Forum PA 2015 - Gestione documentale e conservazione alla luce delle nuove regole tecniche

Buonasera a tutti si sente
Allora ero solo io che avevo poca voce probabilmente buona sera a tutti
Devo dire che da questo parco la luce colpisce negli atti non permette dire dire pubblica quindi perdonate scisse non come dire non saremmo così
Capaci di interagire con voi perché non li vediamo adesso la luce si sta celebrando quindi già è meglio
Grazie a tutti di essere qui siamo abbastanza emozionati dal fatto che siamo nel sala
Principale e che siete in tanti ad ascoltarci quindi speriamo di ieri
Essere capaci di darvi le risposte che vi aspettate da questo convegno il pubblico e il PAN panel dei relatori e molto articolato quindi io sono convinta che
Sapremo affrontare questa materia sotto tanti aspetti la materia è complessissima perché diciamo
La come dire la principale applicazione che
Nell'ambito della pubblica amministrazione come
Core business della pubblica amministrazione e gestire documenti gestire procedimenti gestire pratiche quindi parlare di gestione documentale significa parlare di tutto un insieme complesso che articola
La pubblica amministrazione è un argomento sul quale ci dibattiamo da tantissimo tempo perché
Ovviamente ci rifacciamo al
Alle al due mila quando con
Le prime norme su questo argomento e con
Le azioni che sono state svolte negli anni e dalla l'ora autoritarie poi seguire
Fino a oggi l'agito e tutto il Governo non sono state fatte tante iniziative che però oggi hanno ancora
Un un insieme di attività da sviluppare grazie anche agli sviluppi della tecnologia
Io comincerei subito con un
Diciamo attività più operativa cioè come sapete non mi piace molto parlare di cose che non sono concrete
Ma fare il punto in questa
Dal momento che ci vediamo qui al Forum ma anche delle cose fatte
E quindi affrontando questa materia vorrei richiamare è un po'tutte le attività che sono state fatte fino adesso e sulle qua lì c'è un'ampia attività operativa nell'ambito delle stesse amministrazioni e anche di tutto il resto del mondo perché
Questa materia non riguarda soltanto la pubblica amministrazione tutte le regole tecniche il CAD e tutti i regolamenti che sono stati poi
Resi operativi riguardano anche il privato e quindi sono diciamo processi di innovazione completa su tutto il sistema Paese
Stamattina si ricordava la fatturazione elettronica siamo stati anche citate ce qui la dottoressa Sassano che
No da diciamo fatto un puntuale riferimento
A questa iniziativa ma è è un documento dei tanti documenti che vengono fatti nella pubblica amministrazione che una volta o comunque come dire automatizzate uno come processa non solo come banale documento
Ha portato questo giacché Ande cambiamento quindi la rivoluzione in atto è veramente importante
Un diciamo le degli ultimi adempimenti di in Aula di legge e mi riferisco alle regole tecniche di sulla confezione fazione che sono state emanate
In ad aprile del due mila tredici e poi la circolare
Del Dellai dell'agilità del del due mila e tredici la numero sessantacinque ha dato completa regolazione e per le attività di conservazione
E quindi su questo abbiamo diciamo lavorato in questo hanno per creare le condizioni che questo non è soltanto un adempimento normativo ma ci sono soluzioni e attività in corso che stanno procedendo con regolarità
E che nell'ambito della fatturazione elettronica sono stati immediatamente attuate dalle amministrazione ma sono Foggia utili anche per i privati
Le regole sulla formazione e trasmissione con grande gestione del documento informatico che sono uscite la fine dell'anno scorso novembre poi in Gazzetta Ufficiale all'inizio questo anno
Regolano completamente tutto il trattamento del documento informatico e quindi permettono di fare una piena rivoluzione molti giornali hanno parlato di switch-off da
Cartaceo a elettronico perché nell'ambito di queste regole tecnici e che c'è anche una scadenza
Dentro la quale le amministrazioni depurate intere a questo processo di
Cambiamento e quindi evidentemente abbiamo diciamo delle
Attività e un processo di rinnovamento delle nostre procedure che deve essere messo in atto che
Per il quale dobbiamo lavorare e quindi nell'ambito di questa tavola rotonda perché chiederò a tutti i colleghi di essere veloci nel proprio intervento proprio per creare una un dibattito più che
Una normale convegno e illustrazione anche se ci saranno delle slide a toccheremo un po'a tutti questi temi
E mi auguro che possiamo diciamo anche dare uno spazio alle vostre domande per poter rendere ancora più efficace questa nostra tavola rotonda
E io comincerei proprio nella fare un focal point sulla conservazione e quindi richiamando un po'
A a tutti voi sia quello che è stato fatto ma anche quello che stiamo facendo per poter essere al fianco
A tutti bella lo svolgimento di questa delicata funzione del documento informatico deve avere valenza giuridica perché questo sia deve essere
Diciamo coppe riservato e conservato con delle regole e delle
Attenzioni che ne permettano il mantenimento nel tempo consentano diciamo questa
Continua possibilità di esporre creare le condizioni che
Non ci siano alterazioni e che quindi chiunque di fronte alle
Alla presentazione del documento possa
Renderlo e utilizzarlo modo
Dettato dalla legge
Nell'ambito di questa attività quindi noi come agite abbiamo il compito non solo di dare Lelli regole tecniche di come fare la conservazione dei documenti
Ma abbiamo anche svolto un lavoro di accreditamento dei soggetti che si propongono di erogare questo servizio
Questi l'accreditamento ovviamente facoltativi chi eroga questo servizio normale amministrazioni sono tenute ad avvalersi per la funzione del per la prova la conservazione proprio i documenti
Di soggetti che abbiano avuto l'accreditamento quindi è un compito molto importante perché evidentemente
Necessario per creare le condizioni che il lavoro sia svolto nel modo giusto
E su questo noi abbiamo svolto tutte le attività che oggi finalmente abbiamo un panel di ben venticinque conservatori che possono fornire servizi
A alle amministrazioni ma anche i privati
Sia generato quindi una una regolazione come dire è un mercato che quindi può aiutare le amministrazioni a svolge questa funzione
Da ci rendiamo conto che non era sufficiente solo questo e quindi nell'ambito delle attività abbiamo anche sviluppato documenti e funzioni che possono essere
Di utilizzo alle amministrazioni perché introducano correttamente questa attività nelle loro amministrazioni allora io cedo la parola alla dottoressa
Massella che collabora con me e su queste attività nell'ambito dell'AGI ed perché vi illustri velocemente
Un documento che stiamo distribuendo che richiama un po'tutti i principi che vanno applicati per la conservazione
E che quindi riassume diciamo velocemente un po'su questo argomento le le questioni principali che ciascuno di noi deve attenere penna e in considerazione per svolgere questa attività grazie
Buonasera a tutti sanno Enrique passerella
Nell'ambito del dell'agenzia mi occupo della parte proprio della conservazione dei documenti
E in questo periodo Song soprattutto per quanto riguarda la questione dell'accreditamento
Dei soggetti che vogliono offrire servizi di conservazione
E per quanto riguarda questa o ambito ormai la normativa è tutta emanata si tratta soltanto di attuarla
Tra l'altro proprio con la fatturazione elettronica sta producendo un
Una richiesta da parte di tutti i soggetti soprattutto i soggetti privati per quanto riguarda conoscere le modalità di come conservare queste fatture
E proprio per questo motivo che insieme a all'Associazione a novanta
Abbiamo predisposto come primo risultato un
Brochure romana piccolo
Indicazioni e che ad sotto forma di domande molto semplici
Dovrebbero cercare di aiutare le amministrazioni ad affrontare il tema della conservazione
Che logicamente però acquisto seguirci deve seguire
Entri in questo periodo lo stiamo attuando o la realizzazione di un gruppo di lavoro che produrrà proprio delle linee guida
Che in dettaglio forniranno le indicazioni per quanto riguarda la conservazione linee guida a cui daranno il loro supporto
Anche i soggetti che attualmente sono stati accreditati e che fanno parte del Forum della conservazione che l'agenzia istituito
Per quanto riguarda la conservazione la prima cosa è il perché sia necessario
Conservare conservare sicuramente ma oltre a una questione di obbligo normativo
E anche per riuscire a mantenere quelle che sono le caratteristiche peculiari dei documenti e cioè il fatto di mantenere la loro autenticità hanno nella loro integrità e leggi e soprattutto la loro leggibilità nel tempo
E visto che ci sono documenti delle pubbliche amministrazioni che hanno tempi di conservazione
Lunghi se non addirittura illimitati e quindi per questo la necessità di predisporre
Sempre più dei sistemi di conservazioni di qualità sicuri e affidabili
Per quanto riguarda agli oggetti in realtà
Si pensa sempre come prima cosa I documenti ma in realtà
Nella conservazione bisogna considerare tutti
Compresi i dati e le informazioni
Per quanto riguarda questo basta
Renderci conto di quelle che sono
Le indicazioni previste proprio dal decreto di formazione del documento informatico che di da la prima
Idea di quelli che sono i documenti informatici
Cioè documento informatico sicuramente quello che è prodotto
Con un sistema di Worth rosso esso
Però si documenti informatici sono anche le scansioni che vengono effettuate di documenti cartacei ma documenti informatici sono anche nel momento in cui io mio correggo
A ha un sito e riempio un modulario che il Comune piuttosto che l'ente pubblico mi chiede di compilare direttamente
Sul sito dell'Amministrazione
Ma
Documenti informatici sono anche le basi dati che le pubbliche amministrazioni
In utilizzano nell'ambito delle attività che quotidianamente loro svolgono nelle gestione diretta niente del delle attività di lavoro
E quindi
è fondamentale sempre più cominciare e le regole ormai ci sono tutte a verificare tutto il ciclo di vita di un documento dal momento in cui lui viene formato
Fino acché e non vanno nel sistema di conservazione in modo tale che possa essere mantenuta
La gestione ma a utenti già del documento stesso
Per quanto riguarda la normativa legata ai sistemi di conservazione sicuramente cioè il oggi gli articoli del Codice dell'amministrazione digitale
Che prevedono la
L'obbligo della conservazione e che prevedono anche il all'utilizzo di sistemi di conservazione
Da questi articoli discende il decreto delle regole tecniche per la conservazione anche quello del tre dicembre
Due mila tredici
E successivamente anche quelle che sono le regole della formazione del documento perché
Come dicevamo è un ciclo di vita del documento dal suo momento della formazione alla conservazione
E ora dovremo verificare anche tutto quello che implica
Il Regolamento è inversa che cara a breve entrerà in vigore Regolamento che tra l'altro
Già nella definizione di documento informatico
Introduce il concetto di conservazione perché si parla di contenuto che viene memorizzato e quindi è fondamentale anche in questo ambito
Gestire sistemi di conservazione
Per quanto riguarda
Un po'dura
Ecco
Quali sono le indicazioni che si trovano nei vari riferimenti normativi sonno
Qui indicati e sono soprattutto legati a l'obbligo
Cosa significa dover conservare piuttosto
Quali sono le caratteristiche dei documenti da conservare
E quindi le modalità che debbono essere adottate nell'ambito del sistema di conservazione
Per quanto riguarda i soggetti che sono coinvolti nel SIOPE nel sistema di conservazione si riprende quello che è previsto nell'ambito dello Standard da o hai essere quindi c'è un soggetto
Che produce documenti esce da un soggetto che
A detiene questi documenti che devono andare in conservazione
C'è un responsabile della conservazione
Che al la responsabilità di definire e attuare quello che è il sistema di conservazione e l'utente che e richiede di accedere ai documenti che sono conservati
In materia di organizzativi previsti dalla normativa
Sono due la la conservazione si può realizzare al proprio interno o altrimenti si può affidare
Il servizio di conservazione all'esterno
Nel caso delle pubblica amministrazione l'affidamento obbligatoriamente deve avvenire
Verso i soggetti accreditati soggetti accreditati che sono presenti nell'elenco dei conservatori accreditati sul nostro sito attualmente sono venticinque
Mazzone in valutazione altre un'altra decina di domande di soggetti che richiedono quella conservazione
Quello che importante
Da dire è che comunque i sistemi di conservazione che devono essere realizzati ora devono essere realizzati secondo le nuove regole tecniche
Per quanto riguarda letto le figure professionali chiaramente se c'è viene fatta la conservazione in house sa ci sarà un soggetto che
Ricopre il grafico il ruolo di responsabile della conservazione
Nel caso dell'outsourcing comunque all'interno dell'ente c'è un soggetto che ricopre il ruolo di responsabile della conservazione
Nell'ambito del conservatore comunque ci sarà un soggetto a cui è affidato il servizi sì o di conservazione quindi nell'ambito del conservatore avremo un responsabile del servizio di conservazione
Che chiaramente si interfaccia con la responsabile della conservazione soprattutto per quanto riguarda lo scambio dei documenti
E infatti il conservatore per quanto riguarda
Il suo rapporto con la del
Il produttori e l'utente finale è di soggetto che acquisisce questi pacchetti diversamente o quindi questi documenti da conservare
Egli è archivia nell'ambito del proprio sistema
E nel caso in cui l'utente li richiede li fornisce o oppure tramite copia o
Producendo anche dei duplicati ed se del caso e poi provvedere su su indicazione sempre del produttore alcuni loro scarto
Per quanto riguarda quindi il produttore la sue attività quindi nell'ambito di una pubblica amministrazione
Le attività da svolgere sono quelle soprattutto di individuare le tipologie di documenti da inviare in conservazione
E predisporre questi pacchetti di versamento verso il sistema di conservazione
Il
Per quanto si
Se riesco ad andare avanti vado verso la conclusione
Mi interessava soprattutto dare questa indicazione per quanto riguarda
I sistemi di conservazione che si possono utilizzare
Sicuramente si possono utilizzare sistemi di conservazione
Che rispettano le nuove regole tecniche
Si possono nel caso in cui
Prima dell'entrata in vigore di questo decreto un
Un ente aveva già al proprio interno il sistema di conservazione
Può continuare ad utilizzarlo ma avendo predisposto comunque un piano di adeguamento per il passaggio verso il nuovo sito nelle nuove regole tecniche
Passaggio che deve avvenire entro trentasei mesi quindi aprile del due mila diciassette
