una pratica nato da
Questo è un problema molto
Diciamo è un beneficio che fosse fosse raggiunto garantire con un reale valore aggiunto per la pubblica amministrazione
Così come altrettanto importante cominciare a prevedere che i documenti qualora possono essere in qualche modo visti come una
L'informazione strutturata
Abbiano un campo diciamo subiscono da subito un cambiamento di supporto quindi se il supporto non è strettamente indispensabile se cartacce perché non c'è un valore giuridico delle proprio dietro si può pensare ai bambini diciamo memorizzati con informazioni digitali conservando ovviamente l'informazione digitale con le regole del documento cartaceo
Le criticità le criticità brevemente sono sicuramente legate a attente valutazioni dei volumi delle rivolge documentali abbiamo detto abbia visto l'esperienza la Provincia di Bologna sono criticità che vanno anche nel valutare l'impatto dell'innovazione
Qui il problema ripeto non è soltanto tecnologico ma anzi e in parte de oggi ma soprattutto organizzativo e di valutazione attenta dell'impatto che questi moderni divini sistemi hanno sull'organizzazione
Così come ovviamente ci si vanno tenute in conto le resistenze al cambiamento vanno tenute in conto il problema di aver uniformarla formazione capillare per quanto possibile a cascata c'è in maniera tale che nelle strutture ci siano persone in grado di erogare senza aver bisogno di un apporto esterno la formazione adeguata
Così come nel nostro caso molto importante introdurre nuovi ruoli e mansioni perché nell'amministrazione finanziaria io parlo per quello conosciamo non esistono questi buoni queste mansioni e quindi con il cibo
I fattori di successo patto di successo sono brevemente riassunti quindi sicuramente definire il piano di archiviazione promuovere il lavoro di gruppo a distanza cioè cominciare a far capire che si può lavorare anche se non si sta nella stessa scrivania
Cominciare a introdurre la vegetazione documenti c'è documento cartaceo può tranquillamente essere archiviato rimanere per adesso l'aeroporto memorizzazione
Però non è detto che il documento elettronico non posso viaggiare all'interno della dell'amministrazione evitando inutile spedizione di posta ripopolazione eccetera e quindi quello si intende detto di trazione documento non sostituzione la carta far viaggiare l'immagine acquisita
Lo stesso discorso vale per la comunicazione molto importante la condivisione di obiettivi c'è spesso abbiamo visto che vengono molto più recepiti questi obiettività persone di medio basso livello rispetto alla diligenza cioè dirigenti sono gli ultimi a farsi convincere sulla effettiva utilità di questi sistemi e quindi sono gli ultimi che in qualche modo si prestano alla condivisione chiaramente molto importante introdurre gradualmente innovazione ripeto siamo parla di una pubblica amministrazione stiamo parlando di persone che lavorano da anni con strumenti di un certo tipo è impensabile senza rischi di
E stravolgere il lavoro utili forzarlo stravolgere perché sarebbe un fallimento completo
E quindi la considerazione degli aspetti umani organizzativa assente tenuta in stretto il settari dance molto brevemente vediamo qual è il progetto che a seguito di questo studio è stato istituito il ministero quindi un progetto che già un suo finanziamento ed è in corso è un progetto che quindi riprende un poco gli obiettivi che erano stati di quei fatti quelli voglio in quell'atto di successo che erano stati evidenziati prima
E quindi si pone di poter rendere operativi esecutivo gli obiettivi
Per quanto riguarda quella che noi chiamiamo la cabina di regia un primo passo che è stato fatto è quello di creare con un decreto se l'Italia ad hoc un gruppo di lavoro che forse rappresentato soprattutto dall'amministrazione in parte dalla Sogei
Che questo caso fa un po'la parte di diciamo fornitore o comunque di supporto tecnologico per far sì che fin dall'inizio fosse l'amministrazione stessa a decidere prende decisioni e e a eventualmente pensare questi sistemi in base alla sua organizzazione
Quindi questo gruppo come vedete dovrà tra l'altro pensare di intrepidi introdurre la classificazione integrata come è stato Bitetto prima
Le classificazioni sono un computer un po'fuori forniture dicono Girault partner tecnologico sarebbe un fallimento anche quello
John sconto di parte del
Quindi come fase di Progetto noi crediamo nel novantanove di perlomeno arrivare un prototipo
Inteso come prototipo però non perché è un modello parziale del sistema perché non viene esteso in questo momento alla agli uffici a tutti gli uffici quindi sarà un qualcosa che verrà valutato in in isole in realtà pilota
Il tour due mila e uno
C'è il diciamo l'obiettivo di diffondere questo sistema a tutti gli uffici l'amministrazione finanziaria quindi si va a sostituire gradualmente l'attuale sistema che in uso
Vi faccio soltanto vedere questo tali per darvi un'idea di come questo studiate lo statuto del presente tutta se di progetti collegati
Che in qualche modo non vanno visti come atto ma azioni parallele o scollegate
Uno degli sforzi maggiori del giustificare l'introduzione di un sistema documentati protocollo che che qui che dir si voglia e che a sua volta diventa poi un fornitori di servizi a tutti gli altri sistemi che l'amministrazione poggia a o pensa di sviluppare il caso del protocollo eclatante sarebbe impensabili con ogni procede process divorziò si facessero avanti sistematico colazione all'interno però pensare questo non è banale perché se il protocollo è fatto in un certo modo non riesce poi se non mediante l'intervento
A fornire servizi agli altri Sisto otto sistemi nell'ambito di questi progetti collegati approfondiamo molto brevemente
Tre che secondo me sono più importanti con tre slide
Quindi quello della banca recenti emessa Dino riteniamo il nodo di tutto questo sistema quindi è il punto è il fulcro intorno al quale poi sarà possibile
Collegati i documenti alle funzioni e processi questo procedimento è in in via di completamento sarà finito entro il mese di giugno e permetterà per la all'amministrazione di avere un'unica banca dati di tipologie all'interno della quale come vedete sono registrate tutte le tipologie procedimentali che l'Amministrazione gestisce
I relativi dati sia ai fini di quattro uno quindi Variati che che sono rilasciati al termine di una fase sono accessibili all'esterno meno così come tutta la strutturazione del processo intesa come limite attività che terminano con un atto ufficiale
Quindi ovviamente questo non voleva dire andare a censire tutte le attività anche di dettagli ma per lo meno quelle cadevano un documento che andava a finire il sistema di protocollazione
Il protocollo federate un progetto che stiamo seguendo insieme all'Aipa che ha l'obiettivo di
Da subito far parlare gli attuali sistemi di protocollo quindi l'obiettivo è quello di far sì che gli attuali sistemi di protocollo che comunque sono tutti in Rete possano tra loro scambiare da subito informazioni per quello che sono le informazioni che oggi custodiscono
Un progetto che invece ha un un valore più di sperimentazione o comunque si mette di medio nati a termine e quello che è stato presentato al MUR sta insieme a vedete al
Molti altri enti il conflitto non socio di tutti comunque cercava altro
L'Archivio centrale dei Beni culturali vanno eccetera eccetera
Che prevede di potere sviluppare un'indagine critica si requisiti funzionali e la tecnologia necessaria la conservazione storia degli archivi digitali
C'è ad oggi almeno per quanto riguarda la nostra interpretazione nessuno si sognerebbe di deve distruggere un documento cartaceo una pubblica amministrazione
Dicendo che il documento Word che l'ha prodotto tra quarant'anni sarà leggibile ma persi informazioni
Quindi questo è un problema serio che nel nostro caso ci fa comunque fermare ad una prassi cioè non possiamo andare a pari conservazione storie in questi sistemi perché introdurremo delle soluzioni che non hanno validità c'è soluzioni magari che non hanno nessuna ufficialità in serie
Internazionale o di standard internazionale
E quindi questo progetto
Aveva il compito c'è al compito di pensare anche a introdurre la mitologia condivisa da questi enti quindi tanto è un primo passo per cercare di proporre qualche soluzione
Il Progetto Arca Ion system diciamo giusto per darvi un breve cenno si basa su tre linee principali metodologico organizzativa e tecnologica la metodologica è quella che nella pianificazione di tre anni il Progetto dov'è doveva investire tutto il primo anno quindi era quella che praticamente poi avrebbe in qualche modo subordinato la tecnologia che era quella che aveva la fetta minori in questo questo progetto perché la l'organizzativa la metodologia noi più rilevanti
Conclusioni molto brevemente
è tutto bello nel senso che i decreti e informatiche su riesca la vera efficienza eccetera eccetera
Però tutto questo richiede alla lunga comunque in Cina ed India delle funzioni dei processi
Comunque richiede cambiamenti notevoli l'organizzazione e comunque richiede investimenti elevati quindi i soldi oggi non sono uno tutti o problema in questi questi discorsi e vanno sempre tenuti ben evidenti
Terminato
Lucilla Garofalo dell'Archivio Centrale dello Stato ci parlerà del Censimento degli archivi digitali delle amministrazioni grazie con qualche permessa sul problema della conservazione dei che ha degli archivi elettronici
Dai attivisti da quando è entrata l'informatica credi archivi ci siamo confrontati più o meno volentieri
Con lo strumento informatico e Colli possibilità in esso insite dipende innanzitutto il più facile l'utilizzo dei documenti e la loro valorizzazione
Non cogliendo subito per la verità a la sua grande capacità innovativa anche su altri piani che sarebbero stati di nostro interesse
Gli anni che viviamo infatti rappresentano un giro di boa della nostra professione d'epoca in cui si sono trasformate le forme della comunicazione l'organizzazione del lavoro e anche il processo di produzione e la natura stessa i documenti
I documenti elettronici sono facilmente trasmissibili reperibili dinamici manipolabili ma in una prospettiva di tempo che superi il decennio e mi fa piacere che è un esperto di informatica
L'abbia prima anche ammesso
La loro conservazione presenta molti elementi di incertezza
Dinamismo e le tecnologie dinamismo obsolescenza delle tecnologie obsolescenza dei supporti
Le norme recenti che riconoscono valore a tutti gli effetti di legge dei documenti elettronici sottoscritti con la firma digitale e che autorizzano la riproduzione ottica sostitutiva di documenti cartacei con lo stesso valore degli originali
Pongono il problema della conservazione in termini molto significativi prefigurando uno scenario che tra l'altro molti auspicano in cui progressivamente si potrebbe compiere l'abbandono del supporto cartaceo
Non si tratta più di recuperare informazioni come pure avvenuto negli ultimi anni nel trasferimento da una tecnologia verde vecchia ad una più recente ma si tratta di salvaguardare i documenti che hanno valore giuridico di prova
E a ciò hanno interesse non solo gli archivisti che per compito istituzionale custodiscono per Sempre la memoria storica di un Paese e le fonti per la ricerca
Ma anche istituzioni pubbliche soggetti privati che hanno spesso bisogno di conservare documenti anche per molti anni
Il problema della conservazione poi dei documenti elettronici a un'intrinseca portata internazionale
Con il progressivo a battersi e le barriere ad ogni sorta di comunicazione la trasmissione di documenti assume una dimensione globale i requisiti di conservazione quindi dovrebbero essere riconosciuti validi anche nell'ambito di differenti contesti giuridici
Si può senz'altro conoscere ritornano al quale italiano che le norme appena citate ispirate a una strategia che mira alla semplificazione dell'azione amministrativa e al miglioramento dei risultati stanno già producendo applicazioni efficaci
Come ad esempio ha rimandato informatico
Ma se si considera la necessità di conservare nel tempo quello o un altro tipo di documento elettronico con la certezza che non abbia subito manipolazioni nelle varie fasi della sua gestione i dubbi sono molti
A giudizio degli stessi esperti di informatica il sistema della firma digitale su cui quelle norme sono fondate
Presenta molti elementi critici la complessità e i costi del sistema di certificazione di impossibilità di riconoscere il falso
La validità limitata nel tempo e soprattutto le scarse garanzie che offre rispetto ai problemi era obsolescenza
Basta infatti la sua efficacia sulla SFOR stabilità deformato di rappresentazione del documento che autentica e non elimina la dipendenza dei supporti
Nel caso di archivi elettronici la conservazione a lungo termine poi una particolarissima criticità a causa della loro natura specifica
Gli archivi non sono documenti singoli e autonomi seppure autentici ma una serie di atti collegati che trovano significato nella relazione che c'è tra di loro in questa relazione che nella tradizione archivistica italiana rappresenta il vincolo archivistico si esprime la connessione con il soggetto dalla cui attività essi derivano conservare un archivio significa quindi necessariamente salvaguardare tutti gli elementi che ne definiscono la natura
In questo senso una corretta gestione i documenti archivistici e premessa della loro conservazione
Da diversi anni nella comunità archivistica internazionale si è avviato una riflessione sui documenti elettronici le loro caratteristiche i requisiti per la loro gestione che ha dato luogo a una vastissima bibliografia
Di particolare interesse si sono ritenute le ricerche compiute a Pittsburgh negli Stati Uniti o presso la Università della British con lunga in Canada
E hanno entrambe proposto una metodologia per la produzione di documenti autentici e per il loro mantenimento nel sistema di origine individuandone il requisito nella creazione per ciascun documento di metadati
Per il gruppo di Pittsburgh di un profilo per la ricerca Ubi si cioè in un caso e nell'altro di un insieme di informazioni più o meno numerose
Che accompagnano i documenti in tutte le fasi della loro gestione
Traballa conservazione a lungo termine i documenti a cui si riferisce il Progetto Arca in anni in cui si parlava De Martinis richiede evidentemente un approfondimento ulteriore
Le questioni da affrontare riguardano la tipologia di documenti elettronici
Gli elementi essenziali che contengono e quelli che devono essere aggiunti per garantire nel tempo l'autenticità
L'opportunità di conservare documenti immodificabili e quindi congelati ora necessita invece di conservare anche la capacità di reperimento e di elaborazione del sistema nel cui contesto sono stati creati
E inoltre l'esigenza di definire procedure relativa alle soluzioni lezioni documenti regole per il trasferimento di responsabilità forme fisiche di conservazione regole e requisiti per il trasferimento su altri supporti o in altri sistemi su questi temi si svilupperà la ricerca bilaterale italo canadese sulla conservazione a lungo termine documenti elettronici
Che ha avuto inizio nel gennaio di quest'anno e a cui aderiscono oltre l'Italia Gran Bretagna Paesi d'Irlanda Ungheria e Stati Uniti Australia e che ha ottenuto in ciascun Paese il sostegno delle amministrazioni archivistica e gli istituti di ricerca istituzioni pubbliche e società private in Italia l'ufficio centrale per i beni archivistici l'Archivio centrale dello Stato scene nell'anni fa
Per citarne solo alcuni
La ricerca si focalizzerà sul momento in cui i documenti non sono più nel sistema che li ha prodotti gestisce ma devono essere appunto conservati fuori da quel sistema e si propone di definire una metodologia che rappresenti il punto di riferimento per l'elaborazione di standard condivisi a livello internazionale dagli archivisti ed è istituzione che conserva