Per quanto riguarda i nuovi contratti devono tutti a essere
Stipulati utilizzando sistemi di conservazione secondo le nuove regole tecniche ma visto che i le pubbliche amministrazioni possono andare soltanto verso
I soggetti accreditati questi soggetti hanno già dei sistemi a norma
Per quanto riguarda l'accreditamento
è una libera scelta di soggetti pubblici e privati che vogliono fornire servizi di conservazione
E che soprattutto devono essere in grado di garantire i loro livelli di qualità sicurezza
Organizzazione onorabilità per quanto riguarda la gestione di un sistema di conservazione affidabile è sicuro
Io ho concluso sì
Sicuramente abbiamo usato qualche minuto in più ma valeva la pena perché abbiamo sì assunto un po'le caratteristiche principali
E che di cui facevo prima cenno
Mi sembra importante perché riteniamo tante domande di informazioni vero approfondimento e quindi diciamo il messaggio che volevo dare a tutti e che si sta lavorando proprio nella stesura di documenti anche nella Costituzione
Di un forum che possa diciamo essere spazio di consultazione e di
Miglioramento evoluzioni e di tutta questa materia
è talmente importante che abbiamo lavorato tanto anche con le amministrazioni per riuscire a creare delle strutture o comunque degli esempi e delle
Punti di riferimento anche il per la gestione e l'erogazione del servizio
E in questo chiamo diciamo
A parlare il collega Gabriele Bezzi responsabile del presidio funziona archivistica di conservazione e gestione dei rapporti con gli enti produttori del Polo archivistico Emilia Romagna per noi questa è un'esperienza importante di come in effetti la pubblica amministrazione può organizzarsi per
Svolge questa funzione per la propria amministrazione e per le amministrazioni del territorio grazie io mi scuso no ma diciamolo radar cerchiamo di contenere gli interventi dei dieci minuti in modo che poi abbiamo anche uno spazietto verrà qualche convento qualche
Domanda di qualche partecipante grazie
Buongiorno a tutti
Sarò velocissimo credo che tra l'altro punto il Polo archivistico dell'Emilia Romagna sia ormai un soggetto abbastanza noto quindi dico solo alcune cose rapidamente e e mi soffermerò un attimo sul
Sugli aspetti appunto Archivistici della funzione archivistica di conservazione aggiungendo alcun alcuni elementi a quanto detto prima allora il Polo archivistico regionale appunto nasce
Su un su volontà della Regione Emilia Romagna dove a seguito di valutazioni un progetto ormai
Anni fa perché nasce come legge nel due mila otto come siccome
Servizi all'interno di strutture bene culturale due mila nove ha cominciato svolge attività di conservazione nel due mila dieci
E e quindi appunto nasce come un obiettivo di essere archivio digitale della pubblica amministrazione in Emilia Romagna
Proprio per porsi quei problemi per cercare di risolvere quei problemi indicate di conservazione dei documenti informatici per il mantenimento
Dell'appunto dell'autenticità integrità leggibilità e reperibilità nel tempo dei documenti e la pubblica amministrazione che sono un patrimonio
Anche non solo da un punto di vista amministrativo ma anche da un punto di vista culturale e come tale regolamentati
Dicevo che appunto nasce
In base a una legge
Del due mila otto ore una legge regionale che aveva attribuito alla funzione di conservazione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici
Con le modalità previste la normativa nazionale e quindi seguendo poi dedicata a seguire tutte le regole che state indicate prima
Prodotti dalla Regione e dati
Gli altri enti e della Regione del territorio regionale mediante convenzione
Questa legge è stata rafforzata nel due mila tredici
Inserita proprio come un obiettivo della Regione Emilia Romagna di
Favorire lo sviluppo integrato della conservazione digitale proprio ponendolo come un problema che la Regione Emilia Romagna si pone per mantenere una memoria
Generale della documentazione prodotta nel presente sotto le forme digitali native
E quindi è stato inserito nella legge generale del gruppo della società dell'informazione ritenendo un elemento fondamentale ribadendo quindi la funzione di conservazione da parte di strutture beni culturali che lo svolge
Per tutta la Regione tutte le strutture collegate alla Regione in particolare le aziende del Servizio sanitario regionale
E gli altri enti legati direttamente la Regione in modo obbligatorio e sempre tramite convenzione accordo disponibilità per gli altri enti del territorio
Quando
E
Quindi sono appunto come dicevo sono già cinque anni che svolgiamo attività di conservazione e abbiamo seduta attivato fin da subito rapporti anche con
Le le all'Autorità s'territoriale del Ministero per i beni culturali che hanno il compito di sovrintendere a tutte le funzioni di vigilare sulla funzione conservativa esprime sulla tenuta degli archivi delle pubbliche amministrazioni
Abbiamo quindi come primo atto fatto un accordo con la con Loparco la Soprintendenza Archivistica l'Emilia Romagna
Per definire un modello di convenzione e aiutare appunto i rapporti
Con la la struttura di vigilanza e con gli
Enti che si vogliono convenzionare con noi
Che ormai sono
Oltre duecento abbiamo già fatto un'evoluzione della nella
Nella convenzione
Perché appunto dal
Due mila quattordici siamo anche un ente accreditato abbiamo dovuto conto adeguarsi alle nuove regole tecniche che in parte la Morgia
Per certi aspetti anche sviluppato sistemi già
In su queste logiche in particolare il modello I.S. citato in precedenza
E attualmente vivido solo alcuni rapidità atti
Abbiamo anche un accordo generale con l'Archivio centrale dello Stato e con nati stesso per collaborare sperimentare appunto modelli conservativi attualmente abbiamo in conservazione
Oltre trentasei milioni di documenti
Organizzati in quasi ventotto milioni di unità documentarie cioè di una struttura minima che dia un senso di tipo archivistico al
Ai documenti e questi trentasei milioni di documenti sono distinti inoltre quaranta milioni di componenti digitale cioè
Di singoli Farina
Però organizzate appunto in questa logica e in questi ultimi due anni abbiamo Crema intatto la
Il patrimonio conservato possiamo dire
Di quasi sette otto volte l'anno scorso è stato presentato in una stessa se
Occasione di Foro ampia la nostra situazione eravamo alla metà
Dei documenti conservati rispetto quest'anno quindi il trend è veramente notevolmente in crescita che vuol dire che appunto sempre più amministrazioni si collegano e sempre più c'è una produzione di documenti nativi digitali da conservare
Detto questo come presentazione generale del del del pollo ricordo appunto che questa funzione di conservazione e una funzione
Fondamentale come è stato finanche citato in un recente quei Pinar del di agit per l'attività appunto di produzione di documenti informatici inattivi senza conservazione non cede neutralizzazione questo lo slogan che abbiamo lanciato
Ed è stato ripreso
Che e appunto quelle le regole tecniche attualmente in uso decide attualmente approvate
Hanno definito un quadro complessivo molto nuovo e molto più avanzato rispetto alle precedenti sul tema la conservazione
Individuando funzioni fondamentali conservazione legato a un modello concettuale I formati I metà adatti
Gli oggetti da conservare sono i documenti con i loro meta dati e l'aggregazione documentali da conservare
Andando quindi in una direzione tipica
Di conservazione secondo un concetto archivistico di tutela degli archivi ma loro complessità organicità
Il termine archivista in base al codice deontologico delicati che il
L'associazione mondiale degli archivisti
Si applica ed è stato ripreso in parte anche nelle norme italiane all'interno del Codice della privacy del sul Codice deontologico pretrattamento per scopi storici si applica a tutti coloro a cui responsabilità di controllare
Prendere in gestione o acquisire trattare conservare restaurare amministrare cogestire gli archivi e documenti
Gli attivisti in questo senso generale tutelano l'integrità degli archivi l'autenticità dei documenti
E si impegnano a mantenerne l'agibilità la diffusione vedete che son tutti i termini in questo Codice deontologico che sono ripresi nelle regole tecniche come obiettivi
Del sistema di conservazione quindi realtà la funzione archivistica di fatto di conservazione nelle cose e poi possiamo chiamare vedere ovviamente l'archivista deve essere esperto anche di gestione
Documentale informatica e della e della
Tipicità del documento informatico ma è una funzione tipicamente archivistica
E perché appunto la conservazione non può limitarsi semplicemente una conservazione del BIT cioè di garantire che non perdo le informazioni ma da Roma avere anche una conservazione tipologico per mantenere
La comprensione di quell'informazione interno del contesto di provenienza di produzione
Le contesto giuridico amministrativo nel tempo e debbo anche garantire in futuro qua gli elementi per poter accedere a questa
Patrimonio con una logica appunto di ricerche riconoscenza come patrimonio generale
E in effetti credo e concludo rapidamente perché le altre cose mi sembra che possiamo anche del
Che il punto attuale problematico della conservazione proprio quella di definire meglio i rapporti
Tra sistemi di conservazione conservatore criptati e gli istituti deputati alla conservazione degli archivi storici
E forse su questo bisognerebbe ragionare per fornire linee guide modelli operativi anche per definire meglio quanto già indicato sì per la regole tecniche che irresponsabile da conservazione versa negli archivi di Stato
Purtroppo gli archivi di Stato attualmente non sono così pronti a ricevere documentazione dicono ci sarà tra trent'anni ma in realtà la documentazione contano sul tempo esausto ma in realtà la documentazione
Inattivi informatica c'è già e dei Zappa in certi casi può diventare documentazione storica anche ai sensi appunto del
Codice dei beni culturali che in ogni caso tutele il documento gli archivi fin da subito
E ci è stato citato l'articolo quarantatré del calda che dice i documenti informatici destinate conservazione permanente devono essere conservate in modo informatico
I documenti formati destinate conservazione permanente la pubblica amministrazione sono tali tu tutti salvo quelli oggetto e la selezione perché il Codice dei beni culturali li definisce bene culturale a conservare
Questo forse appunto un elemento da ancora da chiarire ed armonizzare le logiche conservative del digitale con le logiche tradizionali di conservazione di accesso agli archivi tradizionali
Mantenendo il legame che ci sono nell'archivio tra il documento informatico e i precedenti cartacce
Io mi fermo qua razziste va benissimo comunque
Ma anche perché credo sia stato molto esemplificativo di quello che poi irreale gemella reale e gestione di questi sistemi complessi lo ripeto sempre la
Vera importanza dell'operazione fatta dall'Emilia Romagna che ha regolato con leggi regionali il funzionamento del sistema a favore di tutte le amministrazioni territoriali e lo ha fatto mettendolo sotto la diciamo vigilanza della Sovrintendenza dei Beni archivistici che quindi tutela il mantenimento del documento nella sua
Reale per quello che è insomma e per tutta la sua valenza giuridica sono aspetti organizzativi gestionali che mettono insieme tante componenti complesse l'archivista dica
La giù nella l'informatica per tutti gli aspetti di mettere a fattor comune un centro che possa grazie alla gestione di volumi
Portanti me diciamo ridurre i costi e creare
Una minore spesa delle amministrazioni che debbono comunque fare questa attività
E poi la parte
Scusatemi archivistica giuridica informatica anche mette insieme tutte queste componenti e queste
Conoscenze che possono creare la condizione di essere adeguati a svolgere queste funzioni
Quindi la componente della formazione le competenze necessarie sono un tema fondamentale che abbiamo curato tantissimo fin dall'inizio mettendo nelle regole tecniche diciamo i ruoli le funzioni ma anche attraverso l'utilizzo diciamo delle esperienze
Universitarie che a questo scopo stanno lavorando all'interno dell'università per creare queste professionalità e allora lascio la parola
Al professor piglia poco direttore del Master in formazione e gestione conservazione archivi digitali in ambiguo pubblico e privato dell'Università di Macerata
Perché ed è lì ma riusciamo ad avere dei giovani preparati abbiamo trasferito nell'università
Questa esigenza di cui nucleare in un unico punto formativo diverse discipline riusciamo a
No
A a dare veramente un impulso a questa materia attraverso nuove competenze grazie
Bene grazie buona sera a tutti intanto ringrazio gli organizzatori
Terrà Verme chiamato a partecipare a questa a questa importante manifestazione
Il mio tema è quello diciamo riguarda le figure professionali per la conservazione degli archivi digitali
Quindi se come in questo titolo o diciamo direi sono sintetizzati due concetti cioè archiviazione e conservazione
Questo
è un aspetto direi importante perché quando poi stabiliamo che cosa andiamo a conservare molto spesso si parla di conservazione dei documenti
Mentre ovviamente noi sappiamo che la pubblica amministrazione e in generale quando si parla di conservazione ci si riferisce al concetto degli archivi
Nel tema che andarono a sviluppare io parlerò delle figure professionali facendo riferimento ovviamente a quelle che sono state indicate nelle nuove regole tecniche
Quindi non parlerò in generale dell'esigenza di formazione che è veramente enorme
Perché stiamo parlando di un nuovo settore di attività stiamo parlando di una grande innovazione e questa innovazione non si può realizzare soltanto con
O l'introduzione di tecnologie
Abbiamo bisogno
Di persone qualificate
Che sappiano utilizzare le tecnologie per diciamo raggiungere quegli obiettivi che sono gli obiettivi da sempre cioè avere la possibilità di mantenere nel tempo l'accessibilità i nostri documenti
Ai nostri diciamo vere archivi digitali
Quindi
Parlerò mi riferirò in primo luogo alle regole tecniche
E parlando delle regole tecniche e devo dire che sicuramente con l'emanazione del DPCM tre dicembre due mila e tredici si è fatto un grosso passo avanti
Finalmente Novelli e diciamo la normativa italiana è stata adeguata agli standards europei e internazionali
E questo sicuramente è un fatto positivo così come mi sembra positivo lo sforzo dell'agenzia
Di coordinare le regole sulla conservazione con le regole tecniche che riguardano la produzione dei documenti e le regole tecniche che riguarda il protocollo informatico
Cioè cercando disegna di disegnare quindi un quadro normativo omogeneo
Che
Partata al dalla produzione del documento
Prosegua con l'archiviazione quindi
La formazione dell'archivio
E poi si sviluppi verso la conservazione digitale quindi direi che