Nel contesto di queste ricerche internazionale si colloca l'iniziativa di realizzare un censimento degli archivi elettronici
Promossa dall'Associazione nazionale archivistica italiana e sostenuta dalla divisione studi e pubblicazioni dell'Ufficio centrale per i beni archivistici
In Italia come in altri Paesi che siamo abituati a considerare più avanzati tecnologicamente
Vi sono una molteplicità di realizzazioni informati che spesso complesse sviluppate tuttavia al di fuori di un contesto comune di regole che come abbiamo visto solo da poco si comincia a definire la realtà cui siamo di fronte e quindi caratterizzata dalla presenza di documenti elettronici creati utilizzati mantenuti informati Diversi e con diversi sviluppi applicativi
E che pongono difficoltà di gestione di conservazione soprattutto di comunicazione
Una realtà in cui per la verità si continua a fare un una dissimulato di documentazione cartacea ma che può cambiare velocemente
E rispetto alla quale l'Amministrazione archivistica esigenza di conoscere ciò che sarà chiamata a conservare da cui il censimento
E nello stesso tempo l'esigenza di affrontare questioni di carattere normativo e organizzativo
Cui accenno soltanto presente i quarant'anni previsti dalla legge archivistica per il trasferimento negli archivi di Stato dei documenti di interesse storico costituiscono un arco di tempo
Evidentemente troppo lungo riferimento ai documenti elettronici
Inoltre ricevere archivi elettronici significa creare in tutti gli istituti ognuno unico istituto di conservazione strutture dedicate ad accoglierli custodirli renderle accessibili
Come è avvenuto altrove negli Stati Uniti principalmente ma anche in qualche Paese europeo
Il censimento si propone di raccogliere informazioni presso istituzioni pubbliche
E private
Sulla produzione di documenti elettronici sulla gestione sulle esperienze di conservazione
Ne saranno oggetto inizialmente quindici enti che operano in diversi settori e con i quali l'amministrazione l'associazione nazionale archivistica italiana da tempo un rapporto di collaborazione sul piano della documentazione d'archivio
Come per citarne solo alcuni la cara ai deputati l'azienda municipalizzata ambienti di Roma l'Unioncamere l'Ufficio italiano cambi la Banca d'Italia
La regione Emilia Romagna
Naturalmente esso ha il carattere il valore di una prima esperienza che può tuttavia rappresentare una base utile per un'indagine più estesa che definisca un panorama maggiormente rappresentativo
L'uso di strumenti informatici nello svolgimento di attività operative si è realizzato abbiamo visto gradualmente cominciando dalla gestione di dati preesistenti per arrivare alla produzione di documenti elettronici
E il censimento si propone di verificare la finalità operativa per la quale un sistema informatico o una parte di esso viene utilizzata
Sia nel caso in cui vi sia produzione di documenti esclusivamente in formato elettronico sia nel caso in cui ciò non accadrà perché si ricorre largamente la documentazione tradizionale ma potrebbe accadere
Il collegamento con la finalità
Signor rappresentati tutti gli atti attraverso i quali un'attività si realizza
In ciascun ente perciò si è deciso di condurre livelli indagini a livello di unità organizzativa corresponsabilità specifiche e autonomia rispetto ai compiti definiti
è stato quindi elaborato un questionario cui si pensa di affiancare delle interviste al quale hanno lavorato i ricercatori che effettueranno i censimenti il Censimento avvalendosi anche di suggerimenti da parte di esperti in informatica
Oltre alla richiesta di informazioni di carattere generale sull'ente in particolare in riferimento alle responsabilità sulla gestione della documentazione sul sistema informativo
Alla singola unità organizzativa sono posti quesiti relazioni ad alcune aree tematiche
Come svolge la sua attività qual è la sua attività come la svolge come la gestisce
Quindi i compiti che deve assolvere l'organizzazione amministrativa che si è data e quindi la definizione di processi di servizio e di procedimenti nell'espletamento di quei compiti
E nelle loro fasi sia che i processi abbiano rilievo interno all'amministrazione sia che abbiano un rilievo Esterno
Gli strumenti informatici hanno informatici attraverso cui si esercita il controllo sullo stato dei processi che l'Unità definito in relazione quindi ai termini alle singole fasi alle responsabilità per ciascun processo
La secondaria tematica
è la gestione dei documenti come gestisce L'Unità i documenti che derivano dalla sua attività e innanzitutto quali sono i documenti prodotti Ivo acquisiti o utilizzati nel corso della sua attività
Gli strumenti e le prove poni gli strumenti e le procedure seguite per la produzione e la tenuta dei documenti che consentono di individuarli e quindi la registrazione sul protocollo di tutti i documenti o di una parte di essa
Il modo anche fisico in cui sono organi logico e fisico in cui documenti sono organizzati in relazione a specifiche funzioni qua la modalità in cui l'unica opera e quindi il sistema di classificazione e di fascicolazione
In modi e i criteri della selezione dei documenti tenendo conto che in un ambiente elettronico in cui è possibile trattare riprodurre una grandissima quantità di content di documenti contestualmente è importante che esistano criteri certi per identificare quali siano i documenti da selezionare
Infine l'obiettivo che tutti si pongono se e come si è realizzata l'integrazione tra la gestione dei processi attraverso incolumità svolge la sua attività e la gestione dei documenti che da quell'attività derivano sia che si è realizzata con l'uso di strumenti informatici o tradizionali come lo scadenzario in riferimento a documenti elettronici o a documenti cartacei
Ma l'oggetto lo specifico dell'indagine cedendo il censimento è l'archivio elettronico e quindi il suo contenuto
Che può essere rappresentato da documenti amministrativi o anche documenti e dati informativi
L'ambiente operativo l'architettura monolitico del tipo client server i software di sistema o i singoli Appio che applicativi commerciali o sviluppati specificamente per l'unità il censimento si inserisce nella ricerca come ho detto sulla conservazione a lungo termine documenti elettronici e ciò comporta anche un interesse agli elementi che potrebbero rendere più o meno problematica la conservazione di un archivio come ad esempio anche la disponibilità di documentazione relativa allo sviluppo degli applicativi o alla loro eventuale di compilazione
La sicurezza e quindi il grado di garanzia di integrità dei documenti e le regole di accesso
Le procedure di manutenzione le esperienze di conservazione i supporti utilizzati e le motivazioni che ne determinano ne determinano le scelte anche che tipo di auto tutte la frequenza delle stampe rappresento dovrebbero rappresentare informazioni sull'utilizzo effettivo del sistema
è prevista anche la raccolta di esemplificazioni documenti elettronici e distante dal video che potrà contribuire alle riflessioni corso di cui dicevo per la individuazione e definizione di tipologia
Il problema della gestione dei documenti elettronici e quello della sua conserve della loro conservazione sono fortemente correlati per non dire interdipendenti
Le norme sul diritto all'accesso da parte dei cittadini impongono ormai anche la pubblica amministrazione forte controllo su tutte le fasi della sua attività
I strumenti di questo controllo comprendono necessariamente anche tutti quegli elementi che rispetta la documentazione tradizionale hanno permesso di identificare i documenti il loro concesso di produzione
La gestione dei documenti che oggi garanzia di trasparenza amministrativa efficienza ed economicità dell'azione di un qualsiasi soggetto pubblico o privato
E fondamento di una corretta conservazione che permetterà domani alla ricerca storica di svolgersi senza perdere le opportunità d'interpretazione critica sino ad oggi consentite dalla lettura di un fascicolo tradizionale grazie
Lucilla Garofalo e quando questo censimento sarà pronto noi all'Archivio centrale dello Stato cominceremo ad avere un'idea di quando Dick dovremo cominciare ora ci sono gli archivi elettronici sono in pratica
Ed ora la parola a Giovanni Tartaglia ogni bendate Tartaglione della Elsag che ci parlerà di
Archivio di Stato quindi passiamo sul versante dell'archivio della documentazione storica archiviazione possibile auspicabile realizzabile
Vediamo se ci aiuta il
Mezzo elettronico ci sta sempre sorprese
Fosse fosse
Ci aiuta
Iniziamo presentandoci come ormai di dovere non soltanto con nome e cognome ma anche con l'indirizzo di e-mail così antico chi potrà potrà
Contattarci direttamente
Questa l'esperienza di cui
Andiamo a parlare
è quella degli archivi storici però vuole seguire un filo ti ragionamento in cui vedo da una parte grande attenzione alla regola alle regole dell'Alitalia l'archiviazione dei nuovi documenti quelli che già partono in Elettronica
E dall'altra se il tema della conservazione e fruizione del patrimonio storico documentale con particolare attenzione ai documenti molto consultati e più facilmente deperibili
L'esperienza di cui parlerò e quella sui documenti più vecchi più antichi e più complicati anche esistenti in un certo numero di
Di un certo numero di archivi di Stato
Vorrei arrivare a tirar fuori qualche punto di contatto fra questi due temi fra questi due aspetti e anche qualche altra considerazione marginale non so forse
Allora l'esperienza e non non parlerò dettagliatamente dell'esperienza perché mi basta andare al ad Ostenda del ministero del dei beni culturali per vedere le realizzazioni
Però si tratta di un impegno notevole che la mia azienda assunto per affrontare con efficacia problematica dell'acquisizione
Archiviazione diffusione di documenti antichi che sono documenti delicati
Documenti unici è veramente il caso di dire molto molto particolare specialmente quelli che noi abbiamo affrontato quelli che abbiamo affrontato negli archivi di Stato di Perugia Lucca Firenze Torino Milano e Venezia e che sono due fondamentalmente due classi documenti
Le pergamene
Di tipo arrotolato come quelle che sono nell'illustrazione e di tipo
Steso come quelle dell'Archivio di Stato di Perugia
Le mappe e le mappe catastali o non ma di formato medio grande cioè tutti oggetti che richiedono manipolazione archiviazione
Diciamo prestazioni abbastanza particolari
Quali sono gli aspetti che sono stati affrontati
Dunque sono gli aspetti di un'archiviazione però con un'attenzione forte alla qualità della archiviazione per far fronte a esigenze attuare future qua si parla tanto ti archiviazione è di fruizione
L'archivio deve essere deve avere latino le immagini i dati che sono conservati devono avere una qualità che consente che consenta di utilizzarli oggi per il modo in cui il modo che noi conosciamo ma anche per utilizzarli domani per cose che forse oggi non abbiamo neppure in mente
Qualcuna si tipo internet ma anche altre
Acquisizione digitale ecco questo è un altro aspetto importante del del diciamo dei Progetti l'acquisizione che noi abbiamo utilizzato è un'acquisizione digitale entro i limiti che sono stati imposti
Dalle caratteristiche del materiale trattato ed ai capitolati sviluppati appositamente da centri di ricerca di cui si sono serviti gli archivi di Stato
Sono acquisizioni che sono sono metodi di acquisizione che si basano su
Strumenti digitali torsi digitali a matrice qua scansione
Di alta altro dettaglio di alta qualità
Con tutte le attenzioni alla manipolazione sia meccanica sia diciamo di
Illuminazione
Dal quali dovevamo attenerci sono problemi abbastanza forti per esempio quelle di non sottoporre attrazione le mappe di non sottoporre a compressione di non sottoporre le pergamene atei diciamo dei movimenti meccanici
Per esempio molto che potevano rovinata
E l'archiviazione soci di questo sembra ovvio ma poi si parla di centinaia di CD addirittura in alcuni casi di migliaia di un pare un migliaio di cd tutti in linea su per giù Borse disponibili nel nell'archivio elettronico del
Della dell'Archivio di Stato
La consultazione è una è un elemento ovvio ma la consultazione di oggetti ad alta densità intimoriti menzione notevole diventa un problema che non è facilmente
E risolvibile al giorno d'oggi con gli strumenti disponibili Coni visualizzatori disponibili perché altrimenti bisogna costringere utilizzatore ad aspettare molto tempo prima di poter vedere uno di questi oggetti
E l'altro aspetto è quello della restituzione perché anche nel campo della restituzione sia stata sia su cd ci sono problemi tecnici sia di resa della stampa sia di
Selezione Tel e digestione di tutta quella parte che Fatah la selezione da parte dello studioso Otelli temi dati o delle immagini
Da richiedere Anna contabilizzazione e alla realizzazione del Cittiglio stralcio chiamiamolo così
Ecco io dico che questi progetti sono un po'tutti quanti alla frontiera dell'archiviazione in questo campo perché hanno tutte tutte caratteristiche estremamente spinte in avanti
L'acquisizione digitale massiva a colori allora già la parola massiva e importante del private o parlate centodieci mila pergamene arrotolate sessantacinque mila pergamene estese circa quindici mila carte medio-grande quando parlerete grandi intendo
Da un metro per due su la più lunga Venezia e tre metri per undici metri quindi qualche problemino c'è
Alcuna acquisizione sempre a colori perché finalmente quei colori quelli reali si riesce a tacere una prestazione eccezionale alla quale manca soltanto il tatto del documento questo purtroppo riusciremo mai a darlo ma certamente da molto di più di quella che è un'acquisizione a passo densità e per esempio a toni di grigio da una fase la terza dimensione che consente di potere di questi documenti il noto quasi completo
Una densità elevata duecento trecento punti per pollice per a seconda del tipo di documento carte oppure perché amene per consentire poi una vettura come dico io assolutamente superiore a quella che si può temere guardando il documento si vedono cose che sul documento non si rileva
Il secondo aspetto l'accelerazione di grandi mobilitate per singoli Mancino ma una testa di quel genere di produce veramente una quantità di dati no
Con problemi di memorizzazione di movimentazione si tratta sempre di sistemi client server con un Sergio box tutte le stazioni di consultazione un sistema di restituzione dunque legamento diciamo ad alta velocità ma comunque la mole di dati è veramente molto elevata
E finalmente sempre per questa ragione la strutturazione dell'immagine in modo da consentirne una consultazione accettabile in velocità perché se lo molto grandi se lo si strutturano queste immagini bisogna aspettare pienamente dei minuti prima che l'immagine riesca a salire sullo schermo
è questo giusto giusto per siccome abbiamo fatto un gran lavoro inno potrete poi vedere direttamente relativi qualche immagine di questi tutti questi oggetti con la scusa di darvi anche quartieri d'informazione ecco questa è una laureate mille settecento attivi circa diciamo un settanta per ottanta centimetri
E ed è una pergamena che occupa la cui immagine occupa centoventi megabyte non
Non è vero c'è da tirar su insomma
Questa è una carta topografica una delle carte tutte topografiche di Torino della TV di Stato di Torino questa occupa sessanta megabyte e e qui ho voluto darvi un'idea di cosa voglia dire
Il dettaglio
E questo è un piccolo pezzettino che si trova vicino alle case in alto a sinistra quel triangolino e anche per dar merito a chi ha fatto queste carte che faceva questi alberelli tre collocabile che li rendeva assolutamente efficaci
E poi un'altra classe importante di di per di perché almeno in questo caso è quello dell'archivio di stare degli statuti Perugia si tratta dei catasti del quattordicesimo secolo del quindicesimo che sono
In cui sono frequentissime immagini di una bellezza che perché definire artigianale assolutamente limitativo reso note le miniature bellissime con utilizzati i colori
Molto vivaci qualitativi mantidi di di disegno molto bello utilizzati Oro e altro
Tra l'altro è una cosa che Anne non archivista come me ha colpito
Moltissimo perché l'idea che in un catasto si potesse scrivere si potessero inserire delle miniature di questo genere veramente notevole ce ne sono una quantità incredibile da sollevarlo valgono un viaggio
Virtuale diciamo in queste in questi documenti
Allora aspetti ho voluto citare qua alcuni aspetti sapienti che riguardano il fornitore
L'archiviazione durevole e questo è un problema un problema grande allora l'attivazione durevole sappiamo del più e del cambio della tecnologia sappiamo nel cambio anche in tecnologia sui supporti papi il dato il problema vero è che il dato deve essere comunque sempre accessibile e ad ogni cambio migrazione dev'essere facile riuscire a trasferire questo
Questi dotato da un supporto ormai obsoleto in un nuovo supporto più prestante tanto questo è un
Un
Punto fondamentale
Il secondo aspetto sempre per il fornitore è stata quella di cercare di dare soluzioni ad alto contenuto ripetibili
Replicabile anche su altre archiviazioni
E sufficiente Vetero indipendente dagli oggetti trattati e ove per oggetti trattati intendo dire non soltanto tipiche frasi diversi documenti ma addirittura anche classi diverse di beni culturali
Quadri dipinti monumenti eccetera
Quindi un struttura modulare che consenta almeno di recuperare i tiri utilizzare una buona parte del strumenti
E poi esattamente il contrario c'è una soluzione che risponda la specificità degli oggetti trattati e anche dell'ambiente in cui vengono trattati ci sono oggetti che sono
Diciamo descritti e trattati in modo diverso a seconda dell'ambiente in cui si trova la descrizione di quegli oggetti molto spesso dipende anche dall'ambiente cioè fra archivi di Stato Archivio di Stato ci sono anche differenze
Filosofiche di trattamento ridefinizione
E poi soluzione usati che una banalità delle soluzioni usabili ma che deve essere usata tal utilizzatore più o meno
In gamba più o meno professionale ma è che sia veloce che gli consenta di raggiungere l'informazione che vuole nel minor tempo possibile
Questi sono aspetti che invece noi abbiamo intravisto dalla parte del committente cioè dalla parte dell'archivio di Stato
Sono aspetti che
E sui quali abbiamo ragionato insieme che nel corso che si sono evidenziate anche nel corso della dello sviluppo del Progetto la conoscenza del proprio materiale in qualità e quantità e anche stato non è una cosa
Specialmente su questi tipi di di documenti tipo dei
Lei
Perché avevi e mappe non è una cosa così organi per esempio nessuno sa quanti metri quadrati pergamene ci siano nell'archivio anti-Stato ti di Torino o ti
Scusate di Firenze o di lucro di Perugia e quello ovviamente è un elemento che influisce non sull'archiviazione e anche sul costo dell'archiviazione a monte
Credo che alla fine dei due anni e mezzo tre anni di archiviazione di Firenze sapremo finalmente quanti metri quadrati interviene Anna Finzi
La familiarità con la tecnologia questo è un aspetto importante perché siccome sono progetti questi non sono prodotti che vengono considerati tali e quali ci vuole un diciamo un
Impegno diretto anche da parte dell'archivio perché senza un minimo di conoscenza di tecnologia ma non quella più approfondita ma direi di metodologie quello di cui parlava la dottoressa verso Stati all'inizio del del
Della mattinata
La difficoltà un altro aspetto è quello della difficoltà di definizione di parvenza definiti cioè il capitolato in genere non è sufficientemente
Chiuso sufficientemente definito ma non lo potrà mai essere perché ci sono delle variazioni
Sul tema che vengono fuori soltanto il il prosecuzione d'opera e quindi bisogna essere in grado di afro
Tanti quindi con supporto danno sofferto per il cambiamento al volo e per adattamenti del processo stesso su delle cose dei cambiamenti anche molto molto importanti
E poi per una chiara distinzione fra quello che è la soluzione ad hoc e prodotti generalizzati che si sono alcuni aspetti del processo tanti altri poli tecnologici ma quelli diciamo più direttamente percettibili
Mi sembra che siano questi e fanno un po'tutti riferimento a un sacco una vari dei discorsi che sono stati fatti questa mattina da chi mi ha preceduto
Alcune conclusioni su questo su questo primo su questi progetti
Diciamo che
Il non non siamo passati da una fase di progetti singoli a quella di prodotti e non ci passeremo ma perché io ricordo quando dopo aver imparato un po'più di termini di archivistica non tanto mi guardo decise ma il a dopo aver riparato alcuni dei termini archivistica presso uno dei
Degli archivi di Stato facendomi bello di quello che avevo imparato sono andato in un altro articolo è stato e mancava poco che mi picchiasse la perché stavo dicendo delle bestialità per loro per gli altri forse no diciamo che ci sono proprio divieti pensiero di se che poi si riproducono anche nel modo di classificare il modo di considerare molto DTT voler presentare queste cose quindi un prodotto che vada bene per tutti gli altri è stata che se si tratta soltanto di pergamene non c'è e non ci sarà secondo me ci sarà un prodotto fatto di motori che verranno adattati poi alla singola realtà le specifiche di trattamento anche per stesse classi dirigenti non possono essere diverse per ambienti diversi perché dipendono proprio dalla storia di ciascun ambiente non so
Nel nello Stato Pontificio certe cose diciannove in un certo modo e nel Granducato di Toscana in un altro quindi queste differenze sono difficili da eliminare
Il continue il e finalmente un altro e ultima conclusione su questo progetto il contenuto del Progetto realizzativo c'è la descrizione del Progetto fa veramente la differenza tra un progetto e l'altro questo contenuto
Fa valute va giudicato in fase di valutazione
Quello che a noi è successo per dirla francamente è che
Abbiamo dovuto abbiamo voluto gareggiare perché volevamo essere presenti fortemente in questo ambiente
In gare che erano per varie ragioni credo non volute dagli archivi di Stato erano tutte gare al minimo pressing su progetti che non ha mai stati fatti la prima volta di progetti così non ce ne sono praticamente altri a parte
Diciamo ti così impegnativi
Non non c'era il solo credo molti altri
Ecco il tentativo poi di giudicarlo è stato fatto tant'è vero che è stato letto il documento di presentazione del Progetto però non penso che sia corretto fare delle gare a puro prezzo minimo perché questo poi può fare incorrere in problematiche del tipo
Cioè voglio dire risultato non garantito risultato non accettabile
Prima adesso direi operato è stata divisa lateralmente brevissimo anche per non fare di più di tanto tempo perito che ripeto che vedete in fondo sono elementi ha imparato anch'io le Signum presidiata del rione S.
Lei i timbri chiamiamoli così quella destra un timbro delle prove quella quella sinistra Altivole quella destra fatta a mano che i notai mettevano sulle pensioni
E
Bene fa sono in armonia col discorso della firma digitale distinti discorsi che facciamo oggi no allora la quantità di documenti che noi stiamo trattando creature esigenze
Una che è quella di riconoscere come proprie le immagini e i dati da diffondere
Quando questi dati verranno per esempio al limite forniti diciamo gratuitamente a scopo didattico a qualcuno qualcuna di queste immagini
Ci farà piacere e verificare che quelle immagini non siano state usate a scopo commerciale quindi per avere dei ritorni per fare questo l'immagine devono essere marcato in Congo termale che in questa è una cosa che già stiamo facendo
In questi progetti non c'è ancora nulla di questo perché son partiti quando l'idea per poter ma che non era ancora pressante invece ne si comincia a diventare importante la quantità tante e tante quindi un modo per riconoscere se l'immagine che è stata fornita è stata marchiata o no ed è stata diciamo polo consentita utilizzate in modo alcol consentito
è importante e la seconda è un altro aspetto che sembra non essere molto importante rispetto a quella a a quello
Che è fondamentale con la documentazione non senza carta la documentazione che nasce direttamente in formato elettronico c'è problema di riconoscere come autentica un'immagine che viene utilizzata
Lo premette ad esempio una pergamena questi oggetti sono stati acquisiti per non essere praticamente più toccati e noi pensiamo che verranno rispetto ad oggi verranno toccati forse all'uno per mille di quello che l'attuale utilizzo diretto
Allora queste immagini possono essere anche contraffatti mi ha fatto vedere molto bene non so se qualcuno di voi
Ha mai visto il restauro elettronico per esempio di qualche di qualche miniatura o altro cambiare un nome all'interno di un documento può significare faccia un po'di fanta fatta mistica
Può significare cambiare un dato saliente nessuna da confrontare quella che immagine
Analizzata con il documento archiviato perché vale il documento viene conservato e quasi non si utilizza più quindi che l'immagine diciamo resa disponibile sia autentica quindi con una firma con
Una firma digitale o con un metodo di quelli appunto di cui si parla attualmente è importante anche per questa ragione
Qui questo vuol dire soltanto una cosa che anche su questa archiviazione storica archiviazione dei documenti molto antichi i ragionamenti relativi a a a metodi digitali di col di Autori di
DTT ITT marchiatura diventano importanti diventano fondamentali diventano
Un ragionamento parte di un ragionamento che bisogna fare quindi non non credo che qui ragionamenti sulla firma potranno essere demandati a quando fra non so quanti anni cominceranno arrivare
Montagne di documenti elettronici Tantra tale incominciano a esserci anche qui presenti
E io finalmente volevo anche poi accennare una cosa e ho finito tutto qui è un po'un c'è qualche flash che riguarda la valutazione di questi progetti anche alcune considerazioni alla abbiamo parlato il centodieci mila pergamene arrotolate numeri enormi per noi no
Si tratta di circa sei sette anni di lavoro
E poi andiamo a vedere ma in effetti questa è veramente una Y rispetto a quello che c'è io dico sempre a tutti quelli che non sanno di archivistica capolino gotico che un milione trecento mila metri di scaffali negli archivi di Stato su una quantità enorme
Quelli che noi stiamo facendo suo veramente une si fa un piccolissimo quindi è importante che questa esperienza si allarghi il perché
Perché rende diventi stabile e ancora di più per fare un altro ragionamento
Ah io dico sempre questo come azienda e come utilizzatori emessi da comprare calcolatori che vengono dati da Oltreoceano mi fa non ha e non abbiamo più nessuna speranza con la nostra industria di far cose di questo genere possiamo soltanto utilizzati
Però in questo momento c'è una uno scatenamento attorno ai beni culturali non c'è una grande attività
Di si parla di archiviazione di fruizione dei Grandi Progetti
Beh questa è l'occasione per creare del una vera e propria scuola di pensiero noti soluzioni ripetute
Di ampliare il discorso in modo un po'massicce in modo che non siamo costretti fra qualche anno avendo fatto poche esperienze e poco e poca strada ad andarsi a comprare strumenti che vengono anche Seedorf tre c'erano oppure da altri Stati d'Europa
Lo possiamo fare abbiamo gli strumenti e l'occasione per fare tutto questo
E l'ultima considerazione su questo piano quello Tella economicità del dei finanziamenti c'è corso il quinto piano quadro della Comunità economica in cui noi presentiamo un Progetto l'altro si tratta di sette mila duecento miliardi che la comunità europea tecnica ai beni culturali
In un periodo che va dal novantanove al due mila due
Io dico che noi dovremmo pretendere di poter allora accedere almeno un migliaio di questi migranti credo che sia pochi se li confrontiamo con la quantità di cose che noi abbiamo localmente
Sono migliaia di miliardi che ne richiedono altrettanti da parte di finanziamento da parte dello Stato perché potrebbero tale un
Un corpo a quell'idea questa scuola di pensiero e delle soluzioni
Veramente notevole ecco io sono stato l'altra settimana quella riunione che c'è stata Roma su quest'argomento e spero veramente che restano tanti progetti perché così almeno un po'di di prurito signor verrà fuori
Io ho finito
Io ringrazio tutte le persone che sono intervenute i temi che abbiamo trattato non ricordo non richiedono conclusioni perché poto un processo in atto
Solo l'auspicio che le trasformazioni soprattutto il passaggio dagli archivi materiali agli archivi immateriali ci consenta di trovare i modi comunque di conservare la memoria storica grazie
Piva che si configura pertanto non come una condizione scusate sì configura pertanto come una condizione e non come un obiettivo quindi c'è un muretto
Capovolgimento nella cultura amministrativa
Che si fondava quasi esclusivamente sulla legittimità degli atti e invece la legittimità degli atti oggi viene definita come una condizione e non come un obiettivo evidente che nella formazione di questa cultura amministrativa un'influenza determinante esercitata da concezioni di tipo aziendalistico dell'organizzazione del lavoro
Così come risulta evidente che anche in Italia c'è un'attenzione un interesse
Nei confronti di quell'approccio che con una parola non bella e soprattutto difficile da pronunciare viene chiamata come il re ingegnerizzazione dei processi questo metodo questo approccio si è sviluppato negli anni novanta nel negli Stati Uniti
Ad operare in particolare di un professore di belle metti Hammer
E il quale era partito dalla considerazione degli scarsi risultati che latte l'applicazione delle tecnologie aveva prodotto
Aveva prodotto nella
Nel nella nell'amministrazione
Allora questo Lambert proponeva illa cambio il capovolgimento non partire più dalle tecnologie ma partiamo dei processi perché le sedi tecnologie
Non si sono verificate inefficace e sono perché i processi erano Faraggi non si erano lunghi erano incoerenti erano irrazionali allora
La reingegnerizzazione questa e il ripensare alle pro cesso alle attività alla successione alle componenti è al flusso bella dipende dalla posizione di queste componenti ho naturalmente questo tipo di e di di di intervento questo di questa elaborazione questa metodologia ha avuto una grande una grande risonanza soprattutto nel settore privato dove è stato possibile un approccio più creativo però anche nel settore pubblico si sta facendo avanti questo tipo di impostazione
E degli Stati Uniti è stato pubblicato ultimamente un documento di Al Gore vicepresidente che significativamente e intitolato inventiamo il governo
E nella in questo binomio in un altro documento pubblicato dal titolo le stile per la rete reingegnerizzazione degli organizzatori organizzazioni governative
Vi è un vero Didier descritto un vero e proprio manifesto di quelli che devono e di quelli che dovrebbero essere i passaggi per determinare questa nuova impostazione dell'amministrazione
Io qui ho evidenziato quei passaggi che sono più significativi per il discorso che stiamo oggi affrontando cioè per la gestione di documenti quindi quali sono quei passaggi in termini di cultura in termini di processi di metodi organizzativi che possono in maggiormente influire poi sulla produzione documentaria che noi dobbiamo gestire che organizza qui lucido sono
Sono evidenziati alcuni di questi passaggi ecco il cartario illa cartaceo