O con l'atto estremamente positivo è
Diciamo questo questi aspetti così come secondo me estremamente positivo
E il fatto che si è vincolata alla pubblica amministrazione ad avvalersi dei servizi di conservatore accreditati
Conservatore cioè che
Diciamo posseggono dei requisiti di qualità requisiti diciamo di sicurezza
Ma anche
Conservatori che dispongono nel proprio organico di figure professionali
E questo è importantissimo perché ripeto
Diciamo sì esprime in questo modo un concetto la conservazione non è
Non coincide con la memorizzazione di un file
Con alcuni dati che lo identificano su un supporto che da garanzie nel tempo la conservazione richiede un processo molto più articolato
Che parte proprio dal momento della produzione
Queste figure professionali e sono state individuate e sono elencate sostanzialmente abbiamo responsabilità conservazione il responsabile della funzione archivistica di conservazione
Responsabile del trattamento dei dati per il problema della riservatezza e poi tre figure nell'ambito diciamo tecnologico di gestione dei sistemi
Quello che a noi interessa
Diciamo in questo momento approfondire è ovviamente sono le prime due figure responsabile alla conservazione e responsabile della funzione archivistica di conservazione
Ora non vi nascondo che quando sono state emanate
Queste regole tecniche queste sono diciamo l'elenco quando sono state emanate queste regole tecniche io ho ricevuto molte richieste da parte delle società che ovviamente
Era o meno interessate
Ad ottenere l'accreditamento
E la richiesta tra
Diciamo le richieste
Erano sempre di questo tipo ma dove possiamo trovare un responsabile la conservazione che abbia tutti i requisiti previsti dalla normativa
Dove possiamo trovare un archivista che
Diciamo abbia i titoli e che però sappia anche gestire l'archivio digitale non soltanto ovviamente l'archivio cartaceo
Devo dire che
Diciamo fortunatamente diciamo per noi all'università avendo avviato un Master su queste tematiche già dal due mila sei ingente master
Sugli archivi digitale dal due mila sei qualche risposta siamo riusciti
A dare
Ma non c'è dubbio che il mercato questo mercato della conservazione oggi chiede figure professionali qualificate con un certo tipo di preparazione
Così come non c'è dubbio che in realtà i i percorsi di studi universitari
Che sono ancorati comunque a delle
Diciamo tabelle a delle regole
Che
Facevano che erano valide negli anni passati sistemi faticano ad aggiornare i loro percorsi di studio per dare delle risposte adeguate
Però è un è sicuramente un aspetto che su cui dobbiamo lavorare e dobbiamo trovare una soluzione dobbiamo formare queste figure che possono poi svolgere un ruolo attivo in questo contesto
Vediamo
Quali sono i punti secondo me è più rilevanti intanto
Quali sono i profili richiesti
Beh nel caso del responsabile ha funzione archivistica di conservazione è richiesto un diciamo laureato con una laurea magistrale in archivistica
Con esperienza di almeno due anni nel ruolo
Oppure
Una laurea con percorsi di formazione specialistica ma e con un'esperienza di almeno tre anni nel ruolo
Oppure comunque una laurea con esperienza di cinque anni o dalla prima domanda in effetti
Che diciamo su cui bisognerebbe rischi trovare una soluzione è che questo ruolo
In effetti essendo una figura nuova diamo difficoltà di indicare un ruolo esistente
Diciamo esperienza nel settore ma esperienza nel settore chiaramente dobbiamo parlare di esperienza nella gestione formazione degli archivi digitali
è che effettivamente
è una
Tematica sicuramente diversa rispetto a quella che
Diciamo per il diciamo l'approccio verso l'archivio storico tradizionale
E quindi
Diciamo sicuramente questo tema molto molto sentito è molto importante noi abbiamo rilevato delle grosse differenze tra i percorsi di studio
Diciamo che sono percorsi di studio nei corsi di laurea comunque delle Facoltà umanistiche diciamo corsi di studio che oggi
Sono comunque proposte dalle università
Diciamo abbiamo trovato delle differenze tra la formazione che viene data a queste laureati e quella che in realtà invece sarebbero le conoscenze necessarie per svolgere il ruolo richieste in queste nuove strutture
Dobbiamo veramente lavorare per creare
Terre colmare queste differenze
E devo dire che sicuramente oggi i corsi di formazione ma
Corsi di formazione di una certa
Diciamo profondità
Un archivista che si che io diciamo un soggetto che opera sull'archivio digitale non può non conoscere le problematiche di come si formano i documenti informatici
Perché conservare un documento significa anche avere la capacità di capire se una firma digitale no mantiene nel tempo la sua efficacia
Significa vera capacità di indicare quali formati elettronici possono essere utilizzati e quali no
Formalizzato conservare un archivio significa guidare il soggetto che lo produce in modo da evidenziare quelle relazioni che esistono tra i documenti
Relazioni che sono esplicitate sotto forma di metà dati ma che devono essere quindi valorizzati
E poi trasferiti in un ambiente di conservazione
Abbiamo bisogno veramente di figure professionali preparate su questo fronte
Responsabile a conservazione responsabità conservazione viene indicato chiaramente visti i compiti che la normativa gli assegna viene indicato come una figura sicuramente apicale vediamo se la trovo qua
Ecco viene indicato come una figura apicale cioè una figura cui fa capo tutte le attività della
Della struttura di conservazione
Quindi una figura di tipo manageriale no che abbia però anche delle conoscenze
Sulle tematiche della conservazione digitale
Ora
Il profilo indicato dalla circoli nella circolare dell'Agenzia
Tendo a sottolineare l'importanza dell'esperienza
C'è un responsabile la conservazione deve garantire comunque una certa esperienza quindi deve
Aver affrontato all'atto pratico le problematiche della conservazione digitale
D'altra parte non c'è un percorso di studi che sia diciamo un corso di laurea che formi oggi un responsabile conservazione
Abbiamo ripeto l'unico modo che abbiamo è quello attraverso dei master post lauream disegnati ad hoc per
Formare questa figura
Se noi confrontiamo però
Quello che il profilo
Diciamo indicato per responsabile conservazione lo confrontiamo con un profilo analogo disegnato a livello
Europeo
Con un Progetto assolutamente
Diciamo finanziato nell'ambito dei fondi Leonardo da vinci dell'Unione europea
Un progetto di Riccardo
Che ha un progetto proprio specifico per disegnare un framework e no per la
Troviamo che tutte quelle che voi vedete lì sono le conoscenze che sono richieste
Per una figura del tipo responsabile la conservazione
Quindi come vedete
è un quadro molto ampio
Un quadro così ampio che in tutta sincerità ecco Noè stiamo cercando e poi chiudo no
Per rispondere alle esigenze delle strutture che si propongono per la conservazione digitale ma prima ancora per l'archiviazione digitale
Ancora prima di reiterare il
Riprogettazione dei processi
Perché solo se riesco a produrre correttamente i documenti
Allegarli a tutti gli altri che rientrano nell'ambito di un processo allora tutto il meccanismo funziona linearmente
Beh noi diciamo all'università ce lo siamo posti da diversi anni oggi sia proponiamo di fatto
O diciamo questo è un master
Che abbiamo attivato da ormai ripato all'ottava edizione all'università di Macerata via un master e che affronta proprio tutti gli aspetti
Cioè in primo luogo riprende i concetti base dell'archivista dica
Perché il nostro obiettivo conservare attivi
Però prosegue con tutta la parte dell'informatica ma quali informatica e noi la chiamiamo informatica documentale
Perché l'informatica documentale riguarda i formati elettronici riguarda i supporti di memorizzazione riguarda il formato XML
Per per quello che ovviamente la gestione automatica poi delle informazioni contenute nei documenti
Proseguiamo con la gestione informatica dei documenti a Recco al management
E
Infine arriviamo al concetto della conservazione a lungo termine questo è la nostra proposta grazie
Professor qui a poco questo diciamo sicuramente un esempio positivo e diligente di come l'Università si può applicare alle nuove alle innovazioni del che
Si propongono diciamo nell'attuazione della digitalizzazione Paese stiamo lavorando anche con altre università perché questo modello si è applicato anche in altre
Diciamo città e in altre
Luoghi per cui ci possa essere disseminato dappertutto perché effettivamente abbiamo bisogno di queste nuove figure professionali e quindi si apre un fronte di
O nuove opportunità peraltro voi sapete che l'Agenzia cura anche il Progetto delle competenze digitali che non solo del campo da conservazione
Vuole creare le condizioni perché l'università si affiancherà oggetti dell'innovazione
Vede della digitalizzazione creando queste figure professionali che possono diciamo coprire ruoli che no
Effettivamente oggi non hanno non sono così benda presenti nella nell'ambito delle professionalità acquisite perché sugli open data il big De Rita e quant'altro si vedono delle specializzazioni che possano effettivamente sfruttare al meglio queste tecnologie
Ma dell'anno il discorso del professor piglia poco faceva cenno non solo alla conservazione
Ma anche al fatto che
L'esperienza di questi ultimi quindici anni su tutto il trattamento della gestione documentale porta ripensamento dei processi
E dei procedimenti amministrativi e quindi come lui inutili e incendi rizzare l'esperienza fatta per creare delle condizioni era
Semplificazione e diciamo attuazione concreta dei principi contenuti nelle regole tecniche
Allora ci spostiamo diciamo su questo argomento
Prendendo spunto da alcune testimonianze delle amministrazioni che hanno svolto delle iniziative in questo senso che possono essere interessanti
Errate fotografare lo stato dell'arte i risultati ottenuti in questo contesto partirei chiedendo la luna dando la parola al dottor Daniele Vespa responsabile dell'aria progettazione e gestione esistano in formati ci vicario del capo del servizio sistemi informativi del Segretariato generale della Presidenza della Repubblica quindi diamo la parola al Quirinale che ci illustra
Come in effetti diciamo è stata applicata la gestione documentale la pecca la fatturazione elettronica nell'ambito del Quirinale come questo ha dato già dei buoni risultati grazie
Io
Sì scusate
Ovviamente sempre dieci minuti mi scuso ma
Altrimenti non abbiamo
Testo per tutti
Buonasera a tutti io sono l'ingegner Vespa del Segretariato generale della Presidenza della Repubblica e spero di non andare fuori tema raccontando di quella che è la esperienza della Presidenza della Repubblica nell'ambito dell'applicazione
Delle considerazioni relative alla dematerializzazione conservazione documentale in un caso concreto
Noi diciamo ci siamo trovati al nostro interno nel Segretariato generale a dover affrontare il problema tradizionale della gestione della fatturazione Elettronica
Sì il Segretariato e organizzato con un piccolo gruppo di sviluppo software interno che ha realizzato all'interno del Segretariato stesso il sistema di gestione documentale mentre affidato
A un fornitore esterno il sistema di contabilità finanziaria gestione del magazzino gestione degli ordini quindi
Si è voluta cogliere una occasione diciamo di
Aderire al discorso della fatturazione elettronica adempimento di legge per
Fare qualcosa in più per arrivare anche ad una completa dematerializzazione di tutta la documentazione di tipo amministrativo
Come dicono diciamo i buoni libri di testo si è costituito quindi un gruppo di lavoro all'interno del quale abbiamo messo diciamo tutte le competenze necessarie il servizio di gabinetto che quello che si occupa sostanzialmente della lavorazione di tutta la corrispondenza in ingresso al Segretariato
Abbiamo messo le competenze preziosa dell'archivio storico di cui è dotata la Presidenza della Repubblica con un suo proprio ordinamento ecco con una sua libertà diciamo di azione nell'ambito della gestione dell'Archivio storico della Presidenza
Abbiamo messo diciamo certamente il servizio ragioneria tesoreria perché questa prima componente era legata essenzialmente alla documentazione di carattere amministrativo
Abbiamo quindi nell'ambito di questo gruppo di lavoro formalizzato la costituzione dello stesso e abbiamo portato all'attenzione di questo gruppo di lavoro parliamo del due mila e quattordici diciamo una serie di problemi che dovevano essere affrontati
E risolti diciamo il problema principale era quello della dematerializzazione si voleva arricchire il Progetto
Facendo in modo che non soltanto la fattura pervenisse in maniera de materializzata ma si voleva che da questa recessione completa dematerializzazione di tutto il ciclo della documentazione amministrativa quindi parliamo
Nel processo del ciclo passivo fatturazioni
E successivamente liquidazione mandati di pagamento da una parte il processo dell'impegno della spesa diciamo con tutti i livelli autorizzativi interni si è quindi deciso di
Pensare un po'più in grande rispetto
A quello che era il mandato della fatturazione elettronica andando ad analizzare c'abbiamo trascorso un certo numero di mesi di tempo
I principali processi relativi alla documentazione amministrativa il ciclo dell'accertamento delle entrate degli impegni di spesa tutto quello che riguarda il mondo della fatturazione passiva e per non farci mancare nulla anche il mondo della fatturazione attiva
Perché il Segretariato generale dice diciamo nell'ambito della tenuta di Castelporziano anche occasione di procedere alla emissione di fatture di tipo attivo verso la pubblica amministrazione quindi un ruolo abbastanza esaustivo di tutte le tematiche
Come si è ragionato io allora si è coinvolto sostanzialmente da una parte il gruppo di lavoro dello sviluppo del sistema informativo documentale dall'altra
Il fornitore del sistema di contabilità finanziaria e si è fatto un mini processo di reingegnerizzazione cogliendo diciamo
Lo spunto in questione e andando quindi ad osservare passo passo
Gli iter di carattere contabile che sono definite all'interno del Regolamento di contabilità del Segretariato generale della Presidenza della Repubblica che c'era certi margini di autonomia rispetto a quella che la normativa valida per la pubblica amministrazione
Questi steppe sono stati analizzati raccontati
Si è fatto diciamo una serie di colloqui con i vari centri di spesa perché il Segretariato generale non è dotato di un unico centro di spesa ma
La spesa e distribuita per competenze su diversi uffici servizi del Segretariato generale quindi
Si è andati verso una mappatura di questo mondo documentale chiacchiera di tipo cartaceo cioè
Che era costituito da faldoni fascicoli che vi
Già varata una scrivania all'altra del Segretariato generale qua tanto per darvi un'idea penso che non si legge quasi nulla ma questo è un'idea della complessità della analisi del processo degli impegni dispensa