Dal cartacce l'elettronico da un'organizzazione gerarchica ad un'organizzazione avrete dal monopolio delle informazioni alle condivisioni alla condivisione delle informazioni dal lavoro individuale al lavoro cooperativo
E qui se questo punto rientra quello che ho detto prima ogni dall'orientamento all'osservanza alle regole all'orientamento al risultato
E via dicendo
Abbiamo visto come questi concetti innovativi non sono così lontani da noi e che incominciano ad acquistare una dimensione normativa
Anche nel nostro Paese anche se spesso si ha l'impressione che i dettami normativi fatichino a diventare prassi e consuetudine delle nostre organizzazioni fatiche no a tradursi in mentalità e atteggiamento nei vede i dipendenti
Un'altra
Uno un altro aspetto fortemente innovativo introdotto nella cultura amministrativi italiani Enzo è stato quello in seguito all'introduzione degli strumenti informatici e telematici in particolare il tema della centralità bella risorse informativa
Al punto che l'informazione viene considerata non sono la materia prima del processo produttivo ma anche obiettivo dell'attività della pubblica amministrazione
Sempre e da cito da un documento del del del
Pubblicato sul Bollettino informazioni dell'Aipa
Il processo produttivo della pubblica amministrazione viene visto come un passaggio tra informazioni acquisite informazioni cedute l'informazione esclusi scrive dopo essere stata acquisita viene rielaborata seguendo le procedure previste dei procedimenti amministrativi al termine di questo processo si ottengono altre informazioni
Che vanno a comporre un atto amministrativo e che contemporaneamente vengono immagazzinate in una base dati un archivio cartaceo
In queste definizioni scompare il termine documento
Gli altri due concetti gli altri due termini quello che ormai sono quotidiani nella nostra non nostro fare nostro agire e quali sono quelli della condivisione e integrazione
A questi due concetti si sono affermati in seguito lo sviluppo delle tecnologie basato sussiste basato su sistemi aperti e strutturati arrivi le nuove potenzialità offerte da queste tecnologie permettono il superamento della frammentazione la separazione delle basi informative
Una la scarsa utilizzazione da parte della pubblica amministrazione
Permettono il superamento della sovrapposizione di dati a condizione naturalmente che sì oppure no di profondi interventi a livello di semplificazione standardizzazione dei procedimenti amministrativi e di razionalizzazione dei processi di attività e della delle strutture organizzative
E ora veniamo al punto diciamo al tema diciamo di questa giornata in che modo queste trasformazioni della cultura amministrativa nei sistemi dei modelli amministrativi negli strumenti amministrativi in che modo queste trasformazioni
Incideranno o stanno già incidente o nel campo della produzione dell'organizzazione di quelle particolari informazioni che sono i documenti
è questo l'interrogativo legittimo che dal momento che la storia degli archivi ci ha insegnato che le modalità di sedimentazione di accumulazione dei prodotti documentari
Sono strettamente collegate ai al sono strettamente collegati ai modelli amministrativi allorquando ordinamento giuridico
Di nude di un determinato periodo storico
Se la risposta a questo interrogativo cioè in che modo
Che tipo di trasformazione noi oggi stiamo subendo se questo interrogativo se a questo interrogativo si dovesse rispondere basandosi sull'analisi della situazione attuale degli archivi delle pubbliche amministrazioni
La risposta sarebbe piuttosto semplice
Nel senso che non c'è stato nessun cambiamento se non nel senso di una progressiva
Di un progressivo intere disinteresse ed un progressivo peggioramento dell'atteggiamento delle pubbliche amministrazioni nei confronti dei propri archivi sia della parte corrente che della parte non attiva
Ma la validità di una disciplina della nostra in questo in questo caso si distingue
Sì si misura nella capacità di guardare oltre di distinguere gli aspetti caduti e superati obsoleti si direbbe usando un termine informatico del presente di individuare le tendenze e prospettive
Le tendenze le prospettive
Peraltro
Per quanto riguarda la gestione l'archiviazione documento informatico eccetera in questo periodo sono state emanate delle norme
Che sicuramente produrranno un'accelerazione nel senso della trasformazione norme che alcune delle quali sono importanti e significative che rappresentano anche al nel contesto europeo delle novità
E delle soluzioni interessanti
Qui
Sono riportate appunto alle norme più importanti che sono usciti in questo periodo la
Il la del DPR cinquecentotredici del novantasette a proposte della formazione archiviazione e trasmissione di documenti con strumenti informatici
La deliberazione Aita del trenta luglio novantotto ha proposto di regole tecnica per i supporti ottici il Regolamento per la gestione del protocollo informatico numero quattrocentoventotto del novantotto il DPR
E infine il decreto è presente il Consiglio dei ministri otto febbraio novantanove praticamente sono le regole tecniche per la firma digitale
Ora quali sono allora le trasformazioni o i rischi di trasformazione o le potenzialità di trasformazione all'interno del sistema documentario di tutto quello che abbiamo detto fino adesso
è una a me sembra
Dovrebbe essere
Ecco che l'esistenza di sistemi informativi informatici
è un primo diciamo è una situazione rischio critica come si dice insomma situazioni critiche va tenuta sotto controllo
L'esistenza di sistemi informativi informatici dove è difficile distinguere tra le forme di comunicazione un particolare tra l'informazione e il documento amministrativo
Confusione questa che
E dannosa sia per quanto l'arte riguarda l'affidabilità dell'informazione
Sia per quanto riguarda le pozze pezze Anita destrutturare anti verso i documenti amministrativi
Un altro tendenza che noi troviamo in atto e che potrebbe
Insomma potrebbe disegnare degli scenari
Critici e quella di una divaricazione sempre più accentuata dell'attenzione tra documento amministrativo
Inteso come rappresentazioni di fatti atti giuridicamente rilevanti da una parte
E dall'altra il documento amministrativo inteso come il prodotto di attività interlocutorie conoscitive dell'ente cioè non una presentazione di atti e fatti giuridicamente rilevanti
Il primo tipo di documento e quello che richiamo maggiormente
è facile capire perché l'attenzione sia del legislatore che dei dei tecnici
Perché nella ricerca di garanzia di autenticità e di protezione
Mentre per il secondo tipo c'è il rischio di una perdita
Non solo in seguito all'applicazione di prodotti informatici che prevedono identificazione precostituite scarto automatico ma anche come è stato detto com'è stato scritto già
Un potrebbe addirittura definirsi una situazione di scomparsa di questo documento il sei questo tipo di documento
Che e un tipo di documento importante ai fini della testimonianza dei processi di decisione
Ai fini della testimonianza delle tracce dell'attività dell'ente quindi un ente e ultima
Importante per questo
Questo tipo di documento potrebbe addirittura scomparire nel caso in cui si sviluppasse però prodotti digitali di workflow
O di sistemi di comunicazione che permettono la condivisione di decisioni come è stato scritto da Mariella Guercio informe non necessariamente destinati a lasciare tracce documentarie significative
Perciò il tipo di situazione critica
L'esclusiva e questa tesi alcun anche qui è una tendenza in atto di una identificazione del documento amministrativo con il procedimento amministrativo
Procedo ad otto documentari e procedimento amministrativo per cui vengono presi in considerazione solo i documenti che sono un perché ad un processo amministrativo ad un procedimento amministrativo e si escludono documenti di altre attività
Che sono invece che esista attività che esistono all'interno dalla pubblica amministrazione che non necessariamente sono legate a procedimenti amministrativi
Numero per dunque non sette
Ecco audio portavo riportato qui in lungo lucido terra
Per
Supportare diciamo quello che stavo dicendo
Alcune definizioni di documento amministrativo così come esse compaiono in alcuni provvedimenti normativi è o o in documenti preparatori di provvedimenti normativi
E vedete appunto che per documento amministrativo alta cioè la prima che quella del novanta una casa
Novanta
Della trasparenza quella della quattrocentoventuno che da una definizione ad ampio spettro di documento amministrativo
Le ultime due invece che sono più vicini a noi danno invece quella quelle due definizioni cioè procedibile diritti documento amministrativo è la rappresentazione di atti e fatti
Rilevanti giuridicamente o il documento amministrativo e quello del procedimento amministrativo
Che fatti sta dentro un procedimento amministrativo
Allora a me stare che è quello che sta mutando tarda queste considerazioni vengono spostati fatte sono sia la forma della memoria
Le modalità e i principi di accumulazione del materiale documentario l'atteggiamento delle istituzioni nei confronti dell'organizzazione della propria memoria
Utilizzando una intuizioni di Filippo Valenti che gli archivisti presenti qui conoscono bene e per i non archivisti dico che è stato per molti anni direttore dell'Archivio di Stato di Modena ma soprattutto è stato uno di quelli che italiani e tra la fine degli anni sessanta inizi degli anni ottanta a problematica usato la nostra disciplina
Rivisitando alcuni topos impegnativi della nostra teoria archivistica ecco Valentini
Detraendo il questa osservazione dal dalla dall'osservazione del della della storia degli archivi
Costruisce un modello monistico che a mio avviso è ancora valido
Cioè lui dice esistono due nella sala degli archivi sono comparse due forme di archivi l'archivio pensavo fosse Daccico sedimento l'archivio sedimento è quello che noi abbiamo oggi non sotto gli occhi mentre l'archivio Thesaurus per l'Alcyone Salus egli
Per forma questa definizione dice una deliberata sistematica ordinata selezione
Costituita sempre per scopi pratico operativi di titoli giuridici e di altri documenti estrapolati o richiamati per lo più ma non necessariamente dall'archivio sedimento del titolare stesso ora a me sembra dunque Valenti definisce queste due
L'archivio Tesauro se l'artiglio sedimento come i due poli semantici di attenzione cioè come due
Aste a spetti come due significati dell'archivio che sono sempre compresenti ma che in determinate fasi storiche c'è una prevalenza di una prevalenza dell'altro
A me sembra che l'attenzione è rivolta verso il documento amministrativo nella sua accezione giuridica
Per semplificare o la nella sua accezione di procedimento amministrativo con l'esclusione di tutti gli altri documenti o con una parte minore attenzione
Sia diciamo la la tromba di una dell'emergenza di questa tendenza di questa di questa s'di questo polo semantico che dell'archivio Thesaurus ora
Ma comunque diciamo quello che rimane immutato e che quello che a noi interessa noi archivisti interessa
Perché poi ci si può confrontare su con la realtà archivistica su cui operiamo quello che rimane immutato e sostanzialmente la funzione dell'archivio che comunque
Continua ad essere uno strumento di gestione
Ho un residuo autentico delle azioni e le decisioni di coloro che amministrano governano una testimonianza di civiltà da consegnare alle future generazioni
Anzi mi sembra che il ruolo degli archivisti in questa fase storica sia diventato essenziale per creare le condizioni affinché le esigenze di efficienza e razionalità rapidità economicità
Sì possano garantire con la esigenze di garantire il futuro ad un patrimonio documentario portatore di valori giuridici e di valori culturali
In questo contesto gli strumenti della registrazione di protocollo e della classificazione costituiscono ancora dei validi strumenti per i motivi gestionali e organizzativi degli archivi anche se le trasformazioni tecnologiche in atto inducono gli attivisti a riflettere sulla loro evoluzione sulla loro applicazione in ambiente elettronico sulla loro capacità di governo delle masse documentaria
Che come ma se documentare che come abbiamo visto sono sottoposti a numerose tensioni
E diciamo che nelle attuali condizioni nel presente tradizionali sistemi di gestione di documenti cartacei
La funzione esclusiva cui risponde la legge la registrazione di protocollo e quella di testimonianza giuridica di certezza del diritto che si realizza attraverso l'accertamento della esistenza del documento in un contesto
Archivistico
Nella pensi italiana infatti si è trascurata
E poi persa la funzione gestionale amministrativa che l'operazione di protocollo aveva nel suo apparire della realtà ministri a archivistica del periodo napoleonico
E il meccanismo che venne attivato in questo periodo prevedeva infatti la connessione tra registro di protocollo che appare in questo periodo e sistemi di ordinamento e classificazione di ordinamento classificatorio della per la documentazione al fine di
Controllare intellettualmente delle masse documentari che diventavano sempre più ingombranti
Quindi era strettamente connesso la è strettamente connessa alla funzione certificatorio a del registro di protocollo con la funzione di ordinamento di gestione dello stesso delle masse documentari
Attraverso la classificazione e la fa la formazione di fascicoli
Il Regolamento del patrigno del Regolamento quattrocentoventotto del novantotto quello sulla recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte
Fissa le condizioni principi e i requisiti funzionali affinché questo meccanismo comune integrato diremmo noi oggi possa essere il pranzo e posta riprendere a funzionare
Qui nel nel lucido a voi vendette
Sì anche quello sono indicati lei gli articolo uno l'articolo tre e l'articolo sedici del Regolamento dove sono appunto fissate i requisiti funzionali cioè le funzionalità
A cui deve rispondere questo chi questo protocollo questo protocollo informatico questo sistema di gestione dei dei documenti
Ecco l'attuazione di questo di questo sistema è complesso ed impegnativo ed è possibile solo sei si opera
Una trasformazione
Dal punto di vista organizzativo e culturale per cui questo Regolamento con questi compiti con queste funzioni che ripeto sono funzioni che risalgono oltretutto alle origini del del registro di protocollo
E possibile solo se si istituisce un servizio di protocollo e di archivio
Ad alta centralità amministrativa e questo è anche previsto dal regolamento all'articolo dodici S sia di Jana totalmente dei programmi senti urgenti di
Qualificazioni riqualificazione del formativa del personale ma di questo poi parlerà
Mariella Guercio subito dopo di me
E le procedure invece di classificazioni di fascicolazione che sono appunto l'altro strumento di gestione che tradizionale nostro sono state quelle più trascurate nei nostri uffici
In sede teorica invece la tradizione archivistica italiana ha evidenziato particolarmente la sua in atto la de della classificazione ha evidenziato particolarmente la natura di strumento che consente di organizzare i documenti relazionali funziona le modalità operative dell'ente produttore le finalità di questo intervento erano essenzialmente due sono essenzialmente due la reperibilità dei documenti è l'individuazione e la Costituzione il mantenimento delle relazioni
Quest'ultimo punto è stato particolarmente sottolineato in quanto costituisce quello che
Per noi è fondamentale e cioè il Fo e il fondamento teorico e pratico della creazione del vincolo archivistico
Quel vincolo che determina l'attributo di archivi ad un complesso documentario vincolo che per il fatto di trarre origine dal rapporto determinato
Con il produttore non può che essere unico e necessario lei validità la validità di tali affermazioni di tale considerazione sono fuori discussione soprattutto in un momento in cui la temibile la tendenza informatica a creare una molteplicità di legami legami virtuali
Legami virtuali che possono essere utili per funzioni di ricerca e di di statistica ma che risultano dannose ai fini del riconoscimento e del mantenimento della interdipendenza bella documento con le procedure e in genere con l'attività dell'ente stesso
Quello che va sottolineato oggi in maniera più pregnante e e per il rilievo operativo per le ricadute operative che e questo ha e l'importanza dell'operazione di classificazione ai fini della formazione del documento
Non più quindi solo come strumento di ordinamento ma come elemento di identificazione del documento archivistico che lo permetta di dis che permetta documento archivistico amministrativa di distinguerlo da la massa di informazioni di dati di base dei dati che circolano che esistono all'interno di un sistema informativo
Informatico quindi un'attenzione che si deve spostare sul momento formativo e non solo sul momento organizzativo
E tali dentistica azione naturalmente che avviene attraverso l'indice di classificazione codici di classificazione importante soprattutto per
Tutti quei documenti preparatori interlocutori conoscitivi tempo riescono dalle registrazioni di protocollo attualmente fuoriescono legislazioni protocollo e e che possono essere più a rischio di perdita di dispersione di confusione accettano quindi l'indice di classificazione questi per questi documenti è importante dal punto di vista identificativo
Del resto da tempo chi si in Italia si è occupato di diplomatica applicata al documento contemporaneo che è presente qui Carboni ha messo in evidenza come lei noi l'importanza delle note di cancelleria ai fini dell'identificazione delle vecchie note di cancelleria ai fini dell'identificazione dei documenti prodotti dagli uffici moderni
E ha ritenuto va Paolo Garuti appunto ha ritenuto che per le le per l'epoca contemporanea non fosse più riproponibile la tradizionale distinzione tra caratteri Strings sui caratteri intrinseci del documento
Questo tema è stato ripreso anche da altri
Che hanno introdotto a livello teorico la classificazione tra gli elementi costitutivi la forma un intellettuale del documento in quanto concorrono a determinare la sua natura internazionale
L'importanza crescente attribuita dalla da tribù da alla classificazione da parte di chi si occupa di questi argomenti e dimostrata anche dal fatto che le ricerche
Modelle più recenti ricerche internazionali sul tema di conservazione di archivi digitali
Cito Pittsburgh quell'opera dell'università della Colombia Britannica
Entrambe queste ricerche per esempio hanno
Posto il problema della del del del del del del Codice di classificazione all'interno del documento amministrativo all'interno della formazione del documento
Individuando soluzioni diverse però insomma ponendo questo problema al centro della riflessione
Quindi la classificazione importante come sistema che definisce identifica il documento amministrativo ma anche come strumento che
Identifica il con testo archivisti con la che definisce i contorni dell'archivio e che differenzia questi insiemi di documento di dati di informazioni eccetera da altri insiemi di dati di documenti informazioni
Anche perché appunto la classificazione abbraccia tutti i documenti che sono parte attiva di un'azione dell'amministrazione e quindi va oltre il sistema di registrazione
Figlia di confini più estesi ma sono confini che vanno assolutamente definiti in maniera precisa puntuale proprio per questo problema questa urgenza di di distinzione perché solo se si distinguesse si definisce si può intervenire e si può si possono produrre quelle garanzie di protezione di fichi di efficienza e cioè che sono oggi necessarie
Naturalmente
Diciamo la nostra anche
Se è vero che diciamo questo strumento va a ripreso riutilizzato riaffermato da un riempito anche di considerazioni teoriche di questo di questo tipo è vero anche che dato sottoposta a verifica la l'impostazione tradizionale che viene è stata e diciamo la pratica dei nostri uffici anche se in realtà come abbiamo visto nei nostri uffici la pratica classificatori è stata trascurata moltissimo
E questo insomma chiaramente e con i risultati di ingovernabilità e di inefficienza che stanno sotto gli occhi di tutti e quindi per esempio la alcuni alcune riflessioni nel senso di una ricostruzione diciamo più aggiornata più efficiente dei sistemi di classificazione sono queste che abbiam vedete adesso sull'uscito delle superamento del da imposta impostazione della classificazione di competenza e quindi di una classificazione che si basa per funzioni in quanto le funzioni sono più permanenti funzione attività gruppi di attività
L'inserimento del fascicolo nell'indice di classificazione come parte integrante dell'ICI riflessione laddove invece il sistema di classificazione tradizionali a volte lo prevedevano a volte non lo prevedevano
Perché per quanto riguarda il sì soprattutto questa è una cosa che riguarda i sistemi elettronici
Perché vi è la necessità di sostituire con un'operazione Elettronica quel vincolo artistico che si creava materialmente attraverso la l'accorpamento all'interno di un fascicolo di di doping di documenti diverso e poi l'altro elemento che diciamo è innovativo rispetto all'impianto tradizionale della classificazione e questo della dell'approccio
Sistemico cioè dell'approccio integrato cioè della classificazione
Come centro di un sistema che gestisca che controllati Guidi il Complesso dei dei delle delle operazioni
Di di un sistema di gestione di documenti
E
Questo dunque no al numero quattordici dove dovrebbe essere
Il lucido quattordici operare in termini di sistema di gestione dei documenti significa infatti
Tenere insieme regole e procedure che riguardano diverse aspetti
Prego le procedure di formazione tenuta dei documenti vale a dire il protocollo classificazione fascicolazione regole procedure relative alla conservazione dei documenti che vuol dire seguire il documento in tutte le fasi di vita
Che vuol dire determinare le momenti del passaggio di responsabilità quando il documento fa parte di un archivio corrente quando invece non è più archivio corrente chi ha la responsabilità del documento in queste due fasi
Vuol dire stabilire dei criteri di selezione del documento quali sono i documenti che devono essere distrutti quelli che devono essere conservati quali sono i tempi di questi interventi distruttivi o conservativi quali sono le scelte finali
Di conservazione permanente eccetera
Deve gli altre regole alle procedure che un sistema di gestione deve tenere presente quello dell'accesso
Chi può accedere
è ingresso in venne diciamo in considerazione di delle due no una dell'accesso della per la trasparenza amministrativa il collegamento anche fuori di questa del consiglio di cittadino che si tipo interrogare direttamente
E l'altro nel senso di limitazione dell'accesso Pereira il rispetto delle regole della privacy dei dati sensibili e via dicendo
Questo impianto
Sistemico integra diversi gli strumenti di gestione che fino a poco tempo fa laddove esistevano operavano in maniera separata
E comunque diciamo non erano concepiti nel migliore dei casi di periodo presidente sì non erano concepiti come affini
Cinque no termine tre minuti prego
Come parti di un'architettura
Ecco diciamo queste un terreno su cui la mia generazione ha generazione che appartengo detti degli attivisti dovrebbe confrontarsi perché sporse sfruttando le potenzialità tecnologiche potrebbe finalmente provare
A realizzare il leader l'invito rivolto più di cent'anni fa a da De Paoli che
Partecipe in in una riunione della Commissione che stese il Regolamento del mille novecento numero trentacinque sul protocollo sulla
Sulla organizzazione degli uffici e gli archivi delle amministrazioni centrali scrive scriveva ai titolari di archivio dovrebbero essere tolti al capriccio e stabiliti una volta per sempre va be con l'avvenimento che essi servono non solo alla classificazione degli atti ma anche con la designazione di quelli che il tempo rende inutili
Non è c'è l'elemento dell'integrazione meno all'interno di uno strumento che il Governo in maniera complessiva il flusso
è stato scritto più di cento anni fa forse noi oggi abbiamo la possibilità
Di mettere in pratica questo consiglio
Finito per
Grazie
Mi pare che nelle osservazioni sin qui fatte
A parte tutte queste sulla classificazione c'è una appunto che indubbiamente
Richiama la nostra attenzione di attivisti e diplomati iscritte che in realtà poi lo studio del documento è una disciplina che si chiama rientri una disciplina che si chiama diplomatica da un lato fondamentale come è stato rilevato è la semplificazione delle procedure perché applicare l'automazione alle farraginose procedure che caratterizzano la burocrazia italiane non solo italiana perché poi non è che negli altri Paesi le procedure burocratiche siano la quintessenza della semplificazione della semplicità
è indubbiamente se non si arriva alla semplificazione di procedure amministrative e l'informatica non fa altro che moltiplicare in progressione geometrica la farraginosità
Quindi questo mi sembra fondamentale però il punto chiare da un punto di vista concettuale è il ripensamento teorico del concetto di documento
Se il documento è la rappresentazione formale dell'atto giuridico nello abbiamo seguire con grande attenzione l'evoluzione del diritto informatico di come cambia la concezione dell'azione giuridica in ambiente elettronico
E di conseguenza perché poi noi come attivisti subentriamo di conseguenza l'elaborazione giuridica
Di conseguenza come cambia il documento in ambiente elettronico
Se abbastanza facile definire una lettera spedita per e-mail assai più complicato e capire che cos'è il documento elettronico quando ci muoviamo
In banche dati in processi di documentazione di documenti che possono est informazioni che possono essere interrogati contestualmente da soggetti diversi
Dobbiamo sempre comunque fare l'attenzione a qual è l'autorità che ha il potere di modificare implementare ridurre i dati perché per noi il principio di provenienza che è fondamentale e si lega all'autorità che ha il potere di gestire i dati non tanto quella che ha il potere la facoltà di interrogarli
Quindi questo è un punto per noi nodale che si collega alle osservazioni di Valenti che non a caso io per primo richiamato su questo su questo problema
Quando Valenti parla di archivio più Tesauro sollecitate da riflessioni fatte sugli archivi ma a partire dagli archivi medievali
Ma non a caso il rischio di concentrare troppo la concezione di documento esclusivamente sul documento che ha funzione giuridica che ha ma soprattutto su quello che ha valore decisionale
Rischia di portare lo stato della documentazione del ventesimo dica ormai diciamo del ventunesimo secolo ha una sottile situazione medievale
Cioè dove si conserva solo la manifestazione di volontà certamente le le leggi le sentenze il provvedimento amministrativo nella sua veste formale dovranno comunque essere conservati in qualche maniera ma noi rischiamo di perdere tutta quella parte di documentazione che costituisce il processo che porta la decisione finale
Tutta quella parte di appunti di comunicazioni informali di atti preparatorio informativi di materiali sequestrati
Che fanno parte integrante del procedimento e che hanno costituito fino ad oggi la gioia del ricercatore soprattutto della documentazione dal Seicento al ventesimo secolo
E quindi questo preoccupazione indubbiamente esiste pensiamo ad esempio che non convegno sugli archivi delle organizzazioni internazionali che è stato tenuto quest'anno all'Archivio centrale dello Stato
Un rappresentante della FAO ci ha detto che su circa due mila
No venti mila venti mila informazioni e-mail che arrivano quotidianamente alla FAO entrano a far parte dell'archivio non più di venti o trenta
Sono proporzioni che indubbiamente inducono alla riflessione di quello che resterà come fonte della produzione del dell'era elettronica delle produzioni documentali e dell'era elettronica
E quindi e questo aspetto di diplomatica del documento che CD ci impegna in primissima persona d'ora la parola Maria Guercio che parlerà della formazione dei responsabili dei servizi per la gestione dei flussi documentali e degli archivi
Grazie
A senza volermi paragonare a dei tavolini naturalmente anzi questo dà la misura di che cos'era il direttore dell'Archivio di Stato di Roma la fare alla fine del secolo scorso perché se noi lo conosciamo ma non possiamo pretendere effettuate ciclo scappato
Però ecco io ho rappresentato queste questa l'anno scorso le gli archivi non ero neanche dirigente
Nella gruppo di lavoro che ha elaborato regole sul protocollo informatico dovuto ripetere varie volte list la stessa frase o gli stessi concetti che De Paoli aveva espresso un secolo fa
Perché questo ed è poi centro della mia riflessione oggi perché l'errore secondo me l'errore
La il limite di quella norma che forse un secolo fa non ha non aveva ragione di considerare
Era il fatto che quell'enorme non pensavano non prevedevano le strutture e le persone
Realizzare un sistema di gestione documentario che non potete restare integro nel tempo i titolari
Non potevano essere stabili per un secco di titolari di sistemi di classificazione sistemi di gestione inevitabilmente forse un secolo fa agli inizi del Novecento non si poteva immaginare
Quanto sarebbe
Diventato quanto sistema amministrativo sarebbe cambiato in continuazione organigrammi che montavano Queen si poteva pensare a sistemi stabili nel tempo invece i sistemi amministrativi non sono stabili quindi sistemi documentario non possono essere stabili hanno bisogno di strutture di responsabilità e di persone capaci che le
Che integrino e realizzino aggiornino continuamente questi prodotti
Le innovazioni
Hanno bisogno di persone che lei condivida no e hanno bisogno di persone che siano capaci di realizzarle
E su questa base di Boris ha ripetuto questa mia riflessione sulla formazione sulle figure professionali che la di cui la pubblica amministrazione dovrà dotarsi in futuro si potrà vorrà essere all'altezza punto del dei cambiamenti tecnologici di cui si appresta a rifornirsi in abbondanza
E inizierà l'intervento leggendo uno dei tanti annunci
Che si trovano con sempre più frequenza
Sull'ormai fa numerose liste di discussione archivistica internazionali poi se qualcuno dei colleghi vuole chiederò anche l'indirizzo per rispondere siamo certi sì stiamo cercando un archivista con esperienza e capacità innovativa e creativa
Per dirigere un gruppo di lavoro di cinque persone che ha il compito di fornire servizi di gestione documentaria alla Glaxo corpo Rezza
Sarà responsabile del servizio nel servizio informativo documentario dell'azienda con il compito di sviluppare la strategia di archiviazione contribuire al processo di automazione dei processi documentali gestire il patrimonio archivistico della società si richiedono inoltre alcune specifiche conoscenze professionali due punti capacità di direzione capacità di comunicazione si aggiunge scritta e orale che mi dà l'idea che anche nel mondo anglosassone i nostri studenti ossia i loro studenti non siamo tanto bravi descrivere
L'attore eccetera di marketing conoscenze informatiche in materia di occhi sotto Nation e trattamento di basi di dati
Richieste simili affidate alla Rete di personale archivistico qualificato sono ormai all'ordine del giorno io ho cominciato a conservarle ce ne sono veramente decina settimana
Soprattutto nel settore privato
Banche assicurazioni società informatiche come l'IBM la Microsoft devo dire che ho avuto un momento di riflessione sul fatto che la Microsoft cercasse attivisti qualificati capaci di affrontare i problemi della conservazione permanente di documenti elettronici per il proprio archivio non per gli archivi degli atti che la ovviamente su cui andrebbe fatta una riflessione