In cui si vedono una certa quantità di blocchetti quei blocchetti vengono frequentati o meno in funzione di certe condizioni l'entità della spesa
Il fatto che la spesa sia stata prevista o meno in sede di Bilancio di previsione tante linee in rosso dicono che ciascuno di questi passaggi può non andare a buon fine
E quindi ci possono essere dei ricicli quindi una certa complessità in un iter sostanzialmente banale quale quello dell'impegno della spesa
Altrettanta complessa la rappresentazione dell'iter per quello che riguarda la gestione delle fatture
Le quali prevedono in un'ottica completamente De Mari realizzata dei processi di approvazione in Terna quella fila di blocchi verticali in cui ciascuno deve dire
Che quella forniture è andata a buon fine che quel prodotto è stato consegnato che quel lavoro è stato svolto in maniera corretta
Quindi ci siamo avvalsi di uno strumento piuttosto flessibile che ci metteva a disposizione il sistema di contabilità finanziaria per andare a raccontare a questo sistema informativo il nostro modo di lavorare
I centri di entrata i centri di spesa sono stati coinvolti non abbiamo una logica diciamo di accentramento nell'ambito della gestione delle entrate presso
Il servizio bilancio ragioneria tesoreria invece una logica di decentramento nell'ambito del processo della specie in cui i vari centri di spesa godono di una certa autonomia in funzione di determinate soglie di carattere economico
In questo progetto si trattava allora di andare ad individuare delle scelte strategiche che abbiamo compiuto sempre nel corso del due mila e quattordici quindi capire
Quale doveva essere il rapporto tra il sistema di gestione documentale il sistema di contabilità finanziaria se andare su due mondi diversi oppure se andare su un mondo integrato
Quale fosse la tipologia della firma da adottare in una logica di completa dematerializzazione non era più a che fare con documenti cartacei quindi dotare tutti i centri di responsabilità di firme di tipo
Digitale standards smart card oppure firme di tipo remoto e soprattutto il tema dell'adozione di un sistema di conservazione quasi è molto dibattuto
Per le peculiarità del Segretariato se fosse possibile trasferire la documentazione di carattere amministrativo ha un conservatore accreditata esterno o se il processo dovesse essere mantenuto
All'interno del Segretariato la la scelta che poi ha prevalso in generale
è stata diciamo una scelta di internalizzazione qua c'è uno schema che rappresenta sulla parte destra il mondo della contabilità finanziaria con i suoi processi e sulla parte
A sinistra il mondo della gestione documentale abbiamo deciso che i due sistemi dovessero coesistere colloquiare tra di loro
Per quello che riguarda il mondo della documentazione amministrativa condividere l'accesso ad una casella di posta elettronica che era quella attraverso la quale giungevano diciamo le fatture dal Servizio studi dell'agenzia
Delle entrate ma in blocco
Basso non puntiamo in un in basso un blocco che rappresenta
Uno step decisionale importante il fatto cioè che al termine dei processi di carattere amministrativo
Venisse consolidata nell'ambito del sistema di gestione documentale una sorta di repertorio degli impegni di repertorio delle fatture delle limitazioni dei mandati mi dice una scelta forte di portare il sistema documentale
All'interno di quello realizzato in house e fare in maniera di non avere a che fare con sistemi documentari distinti ma avere a che fare con un unico sistema di gestione documentale a partire dal quale attivare poi successivamente i processi di conservazione incassa
Sistema di gestione documentale realizzato in casa è molto complessa e qui ce n'è un'idea diciamo dei blocchi che lo vanno a comporre sostanzialmente noi abbiamo dovuto evolvere anche in tempi piuttosto stretti questo sistema nelle componenti in cui era maggiormente carente quindi una integrazione stretta con la posta elettronica certificata che non era originariamente presente
Inglobare libreria di firmare Mota al momento adottate come un servizio offerto da un fornitore esterno a breve speriamo inglobate a livello diciamo di cassaforte delle firme portate direttamente all'interno dei nostri CED
E quindi ragionare anche in termini di libreria di conservazione che abbiamo individuato sul mercato e abbiamo acquisito nell'ottica di
Definire al nostro interno manuale di conservazione responsabile della conservazione procedure informatiche di conservazione
Io vado piuttosto veloce per cercare di di non rubare tempo ai miei colleghi quindi qui parliamo dello step della registrazione dell'IVA che molti di voi avranno già vissuto
I diversi centri di spesa del Segretariato generale che hanno vissuto questo processo di accreditamento
E quindi un'intuizione che è stata quella di dotare ciascun ufficio il servizio del Segretariato generale di
SCO
Di una casella di posta elettronica certificata dedicata a quella unità organizzativa centralizzare la gestione della posta certificata in ingresso distribuire la emissione di posta certificata sui cinque sulle singole unità organizzative la scelta importante è stata quindi quella di fare sostanzialmente in modo che i
Il processo legate originato sostanzialmente dal mondo della fatturazione elettronica sia un processo che prosegue nel mondo della gestione documentale qui vediamo delle estrapolazioni di maschere
Desunte dal sistema di gestione documentale mostriamo esempi di come sia avvenuto un processo di integrazione della posta certificata
A livello della corrispondenza in ingresso e a livello della corrispondenza in uscita in forma decentrata vediamo come all'interno del sistema archivistico documentale sia stato costituito questo repertorio degli impegni e degli accertamenti tanti
Fodere costruiti in maniera automatica attraverso il colloquio tra il sistema documentale il sistema di contabilità finanziaria e ad esempio come anche i mandati di pagamento che esso non ha mai completamente dematerializzati
Trovano la loro collocazione una loro conformazione del sistema di gestione documentale parliamo di archivi correnti pronti
Per essere ribaltati all'interno di una sistema di conservazione digitale sul quale stiamo attualmente lavorando vi risparmio diciamo considerazioni relative alla firma remota
Qui c'è diciamo una specie di miracolo del quale siamo orgogliose cioè il fatto che nel corso di un mese di tempo il marzo del due mila e quindici
Siamo riuscite a passare da una fase iniziale di registrazione all'indice delle pubbliche amministrazioni sino ad un sistema in esercizio al trentuno marzo è chiaro che
Questo miracolo è stato compiuto attraverso un'attività di preparazione che ha coinvolto i mesi precedenti però nell'ambito di un orologio particolarmente preciso siamo riuscite a mettervi seguita attività di sviluppo di installazione di formazione
Riuscendo diciamo ad essere operativi secondo quelle che sono i dettami della normativa
Si trattava di andare a formare una certa quantità di persone circa cento sono le utenze che lavorano
Nell'ambito dei sistemi di contabilità finanziaria tre ragionieri componenti archivistiche
Ovvero sistema diciamo di ragioneria centrale si trattava di andare a formare una gran quantità di persone che sono quelle che condividono l'utilizzo del sistema di gestione documentale
Anche questo è stato fatto concludo con i prossimi obiettivi quindi diciamo accompagnamento della messa in esercizio del sistema che è l'attività diciamo sulla quale abbiamo trascorso il mese di aprile buona parte del mese di maggio
Proseguire con l'attività di gestione della conservazione per i documenti nativi digitali ora abbiamo localizzato diciamo la soluzione
E e i problemi li abbiamo sostanzialmente circoscritti adesso con la collaborazione diciamo dell'Archivio storico sicuramente di competenze necessarie procederemo oltre nell'ambito del processo di conservazione dei documenti nativi digitali
Informato coerente rispetto a quelle che sono le disposizioni normative e e spenderemo questa è la nostra volontà il processo di dematerializzazione
Non soltanto alla componente di carattere contabile amministrativa ma anche a tutta la corrispondenza in ingresso che ha valenza istituzionale nell'oggi che anche questo sia un settennato diciamo rientrato
A un risparmio della carta ed un forte impulso alla dematerializzazione cogliendo diciamo il rinnovamento da ogni punto di vista anche nelle figure delle persone accompagneranno nel corso di questo settennato
Io ho concluso le mie considerazioni spero di essere stato nei tempi
E vi ringrazio per la disponibilità e l'ospitalità
Assolutamente io ringrazio il dottor ligia verbale Spar perché
A riusciamo avevamo avuto occasione di vedere questa presentazione pochi giorni fa al Quirinale e ho trovato degli spunti interessantissimi questo convegno perché oltre a un esempio
Molto puntuale di quello che può essere il process sordi sedimento della fattura nell'ambito di un'Amministrazione quindi con l'integrazione e lei si semi di protocollo e dissi semi contabili
Anche Espresso anche se il tempo è stato poco e quindi l'abbiamo fatto fare in maniera molto veloce tutto un processo di
Razionalizzazione e integrazione dell'uso dell'Apeca con il protocollo questo è uno dei problemi che essendo la pecca nata poi dopo l'introduzione del protocollo tutte le amministrazioni si trovano a dover gestire
Perché di fatto al pur avendo dato un'organizzazione con il protocollo con le aree omogenee
E quindi avendo introdotto una certa organizzazione poiché l'introduzione di una pecca che è stata fatta boiardi rivoluzionato diciamo queste non tutti hanno regolato
Una
L'introduzione di integrazione tra i due sistemi quindi credo che nell'esperienza invece del Quirinale questo
è stato fatto con una puntualità e in un'organizzazione che credo sia molto
Interessante in più vorrei anche sottolineare quello che ho già detto in altre occasioni che non sempre diciamo come dire il successo o un risultato o che si è attenuto sulla fattura dipende dall'obbligo ma dipende dalla volontà di chi e poi si è messo anche lavorare su questa attività perché nel caso del Quirinale l'obbligo non c'era
Diciamo che come organo costituzionale non era nell'ambito delle amministrazioni del perimetro abilitazione obbligate
A sviluppare la fattura elettronica e in più a farlo attraverso il sistema di interscambio questo è un elemento di grande trasparenza perché e diciamo la amministrazione Insiel resta come dire
Alla pari delle altre nell'utilizzo degli strumenti che permettano diciamo di dare a queste procedure la massima visibilità
Quindi grazie ancora e passerei adesso la parola alla dottor Campo
Capufficio sviluppo e gestione risorse informatiche digitalizzazione procedure del Servizio amministrazione del Ministero degli affari esteri in questa diciamo Pannella di
Esperienze testimonianza abbiamo scelto queste due amministrazioni che hanno come componente comune se mi posso permettere la
Riservatezza dei documenti che trattano no alla tipologia dell'importanza perché da un lato c'è il cerimoniale di Stato dall'altro diciamo non le ambasciate e quant'altro trattano documenti di una certa
Rilevanza in questo senso quindi se ci racconta un po'a delle esperienze fatte grazie sentiamo
Purtroppo sempre gran tempo molto di Pitagora
Buona sera
Mi chiamo Marco campo grazie Mariapia dottoressa Giovannini grazie per questo possibilità di intervento siamo molto in linea con l'intervento precedente della Presidenza della Repubblica
Che anche ne parleremo nella gestione documentale anche perché tanto abbiamo detto sulla conservazione
Ma dentro questi archivi digitali qualcosa ci dobbiamo promettere allora vi facciamo facciamo un passo indietro per farvi capire da dove siamo partiti
Cosa abbiamo fatto eviteremo alcuni casi di studio e quindi in particolare parleremo del documento amministrativo
Nell'ambito del procedimento amministrativo il scusate il documento informatico nell'ambito di procedimento amministrativo ripartiremo dall'inizio della nostra riflessione
I valori i principi che ci hanno tagliato
Sembra molto veloce sarò molto veloce parleremo appunto del
Corradi questa presentazione e di pre presenteremo le nostre attività
Allora
E innanzitutto per guardare al futuro abbiamo deciso di guardare al passato ovvero ci sono delle fondamentali norme e che sono anche morali ma sono state codificate dal nostro legislatore
In particolare abbiamo ricordato nel Codice civile Mino centoquarantadue due principali principi che innanzitutto
Non siamo tutti chiamati a fare la diligenza del buon padre di famiglia questo è un principio come sappiamo bene di origine umanistica cioè noi dobbiamo ricordarci
Chi in quando siamo amministratori pubblici trattiamo le cose degli altri come se fossero le nostre quindi dobbiamo avere la massima cura direi l'amore
Per il lavoro che svolgiamo
Un altro principio fondamentale sempre il Codice civile e quello del comportamento secondo le regole della correttezza e della buona fede tutto questo e alla base
Della nostra la riflessione per capire che alla fine quando ne parliamo di attività della pubblica amministrazione
Di procedimento dobbiamo mettere al centro sempre la persona umana che non possiamo
Scusate non possiamo dimenticare che la nostra azione non può essere solo ho rispetto della legge dobbiamo passare dall'incremento della legge al traguardo del servizio della persona umana
Sulla base di queste riflessioni abbiamo
Riflettuto su quel contesto normativo che siamo chiamati ad applicare veramente variegato normativo europea Codice amministrazione digitale regole tecniche varie sul documento sulla conservazione legge sul procedimento amministrativo
Codici della privacy Codice civile
In poche parole
Per fare tutto questo ci vuole tanta fantasia
E voglia di innovare
Allora parliamo del procedimento e del provvedimento che abbiamo innestato nell'ambito del documento
Informatico
Come noto la pubblica amministrazione agisce secondo dei processi codificati ovvero
Nessuno di noi lavora secondo la propria fantasia la propria volontà ma dobbiamo sempre riferirci a ciò che il legislatore ci tiene
Il manifestiamo la nostra volontà come pubblica amministrazione in maniera certa sicuri quindi il problema
Di come legare il procedimento il provvedimento amministrativo agli strumenti tecnologici ci viene subito in aiuto il codice di comportamento dei pubblici dipendenti
Che ci ricorda la necessità
Di tracciare esempi processi decisionali per garantire con un adeguato supporto documentale la sua replica abilità
Da questo punto dobbiamo chiederci a che cosa ci dobbiamo ispirare per creare una nuova struttura un nuovo modello abbiamo detto
Osserviamo la natura e lasciamoci ispirare da essa il nostro sistema solare si muove da solo