Ma anche centri di ricerca universitari cercano specialisti cui affidare il sistema di gestione dei flussi documentali della loro organizzazione
Quindi nei paesi anglosassoni e il mondo dell'impresa e della ricerca sempre molto attento questo ci dovrebbe far riflettere un mondo attento
All'uso delle risorse alla valutazione dei costi di gestione ad esprimere questa necessità quindi si ha voglia e bisogno di spendere questi soldi per gli specialisti
In Italia l'esigenza di disporre di archivisti qualificati per la tenuta degli archivi correnti è stata invece e devo dire finalmente riconosciute accennate ambito pubblico
Non nella forma di un'esplicita richiesta da parte delle amministrazioni bensì nella propri nella previsione normativa che ha stabilito all'interno delle recenti disposizioni sul protocollo informatico anche la creazione di un servizio per la gestione dei flussi documentali
E la definizione dei requisiti minimi per la direzione di questo servizio poi vedremo meglio le ragioni contenuto e le implicazioni di questa disposizione normativa di cui e chiaro sono anche evidenti dischi alcuni rischi dovuti alla difficoltà di dare attuazione a un provvedimento che riguarda tutte le venti mila i più amministrazioni pubbliche
Italiani tuttavia questo vorrei sottolinearlo il provvedimento non è e poi dirò anche perché ne prematuro nei realistico per la portate per l'impegno che richiede come pure capita tante troppe volte nel nostro ordinamento giuridico i segni di un cambiamento nella direzione definita dal decreto e già da alcuni anni sia pure molto timidamente
In atto in molti settori della pubblica amministrazione
In particolare negli enti pubblici territoriali nei comuni di media dimensione nelle province nelle regioni in particolare in quelle istituzioni che hanno cominciato prima e meglio di altri a prendere sul serio la legge sulla trasparenza amministrativa ad assumersene le responsabilità valutarne i mezzi
A cominciare proprio da una trasparente ed efficiente gestione degli archi
Attivazioni di uffici per la gestione dell'archivio assunzione di personale fornito delle qui necessari requisiti professionali elaborazione di regolamenti del Silvio piani di classificazione e di conservazione
Sviluppo i sistemi informatizzati per alleggerire il lavoro di routine degli operatori e qualificare i risultati sono alcuni degli interventi significativi adottati con il sostegno degli archi degli archivisti di Stato che naturalmente sono stati a lungo gli unici isolati inascoltati sostenitori di questa evoluzione
Il dato più rilevante
è il dato più rilevante evidente già da alcuni anni in molte amministrazioni molte istituzioni pubbliche
E non solo in quelle più attente ai problemi dell'accesso è l'affinamento delle funzioni documentarie
A personale di più alto profilo professionale io sono almeno quindici anni che faccio formazione professionali corsi di vario genere e questo cambiamento non votato non solo specialisti
Non è gente che ha fatto le scuole d'archivio ma è sicuramente gente di più alto profilo professionale gente che quasi sempre laureata
Contrariamente a quanto è avvenuto per decenni e ancora naturalmente avviene largamente nelle amministrazioni che hanno delegato ed è leggano completamente la funzione documentaria a personale di basso profilo
Deresponsabilizzato e demotivato archivisti cui si richiedeva solo anche per legge il diploma di scuola media inferiore e per i quali ovviamente non si prevedevano interventi formativi e di riqualificazione
Che sia una norma di legge a innovare radicalmente l'organizzazione per la gestione dei documenti e non certo un bene
Ma non può naturalmente stupire troppo in un Paese che dove le norme in vigore sono poco meno di duecento mila d'altra parte è stata anche l'assenza di specifiche disposizioni in materia di responsabilità di strutture e di risorse adeguate al corretto esercizio della funzione archivistica nelle pubbliche amministrazioni
A contribuire allo stato di degrado e di abbandono
Alla situazione di emergenza
Che gli operatori di settore gli amministratori più avveduti gli archivisti lamentano da tempo
L'intervento normativo che consente promuove l'utilizzo diffuso di tecnologie dell'informazione per la gestione dei documenti
E che ha previsto quindi un servizio dedicato un profilo professionale e tecnico per il suo responsabile
Non ha perciò operato una forzatura indebita come qualcuno sarebbe tentato di sostenere considerando soprattutto la complessità l'impegno che questo cambiamento richiederà alle nostre amministrazioni
Mi chiederà a Monti ticket lo richiederà le amministrazioni interessate che dovranno applicare il provvedimento lo richiederà agli archivisti agli attivisti di Stato che dovranno vigilare su questo provvedimento
E sorvegliarlo nel caso delle del
E azione degli operatori già attivi nel settore
Il cambiamento necessario era naturalmente tardivo
Come dimostrano le condizioni di degrado e gli archivi pubblici e di umiliazione degli operatori d'archivio
Quando si parla di classificazione di registrazioni corsi di formazione che io faccio spessissimo in realtà gli operatori dell'archivio benché non sempre adeguatamente preparati
Hanno chiarissima l'utilità di questi strumenti sanno di che cosa si parla saprebbero anche usarli se qualcuno gliele mettesse in mano in modo adeguato East avrebbero anche estere
Sono anche pronti alla riqualificazione tra l'altro noi in Italia abbiamo un patrimonio umano
Che nessun altro Paese al mondo va perché i sistemi di registrazione di protocolli di classificazione esistono nelle amministrazioni pubbliche solo nel nostro Paese non c'era la Francia non c'era la Spagna non ce l'hanno d'America
Ce l'hanno alcuni Paesi nordici e questi paesi che non hanno questi strumenti stanno molto peggio di nuovi e non hanno neanche risorse umane da riqualificare mentre non ce l'abbiamo gente che sa che cos'è un documento
Decine di migliaia di persone che sanno che cos'è un documento che lo registrano male magari ma che potrebbero essere riqualificate adeguatamente
Non c'è dubbio che per progettare e sperimentare realizzare coerentemente con la struttura organizzativa dell'ente strumenti archivistici a informatici per la gestione corretta dei documenti
E dei flussi amministrativi ne ha parlato Linda Giuva
è in primo luogo essenziale disporre di risorse intellettuali interni
Autorevoli riconosciute qualificate e motivate capaci ad esempio di progettare cosa tutt'altro che semplice un sistema di classificazione e di conservazione
Utilizzare prodotti di workflow
Per definire il movimento dei documenti in relazione le responsabilità amministrative pianificare le fasi dell'automazione della funzione documentaria
E così via identificare dove informatizzare quando informatizzare i documenti
Il DPR quattrocentoventotto ha giustamente ritenuto che per organizzare il servizio documentario di un'organizzazione sia necessario per studiato archivistica non ha potuto dire qua quali scuole ma ha detto che è necessario
Veniva
Qui semplicemente ecco questo è il contenuto del famoso articolo
Dell'articolo due dell'articolo dodici
Che appunto stabiliscono e definiscono che cos'è il servizio per la gestione dei flussi documentali a chi deve essere affidato a un dirigente funzionario comunque in possesso di donne requisiti professionali
O di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente formulazione
Un po'ambigua ma non si poteva fare di più e di meglio oggi e nel momento in cui non si può imporre le amministrazioni un diploma un titolo come requisito di base per l'assunzione di personale professionale professionalizzato
è stato detto appunto
Che questa norma metterebbe in difficoltà le piccole amministrazioni piccoli comuni sette mila comuni le ASL e così via che non hanno certamente le risorse per assumere archivisti qualificati di profilo medio-alto
In realtà io credo che la disposizione non preveda affatto l'assunzione immediata e generali di decine di migliaia di archivisti
Ampio spazio è lasciato ad interventi mirati intelligenti di riqualificazione aggiornamento professionale
Che tutti i sostenitori delle riforme amministrative dell'innovazione tecnologica ritengono giustamente centra chi si riempie la bocca di formazione e riqualificazione Sicet tutti che centrale strategica nel nostro Paese e allora decidiamo dove e quando almeno in alcuni settori cominciare
Si spendono da tempo somme notevoli con risultati devo dire anche piuttosto scarsi almeno per quanto riguarda il settore specifico della gestione documentaria
L'inadeguatezza delle iniziative formative dovuta più che alla cattiva qualità dei singoli corsi spesso alla carenza e alla confusione degli obiettivi
Questo devo dire che nell'ambito in ambito regionale questo capita continuamente anche un senso di frustrazione non solo per chi partecipa anche per chi è chiamato a insegnare
A far dare docenza il cui unico vantaggio quello di essere pagato per queste prestazioni ma con un senso veramente qualche volta di disperazione perché si dà formazione a giovani o persone anche che già operano e amministrazioni non mirate a quello che sul serio poi saranno chiamate a fare
Soprattutto la frustrazione che deriva dal fatto di non poter mettere Maya frutto le conoscenze maturate o creare aspettative che non avranno possibilità di realizzarsi
Nel caso specifico direi oggi su questo terreno ci troviamo nella felice rara circostanza di potere e domenica per avviare processi formativi mirati ad obiettivi definiti ragionevoli Chiarini contenuti
Si tratta naturalmente anche per il numero rilevante delle amministrazioni interessate i ritardi enormi accomunati da tutti gli interlocutori e aggiungo tutti inclusa l'Amministrazione archivistica in questo campo
Interventi urgenti molto impegnativi certamente ambiziosi ma tutt'altro che velleitari
D'altra parte se l'obiettivo dell'intero dispositivo e quello di contribuire a migliorare il livello delle pubbliche amministrazioni del nostro Paese
Prendendo le adeguate a livelli europei poi su questo che i livelli europei in ambito di gestione documentari siano adeguati andrebbe meriterebbe una riflessione ma sicuramente sono più efficienti in alcuni casi più trasparenti
Mettere in grado di amministrazione di offrire servizi di qualità ai cittadini a cominciare proprio da una corretta organizzazione dei flussi documentali è indispensabile alzarmi innanzitutto il livello del personale utilizzato per questa funzione
Le risorse per la formazione non mancano sei mila miliardi credo che siano i soldi lette le risorse finanziarie che le Regioni hanno a disposizione per la formazione professionale dico che devono essere tutti spesi per formare gli archivisti però sicuramente una quota adeguata può essere indirizzata correttamente in modo anche cupe oh naturalmente cooperativo in questa direzione
Il problema è quello di superare la frammentazione esistente delle politiche delle iniziative in materia di formazione l'insufficienza di nella definizione di obiettivi concreti e significativi
Problemi che peraltro mi sembrano in via di superamenti esiste un protocollo di intesa addirittura un Regolamento pubblicato su internet nel sito del Miur sto molto interessante sulla gli atti possibilità di accordo tra Stato Regioni ed enti locali
In materia di formazione procedimenti finalmente definiti in modo chiaro per l'erogazione dei fondi possibilità di cooperare
A tra amministrazioni tra Stato Regioni università nella in una direzione condivise coordinata in materia di formazione
Per immaginare però qualche esempio concreto di cooperazione è necessario partire dei compiti che il provvedimento sopra dopo all'informatica attribuisce al tecnico responsabile servizio per la gestione dei documenti atti di essere
Allora qui abbiamo l'elenco punto dei compiti previsti per gli archivi correnti
Definito ed è se voi leggete le scorrettezze siamo nel DPR quattrocentoventotto vedrete che i compiti
Sono veramente e le responsabilità sono veramente notevoli e richiedono una attenta preparazione una riqualificazione anche dei tecnici che già esistono e operano negli archivi delle amministrazioni
Definizione di autorizzazioni di accesso garanzia della correttezza dell'operazione di protocollo ripristino delle funzionalità
Soprattutto direi definizione sviluppo del sistema di tenuta dei documenti dei flussi documentali e degli archivi e ancora vigilanza sull'osservanza delle disposizioni normative cioè e compiti di alto profilo e lo stesso vale per i compiti relativi documenti che noi consideriamo inattivi cioè di depositi e storico
Tra controllo sui sul movimento degli archivi elaborazione dei piani di conservazione classificazione selezione controllo della movimentazione trasferimento in modo adeguato cioè anche con gli strumenti di corredo di ricerca originali anelli e nelle sezioni separate da archi lo negli archivi storici
Volendo tentare una prima analisi delle attività previste e delle capacità da sviluppare
Dire e soprattutto delle nuove conoscenze che vengono richieste per l'utilizzo delle procedure informatiche è chiaro che a sia per i compiti tradizionali che per i compiti più nuovi c'è bisogno di strumenti di approfondimento ulteriori quanto meno proprio per la posizione di direzione di coordinamento per responsabile del servizio
Quali sono i nuovi obiettivi formativi
La capacità gestionale nell'uso delle risorse umane
Presenti e bisogna imparare a fare analisi costi benefici bisogna essere capaci di predisporre piani di fattibilità capacità di utilizzare indirizzare correttamente il sistema di comunicazione
Quando si parla di documenti archivistici
Il problema che sottolineava Paola Carucci venti mila e-mail ma solo trenta sono documenti considerati i documenti può essere un errore ma sicuramente il problema di un ingorgo informativo dentro le amministrazioni è una realtà esserlo sarà sempre più e compito dell'archivista è proprio anche quello di identificare la comunicazione
Che destinata a produrre documenti che costituisce un documento e invece l'informazione che anche informazione pubblica
Io ho lavorato per alcuni anni è formula
Come rappresentante degli archivi al forma della Società dell'informazione dell'Unione Europea uno dei problemi più terribili alla fine gli ho fatto una lezione di archivistica perché non ne potevo più è la confusione che c'è nelle teste degli amministratori a tutti i livelli in tutti i Paesi fra informazione pubblica e documento
Naturalmente il problema dell'informazione pubblica un problema fondamentale di accesso e cittadini di imparzialità nell'informazione che deve essere disponibile per tutti ma una cosa è lì la la la capacità
Di informare i cittadini
In modo adeguato e corretto è una cosa e conservare produrre documenti come risultato delle attività
Che si svolge come supporto delle decisioni affini di autenticità affini di garanzia del diritto eccetera eccetera ecco questo è un problema che va assolutamente affrontato e gli attivisti devono essere preparati ad affrontarlo
Capacità di progettazione aggiornamento dei degli strumenti archivistici capacità di partecipare quindi capacità di capacità di un linguaggio adeguato
Alla progettazione dei flussi amministrativi del processo decisionale io presento i miei studenti insegno le tecniche di Valtellina perché devono saper usare lo stesso linguaggio degli informatici
Perché è un linguaggio universale può in alcuni casi disegnare i concetti vuol dire che non ci sono ambiguità nelle parole quindi è una capacità che i nuovi operatori
Di un certo livello di un certo profilo dovranno possedere capacità di adeguare il sistema documentario alle alla evoluzione dei modelli organizzativi le amministrazioni cambiano in continuazione bisogna essere capaci
Di costruire
Cultura documentario adeguate le strutture amministrative che volgono
Le strutture che si dedicano alla formazione iniziale degli archivisti non potranno è già di fatto lo fanno non tener conto di queste innovazioni del profilo professionale
E e dovranno essere quindi in grado di fornire le basi per questi formative per questi nuovi profili
Dovranno essere fatti anche dei corsi di riqualificazione in collaborazione con i centri di formazione Diversi sia a livello regionale statale che già esistono
La lunga impegnativa fase di transizione che ci aspetta non è però inaspettata e quindi a mio avviso appare meno sconvolgente di un cambiamento improvviso danni i corsi biennali offerti dalle diciassette scuole degli archivi di Stato sono frequentate da un numero sempre più consistente di dipendenti pubblici
E privati e si sottopongono anche alle faticose esercitazioni di diplomatiche paleografia latina
Allorché il sono obbligatorie oggi nelle nostre scuole finora allo scopo di acquisire sia pure in modo non del tutto coerente con i loro bisogni Cornello e con le innovazioni tecnologiche e organizzative
Che stanno trasformando il lavoro amministrativo per acquisire competenze per la gestione dei documenti d'archivio
Le scuole come le università peraltro hanno già cominciato di propria iniziativa con i pochissimi metri a disposizione a introdurre in forma di corsi integrativi nuovi contenuti
La difficoltà di trovare rapidamente tutte le risposte operative
A questo processo di riqualificazione di nuova formazione non dipende direi solo dalla complessità del l'ampiezza del problema
Ma anche dall'incertezza di una lunga fase di trasformazione che coinvolge ormai tutte le strutture interessate anche le strutture informative
Ed è la conseguenza assenza di parametri definiti oggi sono oggetto formale
Il sistema universitario inclusi i settori che oggi contribuiscono alla formazione degli archivisti ieri abbiamo avuto una riunione dei presidenza dei corsi lauree conservazione beni culturali per discutere i nuovi cambiamenti in corso
Tutta l'università verrà completamente trasformata
Nei percorsi formativi verranno aboliti i diplomi
Nella cosiddette lauree Brady trasformati
La Scuola speciale per archivisti bibliotecari non potrà più essere quella che è stata finora dovrà ricco completamente modificare la propria struttura suo statuto
I corsi di laurea le facoltà di conservazione per i beni culturali dovranno radicalmente cambiare la loro struttura
Il settore della formazione professionale che come abbiamo visto è oggetto di nuovi regolamenti il sistema delle scuole d'archivio di Stato oggetto di uno specifico importante progetto di riforma che prevede un doppio livello formativo
La commissione dovrebbe concludere entro credo un mese un mese e mezzo i suoi lavori
Si prevede un corso di due anni di natura più generali per diplomati e un corso di specializzazione sempre biennale successivo alla laurea distinto in due indirizzi
Finalmente da una parte l'archivista conservatore e dall'altro l'archivista contemporaneo qua non dovrà più essere chiamata a fare esercizi diplomatica del documento
Anzi medievale ma dovrà sicuramente studiare diplomatica del documento contemporaneo
Da notare che entrambi gli indirizzi prevedono una rilevante formazione in campo informatico anche l'artista conservatore deve sapere di informatica e un'attenzione specifica i problemi di natura gestionale
Nei nuovi curricula in via di definizione sono impreviste materia come informatica generale elaborazione di basi di dati in gestione dei sistemi informativi archivistica informatica
E e in questo ambito del rilevare la possibilità che regolamenta in corso di elaborazione prevede questo mi è sembrato una scelta molto intelligente
Di organizzare i corsi più brevi
Da concordare con le Regioni con altri istituti formativi
Nell'ambito dei loro specifici progetto piani dei piani di settore con lo scopo definito di fornire moduli formativi per integrare con altri interventi anche esterni
Per la riqualificazione professionale cioè le scuole d'archivio per esempio potranno potranno dare alcuni degli esami
Consentire che alcune delle materie potrà saranno frequentate anche da per da nell'ambito di corsi regionali di formazione
Il tempestivo intervento dell'Amministrazione archivistica in materia di formazione e le soluzioni progettate per venire incontro ad esigenze immediate di riconversione e riqualificazione del personale già impiegato nelle amministrazioni
Oltre a segnare una svolta importante rispetto ad alcuni ritardi del passato
Costituiscono uno strumento essenziale per affrontare i cambiamenti in corso in almeno tre settori
E qui appunto di che cosa abbiamo bisogno di quali archivisti abbiamo bisogno abbiamo almeno tre livelli di formazione la formazione iniziale per operatori diplomati
Un diploma di primo livello la formazione iniziale per archivisti specialisti da impiegare
Con compiti di coordinamento e di direzione sia in ambito pubblico ma anche in ambito privato cominciato a sentire alcune imprese che hanno richiedono prima ancora nell'ambito pubblico specialisti per la gestione documentaria
E poi terzo punto fondamentale la integrazione formativa
Di chi già opera cioè finalizzata la riqualificazione professionale dei dipendenti che già operano all'interno delle amministrazioni gran gente
Spesso generalmente oggi imposizioni e in qualifiche inferiori o comunque non sempre con tutti gli strumenti formativi
Adeguati evidente che il tema presente ancora molti altri aspetti che meritano analisi e riflessioni e soprattutto nodi critici che qui vorrei soltanto elencare che non possono essere sottovalutati
La definizione dei profili professionali e dei livelli di accesso per gli archivisti delle pubbliche amministrazioni qui ci vuole un accordo con la noi abbiamo chiesto e non sono più né l'Amministrazione archivistica insegna Urbino ma avevamo chiesto all'Aran e alla con la all'Alte al dipartimento della funzione pubblica un tavolo comune di riflessione su questi problemi che vanno definiti non vanno non non è un problema di direzione Dean può imposizioni un problema
Da definire in modo cooperativo ancora una volta modalità per la sperimentazione di nuovi supporti strumenti formativi che integrino i curricula di base
Quindi come aggiornamento aggiornamento permanente il futuro di chi opera degli archivisti ma di tutti quelli che operano nella che trattano l'informazione e documenti sono la forma privilegiata di informazione
Ha bisogno che opera ha bisogno di aggiornamento permanente e di orientamento permanente anche con strumenti nuovi di formazione a distanza
Percorsi formativi di consolidamento perché già a una formazione di base ma ha bisogno di esseri di di di essere più preparato ad affrontare la fase di emergenza percorsi formativi per il passaggio nuove responsabilità
E infine la determinazione dei criteri e degli strumenti per la verifica la valutazione e la certificazione delle conoscenze acquisite
Che in ambito pubblico assumono notevole rilievo organizzativo ed economico
Basti pensare al problema peraltro sottolineato dall'Aipa nel rapporto sulla formazione del personale informatico delle pubbliche amministrazioni di cui giustamente laica si preoccupa molto del diesel disallineamento
Così questo il termine utilizzato tra qualifiche riconosciute funzioni svolte è un rapporto sulla formazione che troverete sul sito Aita
Sul web
Un'altra questione che richiede un chiarimento riguarda i modi di collaborazione possibile e auspicabile tra i fornitori di servizi educativi e formativi in questo campo
Con particolare riferimento al rapporto tra scuole degli archivi di Stato e università cioè i corsi di laurea in conservazione dei beni culturali indirizza archivistico oggetto come dicevo di una riforma che prevede due livelli tre livelli di formazione una specializzazione e così via non voglio entrare nel merito di questi problemi che sono ancora poco chiari
Diciamo che indipendentemente dagli esiti di questi processi di riforma e dalla capacità peraltro in questo Paese sempre molto ahimè illimitata di cooperazione tra istituzioni diverse ognuno si costruisce i suoi recinti
E non è disposto a ragionare in termini di cooperazione appare chiaro che il futuro della formazione nel campo degli archivi vedrà un serrato confronto tra fornitori di servizi educativi fatto speriamo sia di collaborazione ma anche perché no di una sana concorrenza
E quindi destinato a sviluppare a tutto vantaggio degli utenti
Che sono gli studenti tinti frequenterà questi corsi elementi di verifica della qualità in materia di insegnamento di sviluppo della ricerca introduzione dell'innovazione tecnologica di continuità nella formazione nel tempo
La questione tuttavia centrale urgente oggi otto maggio mille novecentonovantanove
In considerazione delle scadenze strettissime che abbiamo di fronte che il DPR quattrocentoventotto stabilisce alcune addirittura per le amministrazioni erano entro il trentun marzo altre quelle importanti entro il trentuno dicembre di quest'anno
Ma soprattutto pensando di affrontare finalmente i ritardi l'insufficienza del sistema documentario di cui tutti siamo vittime come cittadini ma anche come dipendenti delle pubbliche amministrazioni
La ricerca dei precedenti è un incubo per esempio dei degli architetti che lavorano nelle soprintendenze
Del ministero per i Beni culturali sono le soprintendenze ridotte peggio dal punto di vista degli e all'organizzazione archivistica perché nemo propheta in patria gli archivisti del Ministero Beni culturali non sono particolarmente considerati sta cambiando anche lì qualcosa che parlerà Elisa Bucci
Ecco quindi siamo tutti vittime di questa cosa e dobbiamo proprio affrontare le modalità per gestire l'emergenza formazione in tempi rapidi con strumenti adeguati risorse coordinamento riorganizzazione si è parlato recentemente non incontro con il sottosegretario per il lavoro Morese il direttore generale per i beni archivistici Italia di un tavolo comune tra tutte le amministrazioni interessate per definire procedure mezzi di cooperazione in questo settore
Si sta lavorando con grande determinazione vorrei ricordare Gigliola Fioravanti le capo della divisione seconda
Dell'ufficio centrale beni archivistici che sta lavorando con grande determinazione la riforma delle scuole d'archivio al recupero di risorse finanziarie utilizzando anche i fondi per il Giubileo e tutto quello che è possibile i soldi dell'otto per potenziare le scuole d'archivio perché appunto non si fanno le nozze coi fichi secchi
Questo è bene che ce lo ricordiamo sempre approfittando quindi tutte le possibili fonti disponibili gli ostacoli da superare l'ampiezza dell'intervento previsto richiedono che si proceda rapidamente in questa direzione
Nel nostro Paese si cambi opinione con molta facilità anche su temi ritenuti cruciali rendendo così difficile e qualche volta insostenibile con lavoro di pianificazione a lungo termine delle attività che solo può dare frutti duraturi e produrre i cambiamenti che tutti i cittadini amministratori auspicano
Gli archivi
Richiedono più di altri settori programmi di lavoro stabili
Che sappia tener conto dell'evoluzione tecnologica ma anche possano costruire basi strumenti solidi per la memoria del futuro a cominciare proprio da una riqualificazione delle risorse umane esistente
Grazie
Grazie
A questo tema della così cruciale della formazione professionale si collega da un punto di vista teorico la riaffermazione con forza del concetto unitario di archivio
Che per noi archivisti di Stato è sempre stata presente cioè l'archivio concettualmente è unitario dal momento in cui i documenti si producono giornalmente per l'attività quotidiana al momento in cui passando all'archivio di deposito dove questo uso amministrativo e meno frequente fino al passaggio previo lo scarto la selezione scarto all'archivio storico
Credo che sotto questo aspetto se certamente da un lato per le grandi amministrazioni dello Stato le regioni grandi Comuni grandi enti è necessario che la gestione dell'archivio storico sia distinta
Dalla gestione degli archivi amministrativi e di deposito
Per moltissimi enti invece è fondamentale che lo stesso personale posso comparsi tanto dell'archivio corrente quanto dell'archivio storico
Credo che sia questa la chiave per la riqualificazione del personale degli archivi correnti in strutture che non possono in nessun caso per mettersi sotto il profilo economico due visti i due diverse figure professionale nel settore degli attivi
Credo che sarebbe importante sotto questo aspetto guardare da vicino l'esperienza spagnola soprattutto per quanto riguarda la Rete degli archivi comunali
Nelle dopo la trasformazione politica della Spagna e dopo qualche anno e quindi la dopo anche l'approvazione del procedimento sul del alle norme sulla trasparenza del procedimento amministrativo al diritto all'accesso molto simile alla nostra
In Spagna si è creato un movimento forte Djurgården riorganizzazione degli archivi comunali
Attribuendo a responsabile dell'archivio comunale intanto preoccupandosi di dare una formazione corretta sotto il profilo tecnico ma tribù endo funzioni legate al concetto di alta qualità del servizio
Alta qualità del servizio al cittadino e chiede di tutelare i suoi diritti io al cittadino che va nell'archivio per studiare la documentazione più antica i risultati sono notevoli c'è un risparmio indubbiamente dispensa e c'è soprattutto una soddisfazione direi generale della collettività anche perché a questa figura di archivista che si occupa dell'archivio corrente dell'archivio storico
Viene anche attribuita una notevole in funzione di avvicinamento del cittadino anche alla documentazione storica attività didattica inserimento quindi soprattutto in piccole realtà territoriali
Del Servizio archivio come una struttura di promozioni anche culturale e sociale della collettività
Prima di passare alle esperienza dei Progetti
Sono lieta di presentare brevissimamente questo volume che rappresenta la pubblicazione degli atti
Della con della prima Conferenza nazionale degli archivi che si è tenuta nello scorso anno dal primo al tre luglio del mille novecentonovantotto presso l'Archivio centrale dello Stato
Questa conferenza era stata fortemente voluta dall'allora sottosegretario di Stato per i beni culturali la Volpe ora sottosegretario al ministero dell'Interno
Per porre in evidenza non tanto la nostra tradizionale funzione di conservatori delle fonti per la ricerca storica
Quanto proprio queste nostre funzioni sul versante dell'amministrazione attiva la la la conferenza partiva dalla constatazione di alcuni punti nodali e il la giornata di oggi in certa misura e uno dei passi rientra nelle varie idee proiettano progettate in quella sede
Ma si era partiti dalla constatazione
Del policentrismo esistente nel nostro Paese per quanto riguarda la conservazione e la valorizzazione degli degli archivi storici
Da un lato una forte Rete degli archivi di Stato archivi centrali dello Stato e archivi di Stato in ogni capoluogo di provincia
Ma dall'altro le le regioni che ancora non hanno istituito non archivi storici ma i Comuni le Province Istituti della Resistenza istituti storici del Risorgimento fondazioni istituzioni private che conservano documentazione
L'altro punto dal quale eravamo partiti era la riflessione sulla innovazione della pubblica amministrazione il tema che oggi ha trattato Linda Giuva
Con particolare attenzione al problema della semplificazione delle procedure amministrative ai riflessi dell'automazione sulla produzione documentaria ai riflessi sull'organizzazione e sul servizio della pubblica amministrazione a seguito delle norme sulla trasparenza del procedimento amministrativo il diritto di accesso e poi sulle norme della tutela della riservatezza che in certa misura vanno ahimè a neutralizzare pesantemente il passo avanti e la norma sul diritto all'accesso aveva portato nella nostra amministrazione