Senza che nessuno di noi fa niente pure funziona benissimo ecco abbiamo deciso di considerare il provvedimento il procedimento che sono i nostri modalità e in questa struttura mettiamo al centro il provvedimento
Facciamolo tali intorno ad esso
Tutti i vari nostri procedimenti amministrativi naturalmente come facciamo questo il provvedimento e non può che far riferimento al sistema gestionale documentale il Ministero degli affari esteri come ricordava la dottoressa Giovannini
A una delocalizzazione veramente elevata la più elevata di tutto il panorama italiano quindi utilizziamo lo strumento et d'occhio che ma anche nel catalogo dell'Agip del riuso
Che consente di produrre i documenti informatici con firma digitale trasmessi Troncon pecca con certezza della data grazie al protocollo informatico
Immodificabilità i doni e dalla conservazione tutte queste sono le caratteristiche richieste appunto dal Codice d'amministrazione digitale
Per garantire
E la certezza giuridica l'efficacia giuridica di questi provvedimenti amministrativi noi procediamo così la nostra pubblica amministrazione stiamo cercando di eliminare ogni provvedimento cartaceo e di realizzarlo tutti
Utilizzabili tutti tramite il nostro gestionale che cosa c'entra invece il come entra in questo discorso il procedimento ecco il procedimento sono tutti quei piani di che girano intorno al focus
Nel loro orbite che devono necessariamente essere tracciati e caratterizzati connotare da una interoperabilità piena cioè dobbiamo avere
La certezza che i vari processi
Siano considerati almeno come loro focus il provvedimento amministrativo
Ad emanare Chissi appunto l'ultimo anello della catena
I che sarà poi oggetto di ostensione in caso di accesso agli atti e di comunicazione ai destinatari e abbiamo avviato così un progetto di dematerializzazione totale abbiamo numerosi applicativi che si sono stratificati nel tempo
Abbiamo riunito tutti gli applicativi di gestione del personale in un portale che si chiama papiro digital tutti procedure che riguardano i servizi consolari il SIS che il sistema integrato dei servizi consolari la contabilità delle sedi all'estero nel portale esibirli
Vari applicativi che gestiscono altre procedure di metallizzata i e molto altro ancora tutto questo è connotato da l'attuale adeguamento alle nuove regole tecniche sul documento informatico
Molto brevemente per concludere nel tempo
Vi presentiamo di casi di studio concreti
Abbiamo ricevuto una richiesta vicino continuamente come tutti quanti voi richiesti di accesso agli atti e abbiamo avviato le prime procedure interamente dimettere rizzare abbiamo acquisito l'istanza che era l'unico documento unico
Ezio di carta del privato quindi non c'è stato nessun onere da parte della pubblica amministrazione quindi l'abbiamo acquisito abbiamo gestito
Tutte le comunicazioni col sistema che vi abbiamo illustrato e poco fa tutte le comunicazioni anche al controinteressato tramite la posta elettronica certificata
C'è stato l'elezione di domicilio presso il proprio procuratore legale che come noto all'obbligo di rizzare la la pecca qui di un processo interamente
Digitale i abbiamo riunito tutti gli atti nel fascicolo informatico i alla fine abbiamo messo il provvedimento finale in questo caso
è stato un diniego perché è una situazione molto particolare che terrà
Ragioni ovvie non Staro qui a a denunciare e però con la conclusione del diniego si è concluso pienamente il discorso del procedimento in digitale altrimenti ci sarebbe stato
L'accesso agli atti con l'estinzione delle corde il pagamento di Bondi perché la normativa ancora non chiude il cerchio sua solo su queste attività
Nel secondo caso di studio molto veloce riguardo il Codice dei contratti pubblici naturalmente con l'eccezione degli adempimenti da VC passa abbiamo di materie zero tutta la procedura
Di evidenza pubblica dalla determina la lettera di invito l'offerta firma digitalmente che sarà trasmessa in archivio
Compresso con crittografia per garantire la riservatezza la segretezza necessari durante la Seduta pubblica la consegna della chiave graverebbe unicamente l'offerta ricevuta conclusione del contratto firma digitalmente come richiesto dal Codice del contratto
Appropriazione con decreti trasmissione agli organi di controllo
Il
Ultimo caso di studio riguarda poi per lo sviluppo della fattura elettronica
I ladini utilizzazione degli allegati negli atti allegati al pagamento
E questo è il nodo ancora non lo cruciale ancora in corso perché quando la dematerializzazione esce dalla struttura a principale si incontra con altre realtà
C'è sempre bisogno di una concertazione molto ampia io sono convinto che la di metanizzazione necessita di condivisioni e di approvazione a tutti livelli altrimenti
Non avremo mai processi pienamente di mente Rizzati quindi abbiamo progettato insieme ai colleghi che controllano i nostri atti le modalità tali trasmissioni come sono le criticità che rilevavo
Il contesto normativo non ci aiuta perché il fatto della contenere il cadde ancora la norma che prevede la copia non logica di documento informatico che spesso usato come pretesto
Per non dimettere rizzare siamo nel periodo di transizione quindi questa norma e più che opportuna
El tacon servato il più possibile però occorre veramente fare riferimento a una nuova cultura per perché è chiaro che Sinico i colleghi sono sempre abituati a trattare i documenti di carta
Con una certa rappresentazione grafica passare alle visti documentali e fai le registrazioni sicuramente un impatto emotivo che è veramente difficile da superare
Occorre quindi
Sicuramente condivisione per l'innovazione che quindi per concludere pensa di essere ancora nei tempi
Abbiamo parlato di valori che sono stati alla base della nostra riflessioni e che ci portano a capire come dobbiamo agire in quanto pubblica amministrazione
Questo porta l'integrità dei pubblici dipendenti trasparenza perché tutto Roma il tracciato anche i processi decisionali e ci chiede soprattutto di dare un ampliare la libertà dei cittadini nel momento in cui a diciamo
Dico sempre i miei collaboratori che la storia è fatta da ognuno di noi oggi
Molte grazie
Ed anche
Diciamo ancora una volta l'impatto con le tecnologie e l'organizzazione della cultura sia tornata
Emerge insomma dal
Relazione fatta dal collega e quindi a questo punto io vorrei passare la parola alla parte dei fornitori e quindi dell'offerta di servizi e strumenti che possono effettivamente aiutare
La pubblica amministrazione non solo a gestire questa o su cui ci soffoca carta documento informatico visto che le norme ci sono e quindi le amministrazioni possono farlo allora
Lascerei la parola allunga di Roma della web Brembo solution manager nell'Hitachi system CPT per dirci un atti no che state facendo che ci fornite quali sono gli strumenti che la vostra società mette a disposizione per alleggerire questa
Complessità che si trovano le amministrazioni a dover affrontare
Grazie grazie a tutti anche da parte mia certamente in qualità di di fornitore su questa platea ecco il nostro contributo a cercare di portare delle soluzioni che tutto questo che ci stiamo raccontando in questo momento
Si possa mettere in pratica nella maniera più semplice più lineare più si possibile senza dover senza doversi perdere in tecnologie e processi troppo complesse
Io vi ringrazio di questa opportunità aperto all'inizio Mariapia Giovannini ha parlato di emozione parlando davanti a una platea così grande ovviamente mi unisco anch'io a questa
Sentimento in maniera particolare perché è la prima volta che non sta funzionando
Noi come non scorre
Ok
Perché è la prima volta che ci presentiamo a questa platea in una veste completamente rinnovata molti di noi conosceranno la CPT S.p.A. un'azienda romana con più di trent'anni di storia nell'informatica
Da quest'anno la CPT è entrata nel grande gruppo internazionale di tacere quindi sotto questa nuova veste
Ci presentiamo sotto forma di fornitori specializzati Ivano contesto di una multinazionale quello che non è cambiato
Rispetto alla la nostra solita Biko Udine questo gettano sta funzionando
No molto forte laziale quello che non è quello che non è cambiata la nostra mission noi restiamo dei fornitori
Che cercano di fare il proprio meglio per accompagnare tutti i nostri clienti verso un percorso di ammodernamento dei propri sistemi di semplificazione
Anche attraverso procedure di outsourcing che permettano di liberarsi di complessità non più strettamente necessaria
Che cosa ci fa un fornitore a questo tavolo la guarderemo va il nome che avete sentito nominare è il marchio storico con cui molti di voi ci conoscete con alle nelle nostre proposte di gestione documentale
Era nostra piattaforma con cui costruiamo tutti i progetti con cui sviluppiamo tutte le soluzioni una piattaforma si porta dietro ovviamente tanta tecnologia non ve la sto a raccontare a questo tavolo non è non è la sede opportuna quello su cui invece ci tengo a
Se non sollevare l'attenzione perché è importante che tecnologie
E norme dialoghino nella maniera più integrata possibile le regole tecniche di cui tanto stiamo parlando in questi giorni sono soltanto l'ultimo tassello di un percorso molto lungo molto complesso che probabilmente non sarà neanche l'ultimo
Perché
Si continuerà a porre l'attenzione verso una semplificazione di questi di questi processi un sistema di gestione delle informazioni non può essere valutato
All'interno di un'azienda di un'organizzazione complessa soltanto dal punto di vista tecnologico ecco noi oggi quello che con cui ci vogliamo presentare con la nostra capacità di interpretare
L'evoluzione delle norme
La l'uso corretto di queste tecnologie la loro applicazione nella maniera più semplice e lineare possibile nascondendo le complessità tecnologica che questi sistemi si portano dietro quindi quello che voglia con cui vogliamo caratterizzarci come azienda italiana anche se oggi ormai diventata una multinazionale azienda italiana con trent'anni di esperienza in questo settore come fornitori di soluzioni che funzionano bene che sono semplici che portano
Vantaggi facilmente misurabili all'interno delle organizzazioni e che soprattutto rispettano le norme e prontamente si adeguano quando queste norme cambiano e si evolvono
Per far questo vi volevo raccontare delle esperienze concrete il nostro sistema al suo interno contiene tantissime soluzioni tantissimi moduli verticali già pronti
E in parte che continuiamo a sviluppare
Come miglioramento del prodotto moltissimi clienti pubblici e privati hanno adottato le nostre soluzioni nel corso degli anni oggi per bene volevo raccontare una in particolare quindi volevo seguire un po'il filone di questi ultimi interventi
Per raccontarvi un'esperienza completa della di un nostro cliente storico l'ASL di Treviso
Che
Da tanti anni usa il sistema di protocollo informatico e che ormai da tre anni a questa parte a
Scelto la nostra tecnologia come semplificato ore di tutti i procedimenti amministrativi
L'ultimo in ordine di tempo che è entrato all'interno di questa gestione del ciclo passivo conto tutto quello che comporta la fatturazione informato Pubblica amministrazione tutto l'iter interno di registrazione approvazione al pagamento liquidazione
Delle competenze è in assoluto il procedimento più importante che circola all'interno della del dell'ASL all'ASL è una delle delle più grandi del del del Veneto
è un sistema
Che una volta introdotto ha permesso
Di risparmiare circa venti giorni per ogni procedimento
In tutto il suo iter da quando nel documento veniva registrato fino a quando veniva effettivamente liquidato un procedimento che
Ha avuto
Il premio innovazione del Politecnico proprio sull'osservatorio della sanità per i benefici che questa portato in termini di trasparenza amministrativa di tracciabilità delle operazioni
All'interno e di effettivo risparmio di tempo delle persone e dei costi
Anche questo atto al comportato
Io non credo di aver esaurito il mio tempo però mi fermo qui così recuperiamo un po'del del del ritardo che abbiamo accumulato lascio la parola miei colleghi vi ringrazio dell'hard della vostra attenzione se avete
Desiderio volontà di approfondire pensiamo allo stenda nell'area espositiva vi aspettiamo volentieri grazie grazie
Grazie terra diciamo la velocità e anche no alla
L'esperienza che ha tracciato
Dimostra come anche il mercato sia stato sensibile a introdurre soluzioni che agevolassero le amministrazioni nel percorso di
Introduzione della fattura elettronica sicuramente si è c'è stato questo ma il sposta importante che il mercato dei fornitori e ha prodotto e che ha contribuito a realizzare questa su mozione anche dicendo in maniera così integrata dente rischi immediati benefici iella della fattura
Passerei la parola alla dottor Marco torna Maria del Series marketing director di diabete che ha dato come management Cannon della Canon
E facendo anche una domanda un po'provocatoria nel senso che poi ci racconta tutti gli strumenti però
Un problema che abbiamo avuto nel passato che le multinazionali
Di fatto nomino come dire guardano alla Rete alla regolazione italiana con poca attenzione o comunque
Vedendo la comunale attività di
Nazionale localistica quindi
Non avendo una grande
Interesse poi sviluppare strumenti specialistici mi riferisco proprio l'esperienza che abbiamo fatto in particolare sul protocollo informatico ma sul protocollo informatico cioè la segnatura del documento
E noi abbiamo fatto di tutto per standardizzati la per fare in modo che
L'amministrazione nel momento che scansione nel documento potesse anche immediatamente emettere la segnatura con uno Standard
Che fosse unificato tra tutti i fornitori questo avrebbe portato un interoperabilità successiva della lettura di questa
Segnatura che ovviamente anche il codice a barre per permetterne la lettura non ci siamo riusciti perché i fornitori internazionali non avevano interesse a modificare gli strumenti per raggiungere questa funzionalità dovendolo fare come da solo con fornitori italiani ne nasceva un condizione troppo con troppo minimalista insomma che non poteva
Garantire una buona diffusione della soluzione allora il punto quale la legislazione italiana e troppo particolare siamo avanti agli standards qual è il punto della sua quale punto di vista dai camion e cosa ci offre la gamma una in alternativa per risolvere i problemi dell'interoperabilità della introduzione della documentazione dei documenti informatici grazie
Prego si sente sì
Buongiorno a tutti intanto mi associo all'emozione di Luca anche all'ammirazione nei vostri confronti per la resistenza sta dimostrando ma noi esistiamo concorrenza di soggiorno la forte Luce dei fare
Allora per rispondere a sua domanda voglio essere molto pragmatico è chiaro che
Le multinazionali come le aziende locali ragionano in termini di
Potenziale di business questo però per arrivare a dire che
Il mercato della gestione documentale in Italia a un rilevante potenziale sia per realtà locali sia per la realtà internazionali come gruppo canoni
Se volete non io fisicamente ma noi come azienda siamo la testimonianza un po'come CPT prima perché integrato come management
Società storicamente specializzata nel campo della gestione documentale del business process outsourcing e quindi anche di soluzioni strettamente legati alla normativa italiana è stata acquisita da canone quindi
Una scelta strategica che è legata a un potenziale di mercato che c'è attraverso non la costruzione ex novo di compete se che richiedono una presenza locale ma l'acquisizione di realtà radicate sul territorio e che sono a forte conoscenza non solo delle normative di riferimento
Posto che confermo quello che diceva lei l'Italia su alcune tematiche
Stati innovativa rispetto all'Europa
Nel due mila e quattro quindi parliamo di
Undici anni fa
Usciva la normativa sulla conservazione sostitutiva una delle uniche prime nazioni in Europa
Poi come sempre abbiamo poi delle difficoltà nella nell'implementare queste cose nell'and nel rendere chiare comprensibili però sulla parte innovativa e di attivare
Non ci manca nulla
Quindi è un mercato interessante anche per
Realtà come canoni tant'è che oggi ne sono
Intanto vado avanti se non è mangi il tempo modo ispezionato sei minuti da quando è venuta
Assemblea mirati anche aggiornato controllo canali nazionali amabilmente tagliate sono indietro va bene
Andava e quindi intanto mi auguro di averle risposto spero di sì
L'obiettivo dell'intervento è alla luce dell'esperienza che i DM e il gruppo canoni oggi un'unica entità ha maturato nell'implementare
Più di un centinaio di processi di dematerializzazione o progetti per il permesso l'obiettivo è molto sinteticamente condividere
Caratteristiche fattori critici e benefici dei progetti che ne abbiamo implementato e misurato
Tornando a canoni ma anche per noi questo l'opportunità tanto faccio una premessa questa slide richiesto giorni di discussione perché dubbia passi pay perplessa o less pay per
Qui vedo il mio collega del marketing abbiamo perso dibattiti fino arrivare a livelli europei quasi in Giappone alla fine avremo messi tutti e due perché c'erano visione differente quindi troverete sia lessa che spetta ammessa
Detto ciò cose oggi canoni perché la domanda che sicuramente molti di voi sono fatti e che anche nuovi commi di M. ci siamo fatti prima di essere acquisite
Ma ci col parleranno di macchine fotografiche ci parleranno di stampanti in realtà giacca non prima dalla nostra posizione oggi ancora di più
è una realtà che come mi auguro questa chart che vedo in lontananza ma la conosco
Tenta di illustrare è in grado attraverso tecnologie sicuramente soluzioni software e servizi di gestione documentale
Di coprire
Tutto prima se n'è discusso il ciclo di vita in ingresso in gestione e poi l'uscita di un documento
Quindi parliamo di gestione della multicanalità in ingresso ufficio posta barra meglio Rummo usando oltre le terminologie più o meno di moda
Parliamo della parte di cattura acquisizione dati
Leader nelle tecnologie hardware tecnologie dieci R ma anche servizi di outsourcing risorse in via
Attività di validazione qui torno alla domanda che lei mi ha fatto prima qui occorrono competenze verticali per operare la pubblica amministrazione mercato nel quale
Operiamo occorrono competenze non solo normativa anche di processo così come operare nel mondo assicurativo piuttosto che bancario
Poi componenti infrastrutturali
Camion addebita Center a licenze di archiviazione fisica ha un portafoglio applicativo è uno e in ultimo anche
Dei servizi per la gestione della corrispondenza in uscita quindi a chiusura del ciclo questo schema lo riprenderemo lo riprenderemo dopo perché vedete che cita poi gli attori principali nel contesto nel comparto della pubblica amministrazione
Due numeri e questo si collega anche a un tema a me molto caro che citava prima da professore di Macerata se non sbaglio
Oggi i canoni impiega in Italia ha mille risorse anche questo numero che credono molti sanno nel mondo dei servizi di gestione documentale tre mila a livello europeo
Dodici centri operativi sul territorio nazionale e nove miliardi di immagini gestite quindi è questa esperienza che noi oggi ribadisco in massima sintesi
Cercheremo di condividere con voi e indirizza già il sessanta per cento del suo ricavi complessivi nel mondo business to consumer
Quindi superiore al mondo diciamo di noi i privati acquirenti
Quindi riteniamo di avere titolo ma il titolo la prova corretta di avere le esperienze le referenze per
Condividere che cosa
Condividere una tematica che quella con un termine trito e ritrito della totale dematerializzazione del pay per le strade ma che si lega con tutto ciò che è stato detto fino ad oggi ovverossia
La dematerializzazione di cui Pepe messe un'estensione un termine magari più appealing non per essere efficace deve ragionare in termini di processo e non di tecnologia
Perché solo fotografando ma quando e dove possibile modificando il processo sono certo di ottenere i benefici che mi attendo
Questa è una rappresentazione che ne abbiamo dato della classico processo del ciclo di vita di un documento mettendo al centro
In questo caso la pubblica amministrazione ma leggete bancassicurazione grande distribuzione e i principali soggetti con i quali
Il soggetto che al centro e quindi in questo caso la pubblica amministrazione interscambio documenti informazioni
Perché per ottenere successo nei processi dematerializzazione non si può me prescindere da mittenti e riceventi
Con il ciclo di vita
Che
Mi perdoni ogni tanto
Affaccio
Sostanzialmente copre tutta la il processo dalla ricezione alla digitalizzazione alla
Validazione fino all'archiviazione di un documento quali sono quindi partendo sulla ma dalla base di un processo che credo tutti possiamo condividere
Quali sono le componenti che indirizzano queste tematiche innanzitutto la particolarità ed anche questo un elemento che ci caratterizza nella gestione di un processo di dematerializzazione la capacità di integrare
Servizi tecnologia hardware tecnologie software infrastrutture IIT detta Center e infrastrutture logistiche archivi fisici
Quindi nei panni del cliente est richiede sicuramente competenze un supporto molto ampie perché
Un processo documentale passa attraverso tutte queste fasi quindi
Fondamentale il non sono il concetto il tema della meglio room multicanale
Se non gestisco al meglio i punti di ingresso di documenti tutti i canali
Perché ahimè lo sappiamo le normative che ci sono nella piacque negli altri settori indirizzano la pecca come canale primario il formato del documento informatico come formato primario ma partiamo dal presupposto che la realtà è ibrida
C'era posta tradizionale ci sono le raccomandate ci sono i corrieri c'è la mail c'è il fax
Devo gestire tutti questi canali e riconducendoli a un unico formato quindi tecnologie di calcio
Scansione e o C.R. un come dire un è una leggenda metropolitana no vuol dire tecnologie che possano catturare in automatico le informazioni perché
Tra i vari obiettivi c'è anche quello di ridurre i tempi di gestione
Attività di validazione dopodiché il risultato finale di questo processo
Confluisce
Negli ambiti che prima abbiamo compiuto Mentana tot conservazione digitale a norma e non
E archiviazione fisica perché da questo
Non si può prescindere a meno che lente o la società privata non decida di dematerializzare anche gli archivi storici
Tema che ha un'analisi costi-benefici su cui opportuno riflettere
Un partito patrimonio applicativo che deve implementare con soluzioni prima avete sentito parlare di quel Brembo una soluzione di content management ma esistono anche soluzioni di workflow management
Per non parlare questo richiederebbe un convegno asse di quella che è sicuramente la tecnologia più impattante che cambierà sta cambiando la nostra vita che è quella della firma grafo metrica non solo la firma digitale ma la possibilità di firmare su un tablet un contratto
Oltre alla postalizzazione in uscita
Mi sono trovato in pista e che ha fatto bene la dottoressa
Quindi partendo da quelli che sono i componenti principali vedete al centro il tema della consulenza a modi in gran agito che può essere preventiva
O durante la fase di avviamento per
Come dire legare e analizzare preventivamente ciò che saranno gli impatti abbiamo voluto evidenziare tra i tanti fattori critici tre aspetti
Il primo è la gestione del cambiamento
In che cosa si traduce si traduce in
Cambiamento dei processi prima si parlava di rientri in arringa
L'errore da cercare di non commettere è
Digitalizzare un processo che è nato sulla carta perché nascendo sulla carta aveva logiche che erano strettamente legate al formato
Cito esempi banali no attualmente stiamo lavorando per conto di un di una struttura pubblica diciamo leader nel settore del broadcasting
Anche qui menzionata gestione di validazione documento Eda carta cedendo un sistema informativo sulla molto ristretto digitalizzando prima il documento
Che ogni giorno ritiro dai punti di raccolta a quel punto io posso effettuare attività di validazione digitalizzazione
Delocalizzate nel senso acquisisco a Roma valido a Milano utilizzi centri operativi sul territorio nazionale perché se nuovo la carta o dei vincoli logistici e temporali che mi impediscono di ottimizzare i tempi quindi
Rivedere i processi
Rivedere anche o aggiornare inevitabilmente le competenze quindi dei con l'intervento del professore prima
Alla necessità anche all'opportunità
Di riconvertire di creare nuove competenze professionali
E questo sicuramente interna di centimetri e anche i ruoli scusate mi stavo dimenticando perché la normativa ne parla e quindi processi ruoli e competenze
Secondo tema che per me è uno dei più importanti sulla basa nostra esperienza rivedete va be'multicanalità molti formato il tema vero è la gestione di un processo ibrido Carta e digitale
Tutte le realtà private o pubbliche hanno archivi storici pregressi se una pratica nati in cartaceo e mi arriva un aggiornamento in digitale mi devo porre il tema di come gestire un unico fascicolo con due formati differente
E questo può vanificare o meno il successo di alcuni progetti può fare esplodere o mi
Noi Budget se non preventivamente analizzato proprio per evitare la partenza di
Come dire falsi miti tutto in digitale in alcuni processi ex novo simili dove ha una base storica devo pormi il tema
Dell'integrazione tra il fisico e il digitale quindi questo per noi che molti formato la multicanalità la citavo prima pensiamo a tutti i canali attraverso i quali noi in voi ricevete la documentazione
Ultimo tema l'approccio progettuale che una di quelle parole che come dire vogliono dire tutto e niente in sostanza
Gestisco tutto internamente
Do in outsourcing tutto o parte di questi servizi
Applico logiche miste queste sono scelte torno al tema della consulenza che è opportuno razionalizzare prima perché poi operare in corso d'opera diventa molto più difficile
Anche come gestisco l'archivio storico di Stalin su tutto o lo mantengono in formato originale
Questi sono i principali punti di attenzione che se anticipati per la nostra esperienza consentono poi di avere progetti di successo
Ultima slide
Benefici principali allora il primo
Tracciabilità
Dei processi e dei livelli di servizio e degli indicatori di performance è chiaro che
Dici travisando quindi trasformando in digitale le informazioni e soprattutto
Dove le informazioni sono data e ora di ingresso del documento data e ora di cambio di Stato del documento date è ora di fine del processo
Io sono in grado di monitorare lo stato di avanzamento sappiamo tutti quanto è difficile sapere a che punto è una pratica un processo se lavoro sulla carta
Valutare le mie performances o valutare le performances del mio fornitore se sono in una modalità di outsourcing inoltre tutto ciò è propedeutico alla trasparenza per il cittadino
Secondo tempo tema riduzione tempi di gestione
Anche qui si potrebbe aprire un dibattito cito un esempio che ci vede direttamente coinvolti parliamo degli sarà quindi quanto tempi intercorre da quando è entrato il documento al momento in cui ho completato il processo
Oggi con una gestione pay perplessa noi per esempio gestiamo controlli anti frode per conto di un istituto bancario quindi frode sul documenti o reddituali di identità entro mezz'ora dalla data di ricezione
Senza multicanalità senza sistemi di UCR ma anche senza persone competenti
Certi stanno sarebbero proprio gestibili quindi è oggettivo la possibilità di Rivara tempi di risposta rapidissime
Sui costi credo che non ci sia molto da discutere abbastanza è stato razionalizzato è assolutamente tangibile dall'eliminazione alla riduzione
Livelli di conformità alle normative voi siete soggette le normative le imprese private sono soggette alle normative in questo modo mi cautele o anche
Verso gli auditor che si fanno sempre più pressanti obbligano localizzazioni pubblica private a sottostare a tutta una serie di
Regole
Quindi tutto ciò
Per arrivare poi a poter garantire ottenere con maggiori probabilità di successo riduzione della spesa pubblica
Aumento dei livelli di servizio nei confronti del cittadino e aumento dei livelli di trasparenza
Io con questo avrei concluso
Non so sono in ma sono i tempi ma grazie per l'azione e concludo con il video che Cannonau realizzato per l'occasione se la regia
Non lo so così mi hanno detto di dire
Marchetti mi dice che ha fatto bene sì
Attendiamo fiduciosi intanto
Infine
Grazie ma adesso chiederemo Microsoft per pari opportunità un analogo video anch'
Ma
Allora
Lascerei la parola lascerei la parola Microsoft alla dottoressa pena un alla quale diciamo per pari opportunità chiediamo un video analogo verrà diciamo no
Nel rappresentare le attività che sta facendo Microsoft a parte gli scherzi
Una domanda anche a Microsoft ma come aiuterà Microsoft
Ha gestire la
La
L'introduzione del documento informatico nelle modalità più ampie che abbiamo scritto nelle regole tecniche
Microsoft ovviamente l'attore primario no nella formazione di un documento informatico
Nel documento informatico noi abbiamo parlato di metà dati almeno i minimi essenziali per trattare il documento
Allora Microsoft come ci aiuterà a fare tutto questo grazie grazie e buonasera
Allora stavo pure aereo cercherò di essere breve
Ricognizione com'piccolo come intuì sono arrivate in Italia i dieci anni fa
E mi era stato allocato un consulente per spiegarmi in un paio di ore come l'ha fatta l'Italia è l'aspetto politico
Come essere cittadini italiani eccetera e vi ricordo questo offre lascia e mi disse la la pubblica amministrazione italiana conduce così tanta carta che potrebbe riempire il Colosseo