Il rigore della norme sulla tutela
Del deride dei dati personali che non prevedono a tutt'oggi tra la destinazione dei dati personali la conservazione per fini di ricerca storica costituisce forse uno dei nodi centrali delle nostre preoccupazioni
Se cioè e nella legge sulla tutela dei dati personali si parla sempre di dati e mai di documenti partivi se non all'articolo quarantatré e dove si fanno salve la legge sull'archivio di archivi la nostra idea artistica il sessantatré e la legge sul procedimento sulla trasparenza del procedimento amministrativo
Ma è in corso di elaborazione un procedimento provvedimento per la tutela dei dati personali nell'ambito della ricerca storica della statistica della ricerca scientifica
Ahimè il rigore e direi la filosofia sottesa alla tutela dei dati personali che è quella della distruzione in quanto è evidente che la miglior conservazione dei dati la miglior tutela dei dati personali e la distruzione stessa dei dati va a cozzare violentemente con la funzione propria di ogni Paese civile di conservare la memoria storica
Sono pochissimi documenti della pubblica amministrazione in cui non risultino dati personali
Forse le leggi forse i provvedimenti amministrativi di carattere generale ma tutto il resto della documentazione a dati personali
Quindi questo problema che forse in quella sede lo scorso anno non ci si rivelava con la drammaticità che sa invece emergendo in questi giorni
Ieri andare in Consiglio dei ministri un provvedimento che identificava delle categorie di dati personali che debbono essere conservati
Perché per fortuna si riconosce che esistono dei diritti della collettività superiori al diritto del singolo alla tutela della propria riservatezza ma c'erano ci sono dei rischi costante in questa norma e no ma soprattutto che da vanificare il potenziale del diritto all'accesso
L'altro tema di riflessione che non avevano preso in considerazione
Nella conferenza era anche lì i riflessi dell'innovazione tecnologica sulle nostre funzioni di sorveglianza sugli attivi dell'amministrazione di vigilanza sugli attivi degli enti pubblici
Sulle modalità di conservazione dei documenti elettronici sulla comunicazione agli utenti ai nostri tradizionali utenti delle sale di studio
Degli strumenti di ricerca che evidentemente oggi tendono a essere integrati io credo rivisto gli strumenti tradizionali debbono continuare ad esistere gli strumenti cartacei tradizionali devono continuare ad esistere
Ma certamente vengono integrati con nuovi sistemi di comunicazione
Creazioni di banche dati per la ricerca storica comunicazione su internet di guide inventari e così via
L'altro tema sul quale ci eravamo soffermati era quello della formazione professionale di cui oggi più approfonditamente ci ha parlato Mariella Guercio
E infine il tema del diritto all'accesso alla tutela della riservatezza che appunto come dicevo prima è cruciale non soltanto per la ricerca ma proprio per la conservazione stessa dei documenti
In quella sede quindi noi avevamo privilegiato l'invito a rappresentanti di tutte le istituzioni che in qualche modo sono coinvolte nel processo di produzione conservazione e valorizzazione dei documenti
Prima tra tutti quindi la il dipartimento della funzione pubblica e laica
Ma anche il servizio di coordinamento delle Regioni l'Associazione nazionale comuni d'Italia
Rappresentanti Dell'Ara dei rappresentanti delle con fedeli dei sindacati e e poi rappresentanti delle istituzioni pubbliche o private che conservano documenti rappresentanti anche degli utenti
L'aspetto interessante di di questa conferenza e che in siamo riusciti a riportare anche negli atti
E che avevamo deciso di organizzarla attraverso la costituzione di gruppi di lavoro per ciascuno di questi cinque temi principali che ho accennato
Questi gruppi di lavoro con la costituiti da un archivista di Stato e rappresentanti delle altre istituzioni si sono riuniti periodicamente nei mesi precedenti alla primo tre luglio
Per discutere i Problemi e arrivare alla conferenza con un forte lavoro di a discussione a volte anche molto accesa in qualche caso anche violenta
Ma con punti di vista in qualche misura più vicini sui nodi essenziali dei problemi di da trattare
E naturalmente siamo riusciti non ha ovviamente a riportare tutte le discussioni ma per esempio in parte la documentazione che era legata a queste discussioni
Quando si è realizzata la conferenza abbiamo anche destinato un settore alle esperienze di automazione in corso presso i diversi archivi di Stato altre istituzioni culturali che conservano documenti
Poco gestiscono servizi archivistici
E devo dire che l'aspetto forse più interessante di queste rappresentazioni informatiche è che ci sono indubbiamente idee interessanti ma mi sembra concerto scoordinamento
Tra iniziativa iniziativa ecco credo sia venuto il momento
Perché in quanto se consideriamo che la sperimentazione in atto è molto variegata
Forse di riflettere su la possibilità di individuare degli obiettivi comuni dei delle modalità di operare in qualche modo più uniforme anche perché in sostanza poi il pregio della grande ricchezza e potenzialità dell'informatica e la possibilità di mettere in comunicazione e sistemi informativi DiVersi è evidente che questi sistemi informativi debbono in qualche misura essere messi in grado di colloquiare reciprocamente
Tra gli obiettivi più urgenti che ci eravamo posti nelle in questa
In questa conferenza erano quelli appunto di delineare degli obiettivi che potessero essere condivisi dai vari dei vari soggetti
Per Rispetto alle ai problemi che ci eravamo posti qualche risultato indubbiamente si è realizzato nel corso dei dei mesi successivi
Intanto il provvedimento che Enrico non è stato citato prima ampiamente che riconosce la collaborazione dell'amministrazione degli archivi di Stato con l'Aipa per l'individuazione delle modalità di conservazione dei documenti elettronici
Il Regolamento del protocollo informatico che come è stato recentemente provinciali poiché questo momento sottolineato prevede una figura professionale qualificata anche nel settore dell'archivistica per la gestione dei documenti informatici
Un altro punto di grandissima rilevanza è costituito da una le realizzazione di una commissione de la cui istituzione l'allora ministro dell'interno Napolitano cedette comunicazione con una lettera proprio nel momento in cui stavamo dibattendo il tema della Consulta dedita dei documenti riservati
A seguito di un periodo che aveva visto dei rapporti piuttosto burrascosi tra l'amministrazione degli archivi di Stato il ministero dell'Interno cui spetta l'autorizzazione alla consultazione dei documenti riservati
Ma in questa lettera il ministro Napolitano che proprio pochi mesi prima era venuto all'Archivio centrale dello Stato per presenziare al versamento di un imponente fondo archivistico rappresentato dal Fondo Culto
Dal all'inizio dell'unificazione italiana agli anni Trenta fondo sterminato ma di fondamentale importanza per di studi sulla sull'assistenza su opere sulle corporazioni religiose nel nostro Paese in quell'occasione
Noi sottolineammo illa delicatezza del problema delle autorizzazioni alla consultazione dei documenti riservati al ministro Napolitano che colse
L'importanza del problema e proprio l'occasione della conferenza nazionale ci scrisse dicendo che avrebbe costituito una commissione consultiva per il prefetto incaricato di dare le autorizzazioni da documentazione riservata costituita dal prefetto dell'ispettorato per i servizi archivistici
Dal un rappresentante del garante dei dati personali da un rappresentante della commissione per l'accesso dei documenti amministrativi
La soprintendente all'Archivio centrale dello Stato e da un rappresentante della storia degli storici contemporanei designato dal ministero dei beni culturali
Va sottolineata la sensibilità del ministro dell'Interno includere in un organismo proprio Soggetti di altra amministrazione uscenti da altra amministrazione
Questa Commissione ha cominciato a funzionare funziona piuttosto bene e direi che questo problema delle autorizzazioni alla consultazione documenti riservati ha trovato oggettivamente una soluzione positivi
Un altro tema era stato trattato in quella sede e di cui anche adesso appena fatto riferimento Mariella Guercio riguarda il problema del nuovo Regolamento delle scuole d'archivio su questo come è stato detto si sta lavorando proprio per introdurre obbligatoriamente nella formazione tutte quelle competenze che servono per la gestione anche degli attivi contemporaneisti ovviamente per chi lavora all'Archivio centrale dello Stato è un fatto positivo essere riusciti a imporre la creazione di due profili professionali
Non direi tanto tratti vista conservatori attivista contemporaneità perché anche l'artista Contemporanei sta conserva i documenti quanto tra archivista dell'età medievale e contemporanea e moderna
Quindi esperto anche e particolarmente sulla paleografia sulla conoscenza del latino
E l'artista contemporanei bistecche deve essere esperto sia nella conservazione dei documenti contemporanei cartacei ed elettronici
Ma che soprattutto svolge queste funzioni di sorveglianza sugli attivi dell'amministrazione attiva e questo è il punto nodale di collegamento per noi
Con la produzione dei nuovi documenti ed è appunto proprio l'attenzione su questi temi che ci ha portato a continuare la riflessione a cercare di mantenere vivo il contatto anche col dipartimento della funzione pubblica
Per insistere sulla necessità di una formazione archivistica degli operatori degli attivi contemporanei e il Forum che questa mattina si inserisce ovviamente nel quadro degli auspici che avevamo fatto nel luglio scorso
La volume pubblicato dall'amministrazione degli archivi di Stato che a un suo proprio capitolo di bilancio per le pubblicazioni e una con ormai antica consuetudine nella pubblicazione sia degli strumenti di ricerca sia di saggi di storia istituzionale sia di problemi e temi legati in qualche in qualsiasi modo con gli artigli
Passerei ora alla
Rassegna di Progetti e studi particolari in partendo da Elisa Bucci direttore amministrativo nell'ambito del Ministero per i Beni e le attività culturali
Che ci illustrerà il sistema di classificazione la ridefinizione di procedure flussi organizzazioni di una Direzione generale per gli affari amministrativi del personale e del personale ovviamente il lavoro si è svolto sulla nostra direzione generale ma immagino che i problemi risultati siano in qualche misura
Estensibili anche alle altre direzioni generali degli affari amministrativi e del personale
Sì è un augurio che ci
Ora io prima di posso permettermi Mtv strani cabriolet modalità e i criteri
Contenuti nel progetto che è ancora in fase di avrà di sviluppo rielaborazione devo dire che interventi precedenti sono talmente stimolanti che forse ho bisogno di fare una specie di premessa alla al lavoro che invece è stato svolto da noi e che quindi riguarda il nostro settore
E che comunque credo che come e principi possa essere estesa a qualsiasi tipo di attività amministrativa della pubblica amministrazione
Di stimoli son venuti indubbiamente dall'aver ricordato quanta normativa negli ultimi dieci anni sia stata di carattere innovativo di che prevedeva cambiamenti organizzativi cambiamenti culturali a partire anche dalla centoquarantadue la quaterna duecentoquarantuno e fino agli ultimi provvedimenti
Che
Hanno ridisegnato il quadro normativo della della pubblica amministrazione
A
Questo però avrebbe richiesto un con un adeguamento della cultura degli operatori che fosse in linea con questi cambiamenti normativi
Ci siamo trovati io dico mi trovo continuamente a lavorare negli uffici
E avere una continua frustrazione su quello che le normative anche l'ultima quattrocentoventotto consente cioè prevede che debbano essere realizzati delle delle attività delle modalità di lavoro e quello che invece si svolge regolarmente quotidianamente tutti i giorni su sotto gli husky Occhini nei nostri uffici
E quindi la frustrazione è diventa sempre più grande e più andiamo avanti ci vediamo che il passo non riusciamo a tenerlo
E i nostri archivi io parlo dell'archivio della Direzione del personale
Nei credo che in molti casi si analogo se non peggio nella nostra amministrazione un'amministrazione che come ricordavamo dovrebbe essere all'avanguardia contenendo proprio nella nel suo cuore la l'amministrazione a parte archivistica
Eh sì tra l'erede degli archivi probabilmente storicamente io non non so quali sono i motivi ma la la vera costituito un ministero aggregando
Delle strutture completamente diverso e che venivano da amministrazioni riverse che avevano dei criteri di archiviazione forse DiVersi
Così come i nostri settori non si sono amalgamati probabilmente anche gli archivi non sono riusciti non si sono riorganizzati
Per quanto riguarda poi la direzione del personale
Quando è stata costituita era organizzata per personale gestito per cui c'erano divisioni
Per personale esecutivo la carriera esecutiva di concetto eccetera e tutta la documentazione che riguardava il personale era tenuta secondo il personale gestito quindi non funzioni la materia
Poi è stata cambiata l'organizzazione delle direzione generale si è trasformata in organizzazione delle materie però gli archivi sono rimasti gli stessi
E e e i titolari non sono cambiati cioè dai titolari iniziali si sono aggiunte delle voci pertanto oggi ci troviamo ad avere dei titolari che contengono no non criterio unico ma tutta una serie di voci che vanno dalla materia trattata dal personale gestito dagli uffici
Coi quali si hanno rapporti e ciascuna di queste voci
Rappresenta un una un criterio di classificazione diverso che convive continuamente questo quindi provocare accumulazione di documentazione non consultabile non gestibile
Non solo ma i problemi logistici della direzione generale personale acutizzano ancora di più questa situazione la mancanza di spazi
La il di archivi depositi che vengono tenuti a a cinquanta chilometri stanza perché stanno Riolo romano una vasta parte mentre una piccola parte sta a alla caserma Lamarmora che anche questa non è facilmente consultabile
E gli archivi correnti che sono questa è la situazione che ha rilevato recentemente anche la nostra Commissione
Di scarto che è stata costituita e funzionante da alcuni anni
Una situazione veramente preoccupante
Quindi significa che il problema della dell'archiviazione della tenuta degli archivi è un problema che la nostra amministrazione non ha mai affrontato seriamente perché altrimenti non ci troveremmo in questa situazione
Quindi la la la necessità di riprendere diciamo via affrontare la questione di una nuova sistema di classificazione partendo da una una classificazione che si basa su s'intende sistemi informatici credo che sia il momento forse giusto per provocare una specie di scossone a questa Amministrazione
Il dibattito che si fa fra che cosa fare prima semplificare informatizzare prima informatizzare per semplificare io credo che se continuiamo a porzioni in questi termini non riusciremo mai fuori
Probabilmente sono all'una e l'altra cosa insieme nel senso che introdurre un sistema informativo automatizzato con procedure in cui ci sono delle fasi che sì se sovrappongono è chiaro che non non non non è possibile non non si riesce quindi bisogna automaticamente semplificare così come la semplificazione richiede dei sistemi informativi automatizzati
Quindi sono due momenti che vanno di pari passo non ce ne stiamo accorgendo perché nella nella difficoltà