Questo mi disse a quel momento devo dire che dal di io ho sentito parlare
Di sforzi di dematerializzazione quello che vorrei fare danno vi è la visione di Microsoft attraverso i progetti che stiamo portando avanti ma la prima cosa
Pure iniziale dei beni fissi perché quello che vediamo
Ogni volta che la dematerializzazione fatto una certa modalità con l'approccio giusto
E sono dei tempi benefici molto tangibile di fruibilità di rintracciabilità dei documenti di collaborazioni amico fatti di decrementi
Degli errori è molto importante dei costi ovviamente mancherà trasparenza per chi di voi stava qua ieri a sentire
Luca si Yasser per per le due ore dove sia fatto vedere la corrispondenza molto netta tra la digitalizzazione dei però dite digitalizzazione del del Paese quello di della corruzione
Cioè questo tema della di Matera esito tema deraglia Lizza azione veramente al centro quello che facciamo noi cerchiamo di aiutare l'amministrazione ogni volta monitorare i benefici in termini percentuali in termini tangibile perché
Perché per per per quanto i benefici siano importanti comunque questi sono scesi di cambiamenti che hanno impatto forti privato o pubblico
Che sia
Su lei sulle utenze sulle persone che devono utilizzare dunque la consapevolezza
E quanto importanti in termini di fine efficienti importante che sia
Con da assolutamente
Secondo punto che vediamo nei progetti che portiamo avanti quando la precoce di rimettere dilazioni quello giusto e che è un'opportunità e l'opportunità fosse più grosso di rivedere i propri processi
Allora io potrei parlarvi di quante tecnologie abbiamo di a disposizione delle piattaforme abilitanti che mettiamo a disposizione però vi dico che la cosa più importante non è questa non è l'asse tecnologico quello che ogni partivo oggi cioè noi come mai così soft tiriamo fuori e dei prodotti ogni mese si tantissime noi dunque questione politici dei costante
è importante avere la soluzione che siano sicuro che siano interoperabile che siano fatti allego dimodoché se voglio integrare un processo con
Un altro sia in grado di farlo eccetera però alla base importante e rivedere il processo sottostante quando la conosce è è fatto in questa modalità
Vediamo dei processi progetti di dematerializzazione che funzionano
Allora degli esempi ne abbiamo visto due molto belli
Qua io girai uno che a me piace molto e quello con il Ministero dell'interno
Con la direzione e investire cattiva antimafia perché il proprio le le informazioni e documenti
Che viaggiano sono un certo livello di sensibilità dove li abbiamo dematerializzato e tutta la comunicazione la trattazione e la del documentali
Però si può andare dal più piccolo Comune noi abbiamo questo privilegio di essere in contatto con i pubblica amministrazione un po'su tutto il territorio
Il Comune di Parma che ha deciso di dematerializzare tutto il Consiglio comunale con dei benefici molto molto forti intermedie efficienza
Ancora una volta
Non intendo entrare nel nelle soluzione specifica abbiamo stenda centotre onorata se venite a condividere i vostri bisogni specifici e per noi due punti con le quali vi vorrei lasciare sono
Questo non è un tema tecnologico può più
Non basta che il CIO ossia quello a fare la la spinta forte carcerati materie d'azione ha bisogno di un folto supporto dalla sua direzione generale di una visione di una direzione verso la quale andare
E un'opportunità di rivedere i conoscesse mi riferisco anche di nuove ad attivarsi l che diceva noi produciamo il caos che abbiamo oggi in capo al digitale non se ne può più a nulla
La seconda cosa e vorrei mentre questo è un tema un po'più allargato che è un tema sul quale come mai questo cerchiamo proprio di aiutare con
Direttamente e attraverso la grande rete di parte perché abbiamo che è quella della diffusione della cultura digitale
Il motivo per il quale io partivo dei benefici perché è importante toccare la mente condito che con questo cambiamento ha un impatto su di me come impiegato
Su sul mio Mottin ma e e sul direttamente intere talmente sulla sul cittadino sua qualità di vita dell'ecosistema in complessivo
Dunque
Agire su questa cultura digitale e di dove cerchiamo veramente di aiutare contante
Con tante tematiche campi iniziativa anche molto vicino al territorio per poter far sì che le tematiche
Tale
Quelle della dematerializzazione che son veramente
Al centro della digitalizzazione della pubblica amministrazione possano avvenire come un fenomeno naturale non come un fenomeno forzato
Grazie grazie
Ringrazio molto perché i temi dell'organizzazione dei benefici sono quelli che effettivamente permettono ridare giusto peso a questa materia al nord nelle varie e ancora non è maturo diciamo di fatto nonostante ne parliamo tanto ancora non sono così evidenti come sembrerebbe quando ne parliamo in questi contesti
Ma io diciamo non solo sulle pubbliche amministrazioni ma dando la parola al dottor Daniele Tonietto commercialista delegato dell'Unione nazionale giovani dottori commercialisti
Vorrei come riaprire un un portone perché credo di questo si tratti dell'impatto che il documento informatico e la digitalizzazione porta nel mondo del privato
Chiaramente con pochissimo tempo perché ovviamente no diciamo la sala
è stanca e quindi dobbiamo esauste quindi dobbiamo accelerare i nostri interventi però apriamo la finestra del privato e che cosa succede e quali sono i locali sociale appare allora vi faccio scappava rifare scavare grazie
No beh indubbiamente privato come il pubblico sono realtà molto importanti regolamentate parzialmente modo differente ma anche in modo uguale
Sotto certi aspetti è quella della conservazione sostitutiva comunque uno di questi esempi qua
Innanzitutto la considerazione da cui parte Santo commercialista di parlarne un secondo della fattura elettronica per cui non mi metterò a parlare di commesse con potente tracciato Standa tranquilli
Però è importante collocarla correttamente cioè la fattura elettronica
E come le fatture cartacce una conseguenza fiscale ed è un rapporto giuridico esistente per cui
In
Una volta contestualizzato questo possiamo poi procedere anche perché la normativa europea se sta
Evolvendo in questa direzione cioè non nel guardare solo il documento fattura elettronica in quanto tale ma nel
Contestualizzarlo in un processo
Che figurativamente parte con l'ordine e con ciclo dell'ordine diciamo arriva fino al pagamento della fattura quindi al rapporto adesso che c'è in finanziaria
E al pagamento con la banca innanzitutto quindi una riflessione andare a guardare un attimo anche le novità che ci sono state in Italia
In particolar modo di pochi giorni fa di poche settimane fa decreto cosiddetto sulla fattura elettronica nel di tubi
Che in realtà
Un decreto che fa parte di un contesto molto pianto del la delega fiscale che sta cercando a livello di governo di cambiare
I rapporti tra
Amministrazione finanziaria e contribuente lo sta facendo secondo in mano a me in modo molto positivo cambiando radicalmente il rapporto
Che esistente quindi un fisco che non è un
Un corpo se qua sulla spalla pronto a colpire ma che cerca di dialogare e di rendere disponibile anche degli strumenti e delle semplificazioni reali e concrete tangibili che possono portare dei benefici al
Alla settore diciamo privato
Per cercare di capire quindi
Come andare a vedere soprattutto non tanto quello che è stata l'esperienza fino ad oggi
Nel fattura verso la pubblica amministrazione ma cercando anche di immaginare l'evoluzione che ci può essere appunto nel settore privato
Secondo me bisogna fare riferimento a un paio di considerazioni inserite nel preambolo dell'articolo uno della direttiva comunitaria cioè dei considerando
Che sono utili per cercare di capire la direzione che appunto si sta prendendo
Innanzitutto
Secondo me è uno dei più importanti a darti considerando numero otto che l'articolo del considerando che
Ribadisce la piena interoperabilità semantica della fattura
Sia interni neanche di esentasse Camp di metodo di trasmissione quindi sostanzialmente che cosa dice questa chieda fatturando ero d'informazioni obbligatorio il cui significato interpretato in modo univoco quindi non ha possibilità di essere interpretata in altro modo
E soprattutto è scambiato e mantenuto senza ambiguità
Questo aspetto qua è rilevante perché se il collega poi al discorso della conservazione
Che poi trovare una sua corretta collocazione secondo me nel considerando numero venticinque
Che considerando che
Sostanzialmente riprendendo anche l'ex direttiva centododici del due mila sei sostanzialmente cerca di introdurre un concetto cioè che qualsiasi norma europea non dovrebbe aveva RAI alcun impatto tra i suoi elementi anche con
La così la firma elettronica perché questo sostanzialmente dice che la direttiva
Perché perché l'obiettivo è quello di creare un appoggio approccio di tipo neutrale perché l'obiettivo è quello di andare a garantire non uno specifico
Strumento ma un'idea assoluta indipendenza e neutralità e autenticità che il requisito poi fondamentale
E
Chiudo con due per cercar di recuperare
Il tempo più do con due considerazioni
La prima che il ruolo della conservazione un ruolo che completamente trasversale al
Fattura elettronica riguarda qualsiasi aspetto della vita
Non a caso recentemente anche una delibera del consiglio superiore della magistratura per quanto ci riguarda gli aspetti del processo civile telematico
Ha ribadito come è fondamentale garantire la conservazione
Cioè la leggibilità cioè la possibilità di aveva retto
Un domani tra nove anni dieci anni per quanto riguarda gli aspetti conservazione la fattura elettronica la possibilità di recuperare e produrre a un giudice o all'amministrazione finanziaria
Una frattura un insieme di documenti che hanno rilevanza fiscale per andare a giustificare l'esistenza
Non solo del rapporto fiscale ma anche del rapporto giuridico
E quindi questo un punto di vista che non deve essere assolutamente dimenticato
L'altra considerazione personale e che forse bisogna abbandonare un po'la logica anche dell'utilizzo della posta elettronica certificata
E bisognerebbe cercare di iniziare a ragionare come peraltro molto interventi a Stato più volte ribadito su un ripensamento della gestione dei processi
E in questo contesto devo dire che ancora una volta l'amministrazione finanziaria in questo sta tracciando una linea positiva di rapporto che è quella di andare non più
A fare come è stato fino ad oggi una serie di leggi e regolamenti interpretazioni circolari eccetera
Estremamente precise nell'andare a definire quel seria se singolo aspetto ma sta cercando di andare verso una strada invece di semplificazione di considerazione della prevalenza della non dell'aspetto formale dell'arma dell'aspetto sostanziale questo si tradurrà probabilmente
Mese prossimo
Nella fa circolare che l'aspettiamo da tanto tempo sulla conservazione sostitutiva dell'Agenzia delle entrate e che dovrebbe appunto sempre chiarire andando nell'ottica nella strada verso la strada alla semplificazione questi aspetti qua per cui chiudo il mio intervento dicendo che sicuramente il
Una fattura le schede elettroniche è stato negato nelle mento dirompente perché è stato un obbligo coercitivo ma devo dire che questo ha permesso di iniziare ad abituarsi a ragionare con un formato
Perché Standard blindato passatemi il termine ma che sicuramente
Ha tracciato un esempio positivo sia in termini dimensionali quantitativi
Se in termini di del breve tempo con cui è stato realizzato che ha costituito un caso di successo in Europa
E che se saremo bravi potrà diventare anche un punto di riferimento per l'evoluzione della normativa a livello internazionale grazie
Sembra
Importante
Si ribadire il concetto che la fattura esaltato il problema conservazione ma la consultazione dà già un problema in essere perché dall'inizio dell'anno e abbiamo la
Disposi Simone che le amministrazioni possono firmare i contratti soltanto con firma digitale e quindi sono documenti digitali che debbono essere conservati quindi il problema c'è tutto ed è trasversale a tutto e a tutti perché
Anche per i privati questo è un problema
Cogente perché l'interazione della pubblica amministrazione porta anche i privati ha da dire determinati mantenere determinati adempimenti
Andrea Lisi abbiamo sempre fatto un percorso da tanto tempo su un'archiviazione tu hai creduto molto in tutta la gestione
Della digitalizzazione sono anni che spende i su questo argomento l'associazione nazionale dei conservatori a come dire stimolato
La crescita di questo mercato quali sono le considerazioni che fai a oggi che fa ce la faremo quali sono le critiche le criticità
Hai pochissimo tempo e non ti premio cioè io le domande sono tante ma risposte o esse molto sintetica
No
Eccoci qua grazie
Allora
Io secondi che mi sono messo qui per fare un po'il dissacrante verte così vedere meglio questa giustamente un po'd'Mendo perché per per l'orario uno per i relatori si segnala queste ma vissuti a questo questo convegno che
Chiaramente se è lunghissimo poi dopo già due giorni di di di fonti a
Che cosa può e poi naturalmente sono un attivo non solo un attimo digitare su analogico vedere mi sono preso gli appunti quindi già questo vi fa capire che alla fin fine mi occupo di digitale ma in maniera diversa ma che ha rispetto a tanti altri
E di che cosa voglio parlare prima di tutto voglio parlare di cultura digitale
Quei cultura digitale con o una provocazione a mio avviso si sta parlando tantissimo di nativi digitali copia
Ho scritto parlare dappertutto siamo anche con termini che vanno molto di moda profondendo sentito però funding
Come King Community digitali adesso distrutte per va molto di moda anche lo spirito un IdV unico addirittura nazionale
Guardate che in verità i nativi digitali sono forse coloro che stanno vivendo passivamente il cambiamento digitale sembra provocazione questa ma quando qualcuno dei relatori ha detto che
Per guardare al futuro bisogna guardare al passato io ci credo moltissimo
Guardate che se voi osservate chi Oggiono SMA lettone e quindi non un informatico lo sbattono digitale spesso non si rende conto delle problematiche di privacy
Prove completamente trasparente nell'utilizzo dei social gli archivi digitali non sanno a che cosa neanche che cosa sono non ha vissuto il diario quindi il processo di autenticità di un dato neanche sa che cosa sia
Non vive assolutamente il problema della per dire i dati non gli ha mai avuti su carta quindi pensa che in qualche modo il cloud garantisca conservazione
A mio avviso invece per poter fare digitalizzazione in maniera seria a parte queste paroline di moda è che ci piacciono
E tra qua alle quali viene spesso accompagnata la parola semplicità instabilità e quindi la gestione documentale viene avvertita in questo in questo credo qui di rivoluzione digitali
Come un appesantimento
Io guardate vedo propone deriva in questo periodo qui sembra quasi che quello di cui ci siamo occupati o Maria Pia la dottoressa Sassano tutti gli amici di anno in cui ci sono molti si amici diano Rocco presenti nel direttivo gli stessi
E molti dei dei dei fornitori sono nostri soci hanno sembra quasi che sia ormai un vecchiume lasciamolo però guardate che se noi non diamo invece una daranno una direzione precisa una strategia precisa tutte queste paroline magiche e che non sono magiche il rischio grosso che non avremo certezza giuridica sui dati
E guardate che la democrazia si fonda sul dato offerto soprattutto quando il dato del sostituto istituzionale
Cioè se l'archivio non è certo una pubblica amministrazione non riusciamo neanche a garantire
Una democrazia la democrazia che si fonda proposti gli archivi che garantiscono pubblica fede
Queste cose guardate stiamo dicendo troppo poco e quindi a mio avviso più che di cittadini nativi digitali ci vorrebbero cittadini non alfabetizzati su queste paroline magiche ma cittadini invece che abbiano cultura digitale profonda su certi processi
Perché se non ci aiutiamo noi acconcia accolta a conoscerli questi processi probabilmente neanche si accorgeranno dei diritti che si stanno sgretolando
E non c'è solo il diritto alla trasparenza guardate la trasparenza non è trasparenza se non è esatta cioè se quei dati non sono prelevati da un archivio
Perché alla fin fine se in la pubblica amministrazione pubbliche pubblicare a casaccio il rischio grosso è che il cittadino neanche si renda conto non si fidi più proprio della della pubblica amministrazione stessa
E allora mi avviso Enia riallaccia a quello che ha detto il professor piglia poco prima c'è bisogni profondi manager della digitalizzazione costruiamo lì
Ma alla fin fine non ci possono essere manager delle pubbliche amministrazioni che non abbiamo subìto cultura digitale profonda cioè che non conoscano questa problematica ancora ci sono pubbliche amministrazioni che
Mettono in soffitta ippici ritornando le macchine da scrivere su un articolo per articolo reale di comunichiamo dovuto fare questa scelta perché non erano in grado di incoraggiare il gettito il digitale al loro interno e magari hanno
Magari dei delle no del parlano di fuffa digitale pensando di Fatih magari aver realizzato un buon sito web ma non è quella la digitalizzazione profonda ha qui dobbiamo aspirare
Grazie alla collaborazione efficace in questo periodo quindi agito e poi
Possiamo già avere delle certezze giuridiche sulle regole tecniche
In relazione belle slide della dottoressa Marsella per dirvi soltanto due-tre cose e qui chiudo perché poi da bravo avvocato deve essere sintetico non è vero perché gli avvocati parlano tanto ma per una volta proprio essere e sintetico
Intanto
Con cui si deve fare conservazione digitale
La conservazione digitale prima di tutto si può fare in house non è facile però
I privati possono farle in house si possono fare l'outsourcing così anche le pubbliche amministrazioni possono farle in house cioè internamente oppure affidarle in outsourcing
I privati possono affidarsi a qualsiasi conservatore
Ma ricordiamoci sempre che il diritto romano diceva colpa in eleggendo culpa in vigilando quindi sia un titolare sia affidato un conservatore che non è bravo la colpa sul nel caso di smarrimento dei dati rimane sul titolare del dato il produttore come viene chiamato oggi nelle regole tecniche
In caso di outsourcing invece
Ricordiamoci che le pubbliche amministrazioni devono rivolgersi a conservatore accreditati ma il fatto che Pubblica amministrazione privati si rivolgano e non sul Sindaco hai no a dei conservatori accreditati ripeto non accreditati che siano se si tratta di privati
Non li esime dal nominare un proprio responsabile interno io sto vedendo certi contratti al limite dell'inverosimile
Dove si nomina il conservatore responsabile la conservazione no pubbliche amministrazioni e i privati devono avere al loro interno responsabile la conservazione
Perché responsabile la conservazione deve vigilare sul processo che ha affidato all'esterno perché comunque sempre il produttore
Chi è responsabile della custodia del dato quella responsabilità permane nella culpa cosiddette in vigilando
Quindi come faccio a nominare un responsabile la conservazione esterno magari dipendente del conservatore che vigila sul conservatore sopravviene per carità loro sono bravi sono affidabili voglio parlare dei conservatori ci mancherebbe
Però poiché il rischio di perdita permane sul produttore
Il responsabile la della conservazione deve rimanere interno di una figura difficile
Come ha detto il professor piglia poco per
Figura facile quella responsabile la conservazione a maggior ragione se deve vigilare sul processo esterno altra cosa parolina abbiamo citato
Sente tantissimo l'altro è un miraggio sembrerebbe andare tutto in cloud attenzione
Un secondo le regole tecniche l'articolo nove comma due delle regole tecniche sulla conservazione c'è un principio fondamentale almeno oggi Della Torre territorialità del dato
Quindi il luogo di conservazione dei documenti informatici deve rimanere in Italia quindi va bene Claudio ma deve essere un plaudo che ci permetta di sapere dove vanno a finire i dati lo possiamo
Non non fare questo tipo di scelta
Ancora tutti i documenti devono essere conservati pecca e-mail noi che ripeto non valgono hanno valore limite hanno conservato fatture elettroniche l'abbiamo detto anche le registrazioni siti web vanno quelle che ci interessa non sono documenti informatici
Tutto ciò che si è pubblico on line nell'albo pretorio o come lo dobbiamo chiamare albo on line e dalla Sezione trasparente l'ha dimostrato che è pubblicato e come si dimostra in ambiente digitale
Con repertori digitali terrestre digitali per tre attività di refertazione digitale
Non si considera non si devono conservare solo documenti e metà data ricordiamo ce l'ha detto la dottoressa Rossella che si devono conservare fascicoli e la Cassazione guardate in una recentissima sentenza del due mila e quindici la numero diciassette mila settecento cinquantasei lo son segnature
Ci dice questo che il valore di un archivio informatico non è solo negli atti ma nel modo in cui loro sono in tutto in cui questi dati sono inseriti
Pendono trattati Quinci archivistica importante l'archivio prezioso per privati e pubbliche amministrazioni
Quali sono le problematiche giuridiche chiudono ricordiamo c'era quando affidiamo all'esterno soprattutto questi processi cioè dimentichiamo sempre a tutela del software e si stima di conservazione ci sono tanti soft
Di chi sono le licenze di chi è il sistema
La
Si dice rispondermi contratti a questo tipo di domanda tutela dei dati spesso affidiamo documenti delicatissimi conservazione ma abbiamo tutelato correttamente il dato in questo passaggio di consegne passaggio Charta digitale
Io vorrei non sente pur più parlare di dematerializzazione perché molto più bello il documento nativo digitale prima si è parlato di firma grafo metri che abbia un bel processo
La mia firma da politico appare un ritorno al passato esprimo allo stesso modo come prima
Però è giusto valorizzare l'usabilità i cittadini non devono vivere il cambiamento in maniera faticosa per la complessità la devono dipanare i fornitori dobbiamo dipanare noi in modo che il cittadino viva tranquillamente il digitale in maniera però consapevole
Tutela degli archivi significa anche ricordarsi dello Kim
Non è il la scelta del fornitore
Forse fatta in maniera consapevole seria conservatore accreditavano sinistrorsa deve significare una prigionia per la pubblica amministrazione
Significa poter cambiare perché quell'archivio interoperabile un archivio no che permette il un passaggio di consegne no possibile averlo renda possibile poco faticoso quella veti da che cosa succede quando la chi ha fatto male
Nel passaggio di consegne
Autenticità dei documenti nel tempo i documenti lo rimanere per tutta la tempistica di conservazione anche permanenti sempre autentici e lo si deve fare con un intreccio di tecnologia e professionalità
E in più perdonatemi la battuta finale si parla ancora di modificare la normativa ci sono ancora no chi si ostina a pensare che la digitalizzazione per
Si faccia attraverso cambiamenti di norme
Allora ricordiamoci che sono propositiva niente che provano affondare
E nel le loro scelte sono norme che cambiano ogni giorno Freccero ricordava tacito ce l'ha detto ieri Luca TIA scanno dica citato la nostra collega di banco soft
E allora blocchiamo c'è un po'facciamo vivere la digitalizzazione veramente a chi è capace di governarla e magari spieghiamo al legislatore che non abbiamo bisogno in tante altre norme magari abbiamo bisogno invece di
Soggetti capaci come potrebbe essere agibile magari dire di regolamentare quello che c'è di più tecnico di da regolamentare vi ringrazio per la pensione grazie
Allora
Lascio le conclusioni alla mia caraibica andar via Sassano con la quale abbiamo diviso condiviso tantissime delle cose che abbiamo detto oggi su questo tavolo nella stesura delle norme nell'attuazione di certi processi nell'ambito del Pubblica amministrazione nella sua precedente nelle sedi
Responsabile dei sistemi informativi dell'Agenzia delle entrate oggi nella tua nuova veste di poste che l'attore primario Berra a livello nazionale alle del trattamento dei documenti e quindi del trasferimento e quant'altro e che è poi nella sua veste pubblica privata nella sua dimensione territoriale
Ce la faremo e cosa ci proponete
Ma intanto non mi alzo tanto se mi alzo non mi alzo sono sempre bassa e quindi non avete questo vantaggio e poi sarò breve
Allora io ho seguito tutta dal discorso vorrei dare compleanno sguardo in avanti tre secondi di sguardo in avanti
Noi abbiamo una normativa
In questo momento ancora tra le più avanzate in Europa ancora il carattere secondo me ci sta aiutando tantissimo peraltro io vengo dalla pubblica amministrazione
è una cosa so di sicuro nella pubblica istruzione non si fa niente che non si è scritto nelle norme
Quindi bisogna stare molto attenti anzi spero che stiano molto attenti quelli che rimetteranno le mani sul Garda breve perché se tocchiamo una virgola
Casca Castello cosa che a me mi terrorizza particolarmente
L'altra grande regola comparato della pubblica amministrazione è che quando si tratta di risparmiare non bada spesse
E quindi uno dei temi che vi porterei all'attenzione adesso cominciamo a fare le infrastrutture di tutto questo
Cioè fino adesso ci siamo mossi da premier infine adesso ognuno di noi ha sperimentato continuiamo a sperimentare stiamo facendo cose adesso vari progettata l'infrastruttura di tutto questo è l'infrastruttura siano materiale e materiali
Non possiamo far continuare a fare entrare carta dentro le amministrazioni perché immaginate
Guardate le da fuori un attimo amministrazione è una struttura che siccome i cittadini non si sa stesso digitale o non so digitali
è costretto a investire sia sui cittadini digitali che sui cittadini non digitali
Se invece tutto questo lavoro che stiamo facendo in questo momento con agilità si potesse ragionare di infrastrutturare in modo con cui fare arrivare le comunicazioni
Le amministrazioni potrebbero correre più rapidamente verso la digitalizzazione e cittadino avrebbe meno stress perché potrebbe ricevere le cose come preferisce digitale o non digitali
Cioè ci sono delle delle infrastrutture che stette dobbiamo studiare insieme che devono semplificare questo lavoro perché immaginate che ogni amministrazione sola sulla Terra in questo momento sta affrontando tutto quello che avete sentito
Ogni amministrazione probabilmente questo non è molto logico ogni Amministrazione sta facendo per conto suo il sistema
Con cui si è un
Un cittadino digitale lo riconosce gli manda le cose in digitale altrimenti sulla pecche altrimenti gliela manda cartacea
Io infatti ho apprezzato moltissimo tra l'altro alcune iniziative invece dritti al di aggregazione delle Pubblica Istruzione l'Emilia Romagna e io penso che sia un master di quello che è successo in questo Paese esista è un tema di ottimizzazione dei costi la CONS l'azione a
Una sua ragione di esistere quando i costi sono ottimizzati quando sono bacini di conservazione no che ognuno si pezzi stemmino di conservazione sua Norcia assenso quindi tutto questa è la fase due cioè adesso cominciamo a progettare abbiamo visto si può fare ci siamo convinti abbiamo visto che con la fatturazione elettronica abbiamo coperto tutto tutta la normativa cioè la cosa importante delle regole tecniche e che adesso è tutto coperto il percorso adesso si può fare di tutto
Adesso dobbiamo cominciare a ragionare in termini industriali vediamo cosa conviene fare e cosa non conviene fare da come Poste ci sentiamo molto impegnati perché noi siamo quelli che vi portiamo acque partiamo laica la carta Casa delle amministrazioni se riuscissimo ad avere la che h ma portarvi direttamente documenti digitali perché c'è una transizione da gestire quindi non si possono massacrare i cittadini dobbiamo cercare di accompagnarlo in questo percorso
Le amministrazioni potrebbero direttamente investire di più sulla parte digitale sulla conservazione sulle sui meccanismi di gestione cioè adesso ognuno di noi deve ripensare qual è il suo ruolo in questo nuovo scenario
Quello che invece mi sembra una cosa interessante da far notare
è che e la queste regole tecniche sblocca hanno un articolo del cada che l'articolo quaranta
Che dice che il documento deve essere formato in modalità digitale due documenti da anni sono tutti formati in modalità digitale
Il fatto è che ne siamo talmente per alcuni che li facciamo in modalità digitale ma poi li stampiamo perché ci piacciono di più quindi siamo su un percorso dove potremmo essere molto avvantaggiati
Io sono complesso reduce da un incontro di stamattina con il nuovo direttore dell'Agenzia Veneta e digitale
E su questo percorso serve chi guida e secondo me chi guida non può che essere agenzie verità leggi tale per cui
Sono molto contento che gli sia stato ridato un ruolo così importante
Stiamo lavorando su questo sulla fase due diciamo della digitalizzazione e devo dire che è già molto sta uscendo anche questi primi giorni da dei primi contatti con con l'Agenzia grazie
Grazie a tutto il pubblico perché credo che sia stato il primo
Come dire diligente nella tenere attenzione fino adesso siamo stati i miei tempi abbiamo sforato solo di cinque minuti credo che letto ma invece le possiamo fare attraverso gli strumenti digitali quindi vi ringrazio molto tutti spero che insomma abbiate apprezzato la presenza di tante testimonianze che mi sembra abbiano tracciato in maniera molto ampia tutta questa tematica grazie